8.5. Gestione della cartella

8.5.1. Cosa c'è da sapere sulle cartelle?

Per lavorare efficacemente con le cartelle, è necessario sapere ciò che segue:

  • Cosa sono le categorie delle cartelle?

  • Cosa sono i tipi di cartella?

  • Quali cartelle esistono?

  • Cosa rappresentano le icone delle cartelle?

  • Qual è la funzione dei permessi?

8.5.1.1. Cosa sono le categorie delle cartelle?

La categoria della cartella definisce se una cartella è utilizzata solo da un utente o da diversi utenti.

Esistono le seguenti categorie di cartella:

  • Cartelle personali. Le cartelle personali contengono messaggi di posta, contatti, appuntamenti e attività. Gli altri utenti non possono vedere le vostre cartelle personali, a meno che non le abbiate condivise con loro. In base all'albero delle cartelle utilizzato, le cartelle personali sono visualizzate come segue:

    • Se si seleziona l'albero delle cartelle Classico, le cartelle personali sono posizionate sotto la cartella personale radice. La cartella personale radice ha il nome dell'utente.

    • Se si è selezionato l'albero delle cartelle Nuovo, le cartelle personali sono posizionate allo stesso livello delle altre cartelle.

    Nota: la cartella personale del deposito informazioni è posizionata in considerare le seguenti Deposito informazioni/Deposito utente.

  • Cartelle pubbliche. Sono posizionate nell'albero delle cartelle sotto Cartelle pubbliche. Ogni utente può creare cartelle pubbliche e condividerle con gli altri utenti Nota: la cartella pubblica del deposito informazioni è posizionata in Deposito informazioni/Deposito informazioni pubblico.

  • Cartelle condivise. Sono posizionate nell'albero delle cartelle sotto Cartelle condivise. Qui è possibile vedere le cartelle condivise dagli altri utenti. Nota: le cartelle condivise del deposito informazioni sono posizionate in Deposito informazioni/Deposito utente.

8.5.1.2. Cosa sono i tipi di cartella?

Il tipo di cartella definisce gli oggetti in una cartella.

Esistono i seguenti tipi di cartella:

  • Cartella della posta elettronica. Contiene oggetti della posta elettronica.

  • Cartella dei contatti. Contiene oggetti dei contatti.

  • Cartella del calendario. Contiene oggetti degli appuntamenti.

  • Cartella delle attività. Contiene oggetti delle attività.

  • Cartella del deposito informazioni. Contiene oggetti del deposito informazioni.

Il tipo di cartella viene definito in fase di creazione di una nuova cartella.

8.5.1.3. Quali cartelle esistono?

La descrizione seguente si riferisce all'impostazione dell'Albero delle cartelle completo.

Le seguenti cartelle esistono in modo predefinito nell'albero delle cartelle Classico:

Albero delle cartelle classico

Contenuti

Il proprio nome utente

La propria cartella radice personale

Posta elettronica

Messaggi di posta elettronica in entrata e in uscita

Calendario

Calendari personali e appuntamenti

Contatti

Contatti personali

Attività

Attività personali

Cartelle pubbliche

Cartelle visibili a tutti gli utenti.

Rubrica globale

Indirizzi di tutti gli utenti

Cartelle condivise

Cartelle condivise da altri utenti

Deposito informazioni

Tutte le cartelle del deposito informazioni

Deposito utente

Cartelle personali e condivise del deposito informazioni

Il proprio nome utente

La propria cartella del deposito informazioni

Altro nome utente

Cartella condivisa di un altro utente del deposito informazioni

Deposito informazioni pubblico

Cartella del deposito informazioni pubblico

Le seguenti cartelle esistono in modo predefinito nell'albero delle cartelle Nuovo:

Nuovo albero delle cartelle

Contenuti

Attività

Attività personali

Elementi inviati

Posta inviata

Cartelle condivise

Cartelle condivise da altri utenti

Posta in arrivo

Posta ricevuta

Deposito informazioni

Tutte le cartelle del deposito informazioni

Deposito utente

Cartelle personali e condivise del deposito informazioni

Il proprio nome utente

La propria cartella del deposito informazioni

Altro nome utente

Cartelle del deposito informazioni condivise da altri utenti

Deposito informazioni pubblico

Cartelle del deposito informazioni pubbliche

Calendario

Calendari personali e appuntamenti

Contatti

Contatti personali

Cartelle pubbliche

Cartelle visibili a tutti gli utenti

Rubrica globale

Indirizzi di tutti gli utenti

Nell'albero delle cartelle Nuovo tutte le cartelle sono in ordine alfabetico. In base alla configurazione del server potrebbero esserci altre cartelle.

8.5.1.4. Cosa rappresentano le icone delle cartelle?

L'icona della cartella aiuta a capire se un cartella è stata condivisa o pubblicata con Pubblica e sottoscrivi

Prendendo ad esempio l'icona della cartella del deposito informazioni, la tabella seguente descrive come riconoscere le proprie cartelle condivise o pubblicate o le cartelle condivise o pubblicate da altri utenti. Analogamente, questa descrizione è valida per tutti i tipi di cartelle.

Proprie cartelle

Significato

La cartella del deposito informazioni non è stata condivisa.

La cartella del deposito informazioni è stata condivisa o pubblicata.

Cartelle condivise da altri utenti

Significato

Un altro utente ha condiviso la cartella del deposito informazioni con voi.

Un altro utente ha condiviso con voi la cartella del deposito informazioni. In aggiunta, questa cartella è pubblicata.

Informazioni sulla condivisione delle cartelle sono disponibili in 8.6: Gestione dei permessi. Informazioni sulla pubblicazione delle cartelle sono disponibili in 8.7: Pubblicare e sottoscrivere.

8.5.1.5. Qual è la funzione dei permessi?

I permessi definiscono cosa un utente può fare con una determinata cartella e con il suo contenuto, cioè, gli utenti hanno determinati permessi sulle cartelle. Se tutti i requisiti sono soddisfatti, un utente può accordare permessi ad altri utenti o modificare i permessi esistenti.

Normalmente, si accordano permessi per condividere dati e informazioni con altri utenti. Questa è una funzione essenziale di un groupware. Accordare ad altri utenti permessi su una cartella, si definisce anche "Condividere una cartella".

Per controllare se un utente ad es. può solo leggere o anche modificare il contenuto di una cartella, esistono diversi permessi gerarchici. I permessi più elevati sono quelli da amministratore. Essi includono tutti gli altri permessi e la possibilità di condividere una cartella con altri utenti.

I seguenti esempi mostrano come applicare permessi specifici:

  • Si dispone dei permessi di amministrazione delle proprie cartelle personali. Per nascondere i dati personali agli altri utenti, gli altri utenti non hanno alcun permesso sulla vostre cartelle personali fino a quando non si condividono le cartelle personali.

  • Per rendere dati e informazioni disponibili ad altri utenti, è necessario disporre dei permessi per creare sottocartelle nella cartella Cartelle pubbliche. Tali sottocartelle possono essere condivise con altri utenti.

  • Per poter leggere i dati di altri utenti e modificare i dati del proprio indirizzo, è necessario disporre dei permessi per leggere tutti gli oggetti nella cartella Rubrica globale e per creare propri oggetti in questa cartella.

Informazioni dettagliate sui permessi e istruzioni su come accordare permessi, sono disponibili in 8.6: Gestione dei permessi.

8.5.2. Voci del menu contestuale per le cartelle

Molto delle funzioni relative alle cartelle possono essere eseguite con l'aiuto del menu contestuale. Esistono due possibilità per accedere al menu contestuale di una cartella.

Possibilità 1
  1. Clic con il tasto destro su una cartella nell'albero delle cartelle. Si aprirà il menu contestuale.

  2. Fare clic su una voce nel menu contestuale.

Possibilità 2
  1. Fare clic su una cartella nell'albero delle cartelle. Accanto al nome della cartella sarà visualizzata l'icona del Menu contestuale .

  2. Fare clic sull'icona Menu contestuale. Si aprirà il menu contestuale.

  3. Fare clic su una voce nel menu contestuale.

Per semplicità, i capitoli seguenti descrivono la possibilità 1. In ogni caso, potete utilizzare entrambe le possibilità.

8.5.3. Creare cartelle

Per creare nuove cartelle, utilizzare Albero delle cartelle completo.

nell'albero delle cartelle Classico è possibile creare le seguenti cartelle:

Cartelle nell'albero

Quali tipi di cartelle possono essere create?

Cartella personale radice

Cartelle del calendario, cartelle delle attività, cartelle dei contatti

Posta elettronica

--

Posta in arrivo

Cartelle di posta elettronica

Calendario

Cartelle di calendario, cartelle di attività, cartelle di contatti

Contatti

Cartelle di calendario, cartelle di attività, cartelle di contatti

Attività

Cartelle di calendario, cartelle di attività, cartelle di contatti

Cartelle pubbliche

Cartelle di calendario, cartelle di attività, cartelle di contatti

Nome della cartella (*)

Cartelle di calendario, cartelle di attività, cartelle di contatti

Rubrica globale

--

Cartelle condivise

--

Altro nome utente

--

Nome della cartella (*)

Cartelle di calendario, cartelle di attività, cartelle di contatti

Deposito informazioni

--

Deposito utente

--

Cartella personale del deposito informazioni

Cartelle del deposito informazioni

Diverso nome utente (*)

Cartelle del deposito informazioni

Deposito informazioni pubblico

Cartelle del deposito informazioni

Nota: per le cartelle dell'albero marcate con (*), è necessario disporre dei permessi per creare sottocartelle.

Informazioni dettagliate sui permessi e istruzioni su come accordare permessi, sono disponibili in 8.6: Gestione dei permessi.

Nell'albero delle cartelle Nuovo è possibile creare le seguenti cartelle:

Albero delle cartelle Nuovo

Quali tipi di cartelle possono essere create?

Attività

Cartelle di posta, cartelle di calendario, cartelle di attività o cartelle di contatti

Elementi inviati

Cartelle di posta, cartelle di calendario, cartelle di attività o cartelle di contatti

Cartelle condivise

--

altro nome utente

--

Nome della cartella (*)

Cartelle di posta, cartelle di calendario, cartelle di attività o cartelle di contatti

Posta in arrivo

Cartelle di posta, cartelle di calendario, cartelle di attività o cartelle di contatti

Deposito informazioni

--

Deposito utente

--

Cartelle personali del deposito informazioni

Cartelle del deposito informazioni

Diverso nome utente (*)

Cartelle del deposito informazioni

Deposito informazioni pubblico

Cartelle del deposito informazioni

Calendario

Cartelle di posta, cartelle di calendario, cartelle di attività o cartelle di contatti

Contatti

Cartelle di posta, cartelle di calendario, cartelle di attività o cartelle di contatti

Cartelle pubbliche

Cartelle di posta, cartelle di calendario, cartelle di attività o cartelle di contatti

Nomi delle cartelle (*)

Cartelle di posta, cartelle di calendario, cartelle di attività o cartelle di contatti

Rubrica globale

--

Nota: per le cartelle dell'albero marcate con (*), è necessario disporre dei permessi per creare sottocartelle.

Informazioni dettagliate sui permessi e istruzioni su come accordare permessi, sono disponibili in 8.6: Gestione dei permessi.

Come creare una nuova cartella:
  1. Clic con il tasto destro su una cartella dell'albero delle cartelle completo.

  2. Portare il puntatore del mouse su Nuova sottocartella. Si aprirà un sottomenu con i tipi di cartella.

  3. Fare clic sul tipo di cartella che si vuole creare. Nota: in base alla cartella nella quale si crea una nuova sottocartella, alcuni tipi di cartella potrebbero essere disabilitati. Dettagli sono disponibili nella tabella. Risultato: una cartella con il nome Nuova cartella sarà creata. Il nome della cartella è evidenziato.

  4. Inserire un nome. Poi premere Invio.

Risultato: una nuova cartella è creata.

8.5.4. Rinominare le cartelle

Per rinominare le cartelle, utilizzare l'impostazione Albero delle cartelle completo.

Nota: per poter rinominare una cartella, è necessario disporre dei permessi di amministrazione della cartella.

Come rinominare una cartella:
  1. Clic con il tasto destro su una cartella dell'albero delle cartelle completo.

  2. Dal menu contestuale, selezionare Rinomina. Il nome della cartella sarà evidenziato.

  3. Modificare il nome o inserire un nuovo nome.

  4. Premere Invio.

Risultato: la cartella è rinominata.

8.5.5. Spostare cartelle

Per spostare le cartelle, utilizzare l'impostazione Albero delle cartelle completo.

Nota: per poter spostare una cartella, è necessario disporre dei permessi di amministrazione della cartella e dei permessi di creazione di sottocartelle nella cartella di destinazione.

Come spostare una cartella:
  1. Clic con il tasto destro su una cartella dell'albero delle cartelle completo.

  2. Selezionare Taglia dal menu contestuale. L'icona della cartella apparirà colorata di grigio.

  3. Clic con il tasto destro sulla cartella dove si vuole incollare la cartella tagliata.

  4. Selezionare Incolla dal menu contestuale.

Risultato: la cartella è spostata.

8.5.6. Inviare un collegamento ad una cartella

Si può inviare un collegamento ad una cartella agli utenti interni del groupware.

Come inviare un collegamento ad una cartella:
  1. Clic con il tasto destro su una cartella nell'albero delle cartelle.

  2. Selezionare Invia come collegamento dal menu contestuale.

Risultato: si aprirà la finestra Posta elettronica. Il collegamento alla cartella sarà inserito nel testo del messaggio di posta.

Nota: per poter seguire il collegamento, il destinatario del messaggio deve disporre dei permessi opportuni sulla cartella.

8.5.7. Eliminare cartelle

Per eliminare le cartelle, utilizzare l'impostazione Albero delle cartelle completo.

Avviso: se si elimina una cartella, saranno eliminate anche tutte le sottocartelle e gli oggetti in essa contenuti. Le sottocartelle e gli oggetti eliminati non possono essere ripristinati.

Nota: per poter eliminare una cartella, è necessario disporre dei permessi di amministrazione della cartella.

Come eliminare una cartella:
  1. Clic con il tasto destro su una cartella dell'albero delle cartelle completo.

  2. Selezionare Elimina dal menu contestuale. Si aprirà la finestra di dialogo Elimina cartella.

  3. Fare clic su .

Risultato: la cartella e i suoi oggetti sono eliminati definitivamente.