8.6. Gestione dei permessi

8.6.1. Cosa c'è da sapere sui permessi?

I permessi stabiliscono cosa può fare un utente con una particolare cartella. Si applicano le seguenti regole:

  • I permessi sono assegnati alle cartelle e non ai singoli oggetti in esse contenuti.

  • Per ogni cartella c'è almeno un utente che è l'amministratore della cartella. L'amministratore della cartella può

    • fornire ad altri utenti i permessi per le cartelle,

    • rinominare, spostare ed eliminare la cartella.

  • Esiste una gerarchia di permessi. I permessi di rango più elevato includono i permessi di rango inferiore.

  • Se un utente appartiene a diversi gruppi con diversi permessi su una cartella, l'utente disporrà sempre dei permessi di rango più elevato.

La panoramica seguente elenca sempre nella parte inferiore i permessi di rango più elevato. Esistono i seguenti permessi:

  • Amministratore della cartella Definisce se un utente è l'amministratore della cartella.

    • No  L'utente non è l'amministratore.

    •  L'utente è l'amministratore.

  • Permessi sulla cartella Definisce cosa un utente può fare con la cartella.

    • Nessun permesso sulla cartella  L'utente non ha permessi sulla cartella.

    • Cartella visibile L'utente può vedere la cartella.

    • Creare oggetti L'utente può creare oggetti nella cartella.

    • Creare sottocartella L'utente può creare sottocartelle nella cartella.

    • Massimo L'utente può creare sottocartelle nella cartella.

  • Permessi di lettura Definiscono quali oggetti della cartella sono visibili all'utente.

    • Nessuno L'utente non può vedere alcun oggetto.

    • Propri L'utente può vedere solo gli oggetti che ha creato.

    • Tutto L'utente può vedere tutti gli oggetti.

    • Massimo L'utente può vedere tutti gli oggetti.

  • Permessi di modifica Definiscono quali oggetti della cartella possono essere modificati dall'utente.

    • Nessuno L'utente non può modificare alcun oggetto.

    • Propri L'utente può modificare solo gli oggetti che ha creato.

    • Tutto L'utente può modificare tutti gli oggetti.

    • Massimo L'utente può modificare tutti gli oggetti.

  • Permessi di eliminazione Definiscono quali oggetti della cartella possono essere eliminati dall'utente.

    • Nessuno L'utente non può eliminare alcun oggetto.

    • Propri L'utente può eliminare solo gli oggetti che ha creato.

    • Tutto L'utente può eliminare tutti gli oggetti.

    • Massimo L'utente può eliminare tutti gli oggetti.

8.6.2. Quali permessi sulle cartelle sono preimpostati per un utente?

Il capitolo seguente descrive i permessi utente

  • per le cartelle esistenti,

  • per le cartelle appena create.

8.6.2.1. Permessi per le cartelle esistenti

Si dispone dei seguenti permessi per le proprie cartelle personali:

  • Amministratore della cartella: Sì

  • Permessi sulla cartella: Creare sottocartelle

  • Permessi di lettura: Tutto, permessi di modifica: Tutto, permessi di eliminazione: Tutto

Per la cartella Cartelle pubbliche, tutti gli utenti e i gruppi dispongono dei seguenti permessi:

  • Amministratore della cartella: No

  • Permessi sulla cartella: Creare sottocartelle

  • Permessi di lettura: Nessuno, permessi di modifica: Nessuno, permessi di eliminazione: Nessuno

Per la cartella Rubrica globale, tutti gli utenti e i gruppi dispongono dei seguenti permessi:

  • Permessi di modifica: Nessun permesso

  • Permessi sulla cartella: Cartella visibile

  • Lettura oggetti: Tutto, permessi di modifica: Propri, permessi di eliminazione: Nessuno

Per la cartella Deposito informazioni e per la cartella Deposito utente, tutti gli utenti e gruppi avranno i seguenti permessi:

  • Amministratore della cartella: No

  • Permessi sulla cartella: Visibile

  • Lettura oggetti: Tutto, modifica oggetti: Nessuno, eliminazione oggetti: Nessuno

Per la cartella Deposito informazioni pubblico, tutti gli utenti e i gruppi hanno gli stessi permessi:

  • Amministratore della cartella: No

  • Permessi sulla cartella: Creare sottocartelle

  • Lettura oggetti: Tutto, modifica oggetti: Nessuno, eliminazione oggetti: Nessuno

8.6.2.2. Permessi sulle cartelle appena create

In base alla posizione in cui si crea una nuova cartella, saranno assegnati determinati permessi a voi e agli altri utenti.

Se si crea una nuova cartella in una cartella personale:

  • Si diventa amministratore della cartella e si ricevono tutti i permessi.

  • Gli altri utenti e gruppi non otterranno alcun permesso. Sarà necessario impostare i permessi sulla nuova cartella. Se creerete successivamente nuove sottocartelle, i permessi della cartella saranno ereditati dalle sottocartelle. Informazioni sull'attribuzione dei permessi sono disponibili in 8.6.5: Condividere cartelle.

Se si crea una nuova cartella nella Cartella pubblica o nella cartella Deposito informazioni/Deposito informazioni pubblico:

  • Si diventa amministratore della cartella e si ricevono tutti i permessi.

  • Gli altri utenti e gruppi erediteranno gli stessi permessi che ha la cartella genitrice.

Se si crea una nuova cartella nella cartella condivisa di un altro utente:

  • L'utente che condivide la cartella diventa l'amministratore della cartella e ottiene tutti i permessi.

  • Otterrete gli stessi permessi che avranno gli altri utenti e gruppi sulla cartella genitrice.

8.6.3. Dove si trovano le cartelle condivise da altri utenti?

La descrizione seguente si riferisce all'impostazione dell'Albero delle cartelle completo.

L'esempio seguente mostra dove si possono trovare le cartelle condivise da altri utenti nell'albero delle cartelle. Si applica ciò che segue:

  • L'utente Timo Meier condivide le seguenti cartelle personali:

    • la sua cartella del calendario

    • la sua cartella del deposito informazioni

    • la sua cartella personale di posta Squadra

  • L'utente Tom Green crea una nuova cartella CalendarioVacanze in Cartelle pubbliche. Tom accorda a tutti gli utenti il permesso di creare oggetti nella suddetta cartella.

  • L'utente Jean Dupont crea una nuova cartella Azienda nella cartella Deposito informazioni/Deposito informazioni pubblico. Jean condivide la cartella VerbaliIncontri nella sua cartella personale del deposito informazioni. La sua cartella personale del deposito informazioni non sarà condivisa.

L'albero delle cartelle mostra le seguenti voci:

Il proprio nome utente

La propria cartella radice personale, che contiene le cartelle personali.

Posta elettronica

Posta in arrivo

utente

Timo Meier

Squadra

Cartella condivisa di posta di Timo Meier

Attività

Calendario

Contatti

Cartelle pubbliche

Rubrica globale

CalendarioVacanze

Cartella creata da Tom Green.

Cartelle condivise

Timo Meier

Calendario

Cartella condivisa di calendario di Timo Meier

Deposito informazioni

Deposito utente

Il proprio nome utente

La propria cartella del deposito informazioni

Timo Meier

Cartella condivisa del deposito informazioni di Timo Meier

Jean Dupont

VerbaliIncontri

Cartella condivisa nella cartella del deposito informazioni di Jean Dupont

Nota: per vedere le cartelle condivise di posta, è necessario sottoscrivere questa cartella. Dettagli sono disponibili in 8.6.4: Sottoscrivere cartelle di posta elettronica.

Quando si seleziona l'albero delle cartelle Nuovo, sono visualizzate le seguenti cartelle:

Attività

Elementi inviati

Cartelle condivise

Timo Meier

Calendario

Cartella condivisa del calendario di Tim Meier

Posta in arrivo

Utente

Timo Meier

Squadra

Cartella condivisa di posta elettronica di Tim Meier

Deposito informazioni

Deposito utente

Il proprio nome utente

La propria cartella del deposito informazioni

Timo Meier

Cartella condivisa del deposito informazioni di Tim Meier

Jean Dupont

Verbali degli incontri

Sottocartella condivisa del deposito informazioni di Jean Dupont

Calendario

Contatti

Cartelle pubbliche

Rubrica globale

Calendario delle vacanze

Cartella creata da Tom Green.

Nota: per vedere le cartelle condivise di posta, è necessario sottoscrivere questa cartella. Dettagli sono disponibili in 8.6.4: Sottoscrivere cartelle di posta elettronica.

Nella vista delle cartelle specifiche del modulo le cartelle condivise si trovano qui:

  • nella cartella Utente del modulo Posta elettronica

  • sotto Contatti condivisi nel modulo Contatti

  • sotto Calendari condivisi nel modulo Calendario

  • sotto Attività condivise nel modulo Attività

  • sotto Tutte le cartelle nella cartella Deposito utente del modulo deposito informazioni

8.6.4. Sottoscrivere cartelle di posta elettronica

Per vedere le cartelle di posta elettronica condivise da altri utenti, è necessario sottoscrivere tali cartelle.

Come sottoscrivere cartelle condivise di posta elettronica:
  1. Clic con il tasto destro sulla cartella Posta in arrivo o su qualsiasi altra cartella personale di posta nell'albero delle cartelle.

  2. Dal menu contestuale, selezionare Sottoscrivi cartella. Si aprirà la finestra a comparsa Sottoscrivi cartella.

  3. Aprire l'albero delle cartelle Utente nella finestra a comparsa Sottoscrivi cartella. Attivare la casella di selezione per la cartella che si desidera sottoscrivere.

  4. Fare clic su OK.

Risultato: la cartella sottoscritta è visualizzata nell'albero delle cartelle.

8.6.5. Condividere cartelle

Per condividere dati con altri utenti, condividere una o più cartelle. Si può condividere una cartella accordando agli altri utenti determinati permessi sulla cartella stessa. Si può

  • concedere permessi per una cartella,

  • cambiare i permessi su una cartella,

  • ed eliminare i permessi su una cartella.

Nota: considerare le seguenti restrizioni.

  • Per accordare permessi su una cartella ad altri utenti, è necessario disporre dei permessi di amministrazione della cartella.

  • Non è possibile condividere la cartella personale Posta in arrivo. Per accordare ad altri utenti l'accesso ai propri messaggi di posta elettronica, condividere una cartella di posta posizionata sotto la cartella Posta in arrivo. Tale cartella deve essere successivamente sottoscritta dagli altri utenti, vedere 8.6.4: Sottoscrivere cartelle di posta elettronica.

  • Si dispone dei permessi esclusivi sulle proprie cartelle di calendario, contatti e attività. Non è possibile accordare ad altri utenti i permessi di amministrazione di tali cartelle. Esempi di impostazioni di base sono disponibili in 8.6.6: Quali sono le impostazioni di base dei permessi?.

Come condividere una cartella:
  1. Clic con il tasto destro sulla cartella e selezionare Proprietà. Il groupware passerà al modulo Opzioni. Le proprietà della cartella sono visualizzate nella finestra di panoramica.

  2. Passare alla scheda Permessi.

  3. Fare clic su Salva nella scheda Aggiungi utente del pannello. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce Salva > Aggiungi utente del pannello. Si aprirà la finestra Seleziona utente.

  4. Selezionare uno o più utenti o gruppi di utenti dall'elenco.

  5. Per aggiungere l'utente o il gruppo di utenti selezionato, fare clic sul pulsante Aggiungi vicino a Utenti.

  6. Per accettare la selezione, fare clic su OK. Gli utenti saranno aggiunti all'elenco degli utenti, ed erediteranno i permessi predefiniti.

  7. Selezionare un utente appena aggiunto.

  8. Per impostare i permessi, utilizzare il pannello. Esempi per le impostazioni di base sono disponibili in 8.6.6: Quali sono le impostazioni di base dei permessi?. Nota: non è possibile cambiare i permessi di amministrazione di una cartella personale.

  9. Se necessario, ripetere i passi 3-8 per aggiungere altri utenti.

  10. Per completare il processo, fare clic Salva nel pannello.

Risultato: la cartella è condivisa. Essa sarà marcata con un'icona che indica la cartelle condivise nell'albero delle cartelle.

Come cambiare i permessi su una cartella per i singoli utenti:
  1. Clic con il tasto destro sulla cartella e selezionare Proprietà. Il groupware passerà al modulo Opzioni. Le proprietà della cartella saranno visualizzate nella finestra di panoramica.

  2. Passare alla scheda Permessi. Gli utenti e i permessi relativi sono visualizzati.

  3. Selezionare un utente.

  4. Per impostare nuovi permessi, utilizzare il pannello. Esempi per le impostazioni di base sono disponibili in 8.6.6: Quali sono le impostazioni di base dei permessi?. Nota: non è possibile cambiare i permessi di amministrazione di una cartella personale.

  5. Per completare il processo, fare clic Salva nel pannello.

Risultato: i permessi dell'utente sono cambiati.

Come rimuovere i permessi su una cartella per i singoli utenti:
  1. Clic con il tasto destro sulla cartella e selezionare Proprietà. Il groupware passerà al modulo Opzioni. Le proprietà della cartella saranno visualizzate nella finestra di panoramica.

  2. Passare alla scheda Permessi. Gli utenti ed i loro permessi sono visualizzati.

  3. Selezionare un utente.

  4. Fare clic su Rimuovi utente nella scheda Salva del pannello. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce Salva > Rimuovi utente del pannello.

  5. Per completare il processo, fare clic Salva nel pannello.

Nota: per poter rimuovere i permessi di una cartella per i singoli utenti, è necessario essere l'amministratore della cartella.

8.6.6. Quali sono le impostazioni di base dei permessi?

I seguenti esempi sono consigli per le impostazioni di base.

Esempio 1: visualizzare oggetti
  • Un utente dovrebbe poter vedere gli oggetti in una cartella, ma non modificarli o eliminarli. L'utente non dovrebbe poter creare nuovi oggetti.

  • L'utente necessita dei seguenti permessi:

  • Amministratore della cartella

    Permessi della cartella

    Leggere oggetti

    Modificare oggetti

    Eliminare oggetti

    No

    Cartella visibile

    Leggere tutto

    Nessuno

    Nessuno

Esempio 2: visualizzare oggetti, creare propri oggetti
  • Un utente dovrebbe poter vedere gli oggetti in una cartella, ma non modificarli o eliminarli. L'utente dovrebbe poter creare e modificare nuovi oggetti.

  • L'utente necessita dei seguenti permessi:

  • Amministratore della cartella

    Permessi della cartella

    Leggere oggetti

    Modificare oggetti

    Eliminare oggetti

    No

    Cartelle visibili

    Leggere tutto

    Modificare i propri

    Eliminare i propri

Esempio 3: visualizzare oggetti, creare propri oggetti
  • Un utente non dovrebbe vedere gli oggetti in una cartella. Tuttavia, l'utente dovrebbe poter creare e modificare nuovi oggetti.

  • L'utente necessita dei seguenti permessi:

  • Permessi della cartella

    Permessi sulle cartelle

    Leggere oggetti

    Modificare oggetti

    Eliminare oggetti

    No

    Creare oggetti

    Nessuno

    Modificare i propri

    Eliminare i propri

Esempio 4: non visualizzare oggetti, creare propri oggetti, creare sottocartelle
  • Un utente non dovrebbe vedere gli oggetti della vostra cartella personale. L'utente dovrebbe poter creare sottocartelle.

  • L'utente necessita dei seguenti permessi:

  • Amministratore della cartella

    Permessi della cartella

    Leggere oggetti

    Modificare oggetti

    Eliminare oggetti

    No

    Creare una sottocartella

    Leggere tutto

    Modificare i propri

    Eliminare i propri

Esempio 5: tutti i permessi
  • Un utente dovrebbe ottenere tutti i permessi per una cartella pubblica. L'utente non dovrebbe poter accordare permessi ad altri utenti.

  • L'utente necessita dei seguenti permessi:

  • Amministratore della cartella

    Permessi della cartella

    Leggere oggetti

    Modificare oggetti

    Eliminare oggetti

    Creare una sottocartella

    Leggere tutto

    Modificare tutto

    Eliminare tutto