5.5. Creare appuntamenti

Questa sezione fornisce una panoramica su come creare gli appuntamenti. Ulteriori dettagli sono disponibili nella pagina successiva.

Nota: per creare un appuntamento in una cartella pubblica o condivisa, è necessario disporre dei permessi per la creazioni di oggetti nella cartella.

Come creare un nuovo appuntamento:
  1. Nel scheda Nuovo del pannello, fare clic sull'icona Appuntamento. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sull'icona Appuntamento del pannello . Si aprirà la finestra Appuntamento. Verrà aperta la scheda Appuntamento.

  2. Se necessario, selezionare una cartella del calendario facendo clic sul pulsante Cartella e selezionando una cartella nella finestra a comparsa.

  3. Inserire una descrizione, un luogo e un commento per l'appuntamento.

  4. Selezionare una data di inizio e una di fine appuntamento.Vedere 5.5.2: Impostare l'inizio e della fine dell'appuntamento.

  5. Impostare il promemoria dell'appuntamento.Vedere 5.5.3: Impostare o rispondere al promemoria dell'appuntamento..

  6. Selezionare la vista della disponibilità: Riservato, Provvisorio, Fuori per lavoro o Libero.Vedere 5.5.6: Impostare la vista della disponibilità.

  7. Utilizzare opzioni aggiuntive, se necessario:

  8. Fare clic su Salva nel pannello. La finestra sarà chiusa.

Risultato: l'appuntamento è creato.

Se si vuole annullare l'azione, fare clic su Annulla nel pannello.

Nota: se si crea un appuntamento che si sovrappone a uno già esistente, si potrebbe ottenere un messaggio di errore. Fare riferimento a 5.5.11: Risolvere i conflitti di appuntamento.

Suggerimento: si può creare un nuovo appuntamento anche facendo clic su Crea nuovo appuntamento nella scheda Modifica del pannello.

Per creare un nuovo appuntamento esistono le seguenti possibilità:
Come creare un nuovo appuntamento trascinando in un'area:
  1. Mostrare la vista giornaliera, della settimana lavorativa o personalizzata.

  2. Aprire un'area della griglia del tempo trascinando il mouse. Viene creato un nuovo appuntamento. L'inizio e la fine vengono visualizzati dall'area stessa.

  3. Fare doppio clic sul rettangolo del nuovo appuntamento. Si aprirà la finestra Appuntamento.

  4. Inserire la data del nuovo appuntamento. Ulteriori informazioni sono disponibili nelle istruzioni in Come creare un nuovo appuntamento.

5.5.1. Creare un appuntamento nella vista Squadra

Quando si crea un appuntamento nella vista Squadra, è possibile aggiungere come partecipanti

  • tutti i membri della squadra,

  • specifici membri della squadra o

  • un singolo membro della squadra

.

Come creare un appuntamento con tutti i membri della squadra:
  1. Aprire la vista Squadra. Le istruzioni sono disponibili in 5.4.5: Visualizzazione della vista Squadra.

  2. Assicurarsi che nessun membro della squadra sia selezionato.

  3. Utilizzare una delle seguenti opzioni:

    • Nella scheda del pannello Appuntamento, fare clic su Nuovo. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sull'icona Appuntamento del pannello .

    • Nella griglia del tempo, trascinare un intervallo di tempo facendo clic mentre si tiene premuto il tasto sinistro del mouse. L'intervallo di tempo viene inserito come inizio e durata dell'appuntamento.

Risultato: si aprirà la finestra Appuntamento. I membri della squadra saranno inseriti nella scheda Partecipanti.

Come creare un nuovo appuntamento con specifici membri della squadra:
  1. Aprire la vista Squadra. Le istruzioni sono disponibili in 5.4.5: Visualizzazione della vista Squadra

  2. Selezionare i singoli membri della squadra facendo clic sui nomi mentre si tiene premuto il tasto <ctrl>. Nota: su computer Apple usare il tasto <cmd>.

  3. Utilizzare una delle seguenti opzioni:

    • Nella sezione Appuntamento del pannello, fare clic su Nuovo. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sull'icona Appuntamento del pannello .

    • Nella griglia del tempo, trascinare un intervallo di tempo facendo clic mentre si tiene premuto il tasto sinistro del mouse. L'intervallo di tempo viene inserito come inizio e durata dell'appuntamento.

Risultato: si aprirà la finestra Appuntamento. I membri della squadra saranno inseriti nella scheda Partecipanti.

Come creare un nuovo appuntamento con un singolo membro della squadra:
  1. Aprire la vista Squadra. Le istruzioni sono disponibili in 5.4.5: Visualizzazione della vista Squadra.

  2. Assicurarsi che nessun membro della squadra sia selezionato.

  3. Fare doppio clic su un orario nella griglia del tempo del membro della squadra che si desidera aggiungere come partecipante.

Risultato: si aprirà la finestra Appuntamento. Il giorno e l'ora sui quali si è fatto doppio clic vengono inseriti come l'inizio dell'appuntamento. Il membro della squadra viene inserito nella scheda Partecipanti.

5.5.2. Impostare l'inizio e della fine dell'appuntamento

Sono preimpostati i seguenti valori:

  • La data corrente è impostata come inizio e fine dell'appuntamento.

  • Il successivo intervallo di tempo completo è impostato come orario d'inizio dell'appuntamento. L'intervallo di tempo predefinito è di 15 minuti.

  • La fine dell'appuntamento è fissata un'ora dopo l'inizio dell'appuntamento.

Per impostare dei valori individuali per l'inizio e la fine dell'appuntamento, utilizzare gli elementi di controllo accanto a Inizia alle e Finisce alle nella finestra Appuntamento.

Come impostare l'inizio e la fine dell'appuntamento nella finestra Appuntamento:
  1. Per impostare la data d'inizio e fine dell'appuntamento, utilizzare una delle seguenti alternative:

    • Inserire una data valida nel primo campo di inserimento.

    • Fare clic sull'icona del calendario a destra del primo campo d'inserimento per aprire il calendario e scegliere una data.

  2. Per impostare l'orario d'inizio e fine dell'appuntamento, utilizzare una delle seguenti alternative:

    • Inserire un orario valido nel secondo campo di inserimento.

    • Selezionare l'orario dall'elenco a tendina.

    • Se si suppone che sia un appuntamento di 24 ore, attivare il pulsante Tutto il giorno.

5.5.3. Impostare o rispondere al promemoria dell'appuntamento.

È possibile definire un orario per essere ricordati dell'approssimarsi di un appuntamento. Una finestra di promemoria avviserà dell'appuntamento quando la fine del periodo selezionato sarà raggiunta.

Come impostare un promemoria dell'appuntamento nella finestra Appuntamento:
  1. Selezionare la scheda Appuntamento.

  2. Selezionare un intervallo di tempo dal menu a tendina Ricordami. Se non si vuol ricevere alcun avviso, selezionare Nessun promemoria.

Suggerimento: si può selezionare l'intervallo di tempo predefinito per il promemoria nelle impostazioni del calendario Ora predefinita per i promemoria .

Non appena viene raggiunto l'intervallo di tempo prima dell'inizio appuntamento, viene visualizzata la finestra Promemoria. Ci sono diverse possibilità per rispondere a questo promemoria di appuntamento.

Come rispondere a un promemoria di appuntamento:
  • Per essere avvisati di nuovo, selezionare un intervallo di tempo dal menu a tendina. Fare clic su Ricordami in seguito. Quando verrà raggiunta la fine dell'intervallo, si riceverà un nuovo avviso.

  • Se non si desidera ricevere ulteriori avvisi, fare clic su OK.

5.5.4. Creazione di appuntamenti in serie

Un appuntamento in serie è un appuntamento che si ripete più volte. Quando si crea un appuntamento seriale devono essere impostati i seguenti parametri:

  • L'intervallo di tempo per la serie di appuntamenti. Definisce il periodo compreso tra i singoli appuntamenti nella serie.

  • L'intervallo temporale per la serie di appuntamenti. Definisce l'inizio e la fine dell'appuntamento di serie.

Come creare un appuntamento in serie nella finestra Appuntamento:
  1. Selezionare la scheda Appuntamento.

  2. Fare clic sul pulsanteSerie. Si aprirà la finestra Crea una nuova serie.

  3. Selezionare un intervallo di tempo per la serie.

    • Se l'appuntamento è da ripetere ogni giorno, attivare il tipo di serie Giornaliera. Nelle opzioni della serie, definire l'intervallo giornaliero.

    • Se l'appuntamento è da ripetere ogni mese, attivare il tipo di serie Mensile. Nelle opzioni della serie, definire l'intervallo mensile e il giorno del mese.

    • Se l'appuntamento è da ripetere ogni settimana, attivare il tipo di serie Settimanale. Nelle opzioni della serie, definire l'intervallo settimanale e il giorno della settimana.

    • Se l'appuntamento è da ripetere ogni anno, attivare il tipo di serie Annuale. Nelle opzioni della serie, definire il giorno dell'anno.

  4. Definire l'intervallo di tempo per gli appuntamenti in serie:

    • Accanto a Data iniziale impostare l'inizio dell'appuntamento in serie.

    • Accanto a Data finale impostare la fine dell'appuntamento in serie.

  5. Fare clic su OK.

I seguenti esempi mostrano alcune serie di appuntamenti tipiche.

Esempio 1: un appuntamento che ha luogo ogni due giorni
  • Un appuntamento che dovrebbe aver luogo ogni due giorni. La data di inizio è il 22/03/2010. Esso dovrebbe aver luogo cinque volte.

  • Nella finestra di dialogo Crea una nuova serie, impostare i seguenti parametri:

  • Tipo ricorrenza

    Giornaliera

    Impostazioni ricorrenza

    Ogni due giorni

    Durata della serie

    Data iniziale 22/03/2010

    Durata della serie

    Termina dopo cinque appuntamenti

Esempio 2: un appuntamento che si svolge ogni martedì e venerdì
  • Un appuntamento che dovrebbe aver luogo ogni martedì e venerdì. La data di inizio è il 23/03/2010.

  • Nella finestra di dialogo Crea una nuova serie, impostare i seguenti parametri:

  • Tipo ricorrenza

    Settimanale

    Impostazioni ricorrenza

    Ogni settimana, il martedì e venerdì.

    Durata della serie

    Data iniziale 23/03/2010

     

    Non termina mai

Esempio 3: un appuntamento che si svolge ogni due mercoledì
  • Un appuntamento che dovrebbe aver luogo ogni due mercoledì. La data di inizio è il 24/03/2010. L'ultimo appuntamento è il 29/12/2010.

  • Nella finestra di dialogo Crea una nuova serie, impostare i seguenti parametri:

  • Tipo ricorrenza

    Settimanale

    Impostazioni ricorrenza

    Ogni due settimane di mercoledì

    Durata della serie

    Data iniziale 24/03/2010

     

    Termina il 31/12/2010

Esempio 4: un appuntamento che si svolge il primo lunedì del mese
  • Un appuntamento che dovrebbe avvenire sempre il primo lunedì del mese. La data di inizio è il 01/03/2010. L'appuntamento dovrebbe svolgersi dodici volte.

  • Nella finestra di dialogo Crea una nuova serie, impostare i seguenti parametri:

  • Tipo ricorrenza

    Mensile

    Impostazioni ricorrenza

    il primo lunedì di ogni mese

    Durata della serie

    Data iniziale 01/03/2010

     

    Termina dopo dodici appuntamenti

Esempio 5: un appuntamento che si svolge ogni anno l'ultimo venerdì di novembre
  • Un appuntamento che dovrebbe avere luogo ogni anno l'ultimo venerdì di novembre. La data di inizio è il 26/11/2010.

  • Nella finestra di dialogo Crea una nuova serie, impostare i seguenti parametri:

  • Tipo ricorrenza

    Annuale

    Impostazioni ricorrenza

    l'ultimo venerdì di novembre

    Durata della serie

    Data iniziale 26/11/2010

     

    Non termina mai

5.5.5. Aggiungere categorie

Una categoria è una parola chiave che può essere utilizzata per organizzare gli appuntamenti. Ci sono due possibilità per aggiungere le categorie:

  • Inserire le categorie relative agli oggetti nel campo di inserimento vicino al pulsante Categorie....

  • Selezionare le categorie da un elenco di categorie predefinite. La categorie predefinite sono marcate con un colore.

Informazioni sulla definizione di categorie sono disponibili in 8.2.3: Gestione etichette.

Come aggiungere categorie relative agli oggetti nella finestra Appuntamento:
  1. Selezionare la scheda Appuntamento.

  2. Fare doppio clic sul campo di inserimento vicino al pulsante Categorie....

  3. Digitare un testo.

Nota:le categorie relative agli oggetti non hanno un colore.

Come aggiungere categorie predefinite nella finestra Appuntamento:
  1. Selezionare la scheda Appuntamento.

  2. Fare clic sul pulsante Categorie.... La finestra di dialogo Categorie si aprirà. L'elenco Nome contiene tutte le categorie predefinite.

  3. Nell'elenco Nome, attivare i campi di controllo per le categorie da assegnare all'appuntamento. Nota: la categoria inizialmente selezionata specifica il colore con cui viene visualizzato l'appuntamento.

  4. Fare clic su OK.

Risultato: le categorie sono inserite nel campo.

Come eliminare le categorie aggiunte nella finestra Appuntamento:
  1. Selezionare la scheda Appuntamento.

  2. Fare clic sul pulsante Categorie.... La finestra di dialogo Categorie si apre.

  3. Nell'elenco Nome, disattivare le caselle di selezione delle categorie da eliminare.

  4. Fare clic su OK.

Risultato: le categorie sono eliminate dall'appuntamento.

5.5.6. Impostare la vista della disponibilità

Nel vista calendario, la disponibilità è indicata in vari colori. I colori utilizzati sono i seguenti:

  • Riservato: blu

  • Provvisorio: giallo

  • Fuori per lavoro: rosso

  • Libero: verde

Ulteriori informazioni sulla disponibilità sono disponibili in 5.2.2: Cosa c'è da sapere riguardo agli appuntamenti?.

La disponibilità controlla il comportamento del groupware nel caso in cui venga creato un nuovo appuntamento che si sovrappone nel tempo con uno già esistente:

  • Per le disponibilità Riservato, Provvisorio e Fuori per lavoro viene mostrato un avviso di conflitto.

  • Per la disponibilità Libero, non viene visualizzato alcun avviso di conflitto.

Ulteriori informazioni sulla gestione dei conflitti sono disponibili in 5.5.11: Risolvere i conflitti di appuntamento.

Come impostare la vista disponibilità nella finestra Appuntamento:
  1. Selezionare la scheda Appuntamento.

  2. Selezionare un'opzione dal menu a tendina Visualizza come.

5.5.7. Marcare l'appuntamento come privato

Un appuntamento privato non può essere visualizzato dagli altri utenti quando si condivide il proprio calendario con essi.

Si può marcare l'appuntamento come privato se sono soddisfatte tutte le seguenti condizioni:

  • Si è l'unico partecipante, non ci sono altri partecipanti o altre risorse per l'appuntamento.

  • L'appuntamento è creato in una cartella personale del calendario.

Come marcare l'appuntamento come privato nella finestra Appuntamento:
  • Aprire la scheda Appuntamento.

  • Attivare la casella di selezione Appuntamento privato.

5.5.8. Aggiungere partecipanti e risorse

Quando si crea un appuntamento, si viene aggiunti automaticamente come un partecipante. Nelle impostazioni del calendario è possibile definire se si è iscritti come partecipante durante la creazione di un appuntamento in una cartella pubblica, fare riferimento a : Creare appuntamenti pubblici. È possibile aggiungere altri partecipanti e risorse (ad esempio sale o proiettori).

Come aggiungere partecipanti e risorse a un appuntamento nella finestra Appuntamento:
  1. Nel pannello, fare clic su Aggiungi partecipante. Si aprirà la finestra Seleziona partecipanti e risorse.

  2. La rubrica globale è preselezionata. Per selezionare un'altra rubrica, fare clic su Cartella di contatti. Fare clic in una cartella nella finestra Seleziona cartella di contatti.

  3. Se si desidera visualizzare una particolare selezione di partecipanti o risorse, inserire una stringa di caratteri nel campo di inserimento vicino a Cerca. Fare clic sul pulsante Cerca.

  4. Selezionare uno o più utenti, gruppi o risorse dall'elenco. Nota: gli utenti, i gruppi e le risorse sono contrassegnati con differenti icone. Vengono mostrate nel seguente ordine: utenti, gruppi e risorse.

  5. Per aggiungere la selezione ai partecipanti, fare clic sul pulsante Aggiungi vicino a Partecipanti. Per aggiungere la selezione alle risorse, fare clic sul pulsante Aggiungi vicino a Risorsa.

    Nota: esistono le seguenti limitazioni:

    • Le risorse non possono essere aggiunte ai partecipanti.

    • I gruppi non possono essere aggiunti alle risorse.

    Nota: le risorse in uso non possono essere utilizzate come risorsa in un altro appuntamento se gli appuntamenti si sovrappongono.

  6. Se necessario, è possibile cambiare la selezione dei partecipanti o delle risorse:

    • Selezionare le singole voci nel campo Partecipanti o Risorse.

    • Fare clic sul pulsante Elimina vicino a Partecipanti o Risorse.

  7. Per accettare la selezione, fare clic su OK. Se non la si vuole accettare, fare clic su Annulla.

Quando si aggiungono i partecipanti e le risorse, potrebbe avere senso controllare la loro disponibilità.

5.5.8.1. Controllare la disponibilità

Questa funzione mostra quale partecipante o risorsa è già stato prenotato in uno specifico giorno. Lo stato di disponibilità viene visualizzato con delle barre colorate.

I colori corrispondono a quelli utilizzati per visualizzare la disponibilità, leggere 5.2.2: Cosa c'è da sapere riguardo agli appuntamenti?.

Come controllare la disponibilità dei partecipanti e delle risorse nella finestra Appuntamento:
  1. Selezionare la scheda Disponibilità.

  2. Scegliere la data e l'intervallo di tempo che si desidera controllare.

  3. Fare clic sul pulsante Controlla. Le barre colorate accanto a un partecipante o a una risorsa indicano che il partecipante o la risorsa è prenotato per questo intervallo di tempo.

  4. Se necessario, è possibile controllare un altro giorno selezionandolo con le frecce di navigazione accanto alla data e quindi facendo di nuovo clic sul pulsante Controlla.

  5. Se si trova una data e un'ora appropriata a tutti i partecipanti e alle risorse, è possibile utilizzare le date dell'intervallo di tempo controllato per il proprio appuntamento. Per farlo, fare clic sul pulsante Usa per appuntamento.

Suggerimento: prima di creare l'appuntamento, è possibile verificare la disponibilità dei partecipanti nella vista di squadra. Ulteriori informazioni sono disponibili in5.4.5: Visualizzazione della vista Squadra.

5.5.8.2. Aggiunta di partecipanti esterni senza una voce di rubrica

È possibile aggiungere dei partecipanti esterni che non sono inseriti nella rubrica. Per farlo, è necessario l'indirizzo di posta elettronica del partecipante esterno.

Come aggiungere dei partecipanti esterni senza una voce di rubrica:
  1. Nella finestra Appuntamento, fare clic su Aggiungi partecipante esterno.

  2. Nella finestra Indirizzi esterni, inserire un nome e un indirizzo valido di posta elettronica.

  3. Fare clic su Aggiungi.

  4. Per aggiungere ulteriori partecipanti, ripetere i passi 2 e 3. Per completare il processo, fare clic su OK.

Risultato: i partecipanti esterni senza una voce di rubrica sono inseriti come partecipanti.

Ulteriori informazioni sugli appuntamenti con partecipanti esterni sono disponibili in 5.7: Appuntamenti con partecipanti esterni.

5.5.8.3. Notificare ai partecipanti tramite messaggio di posta

I partecipanti che vengono aggiunti ad un appuntamento, ricevono una notifica che offre loro la possibilità di accettare o rifiutare l'appuntamento. Ulteriori informazioni sono disponibili in 5.6.1: Accettare un appuntamento.

I partecipanti esterni non ricevono una notifica di appuntamento. Per notificare un appuntamento ai partecipanti esterni, è possibile informarli tramite messaggio di posta.

Come notificare a tutti i partecipanti tramite messaggio di posta, nella finestra Appuntamento:
  1. Selezionare la scheda Appuntamento.

  2. Attivare la casella di selezione Notifica a tutti i partecipanti tramite messaggio di posta.

5.5.9. Aggiungere allegati

Come aggiungere allegati nella finestra Appuntamento:
  1. Fare clic su Aggiungi allegato nel pannello. Si aprirà la finestra di dialogo Seleziona allegati.

  2. Nella finestra di dialogo Seleziona allegati, fare clic su Sfoglia. Selezionare il file da aggiungere come allegato. Chiudere la finestra di selezione file.

  3. Nella finestra di dialogo Seleziona allegati, fare clic su Aggiungi. Il file è inserito nell'elenco.

  4. Per aggiungere altri allegati, ripetere i passi 3 e 4.

  5. Per eliminare un allegato, selezionarlo dall'elenco. Fare quindi clic su Elimina.

  6. Nella finestra di dialogo Seleziona allegati, fare clic su OK.

Risultato: gli allegati sono aggiunti all'appuntamento.

5.5.10. Creazione di appuntamenti da allegati iCal

Si può creare un appuntamento da un allegato iCal a un messaggio di posta. Un allegato iCal può essere identificato dall'estensione .ics del file.

Come creare un appuntamento da un allegato iCal a un messaggio di posta:
  1. Aprire il messaggio nella vista con divisione orizzontale o verticale.

  2. Clic con il tasto destro sul file .ics nella parte bassa della finestra di panoramica.

  3. Selezionare Importa iCal dal menu contestuale.

Risultato: si aprirà la finestra di dialogo Appuntamento.

5.5.11. Risolvere i conflitti di appuntamento

Avviene un conflitto di appuntamento se si verificano le seguenti condizioni:

  • La disponibilità di un appuntamento già esistente non è impostata su Libero.

  • Si crea un nuovo appuntamento e non si imposta la disponibilità su Libero. Il nuovo appuntamento si sovrappone a uno già esistente.

Appena si fa clic sull'icona Salva, nel pannello della finestra Appuntamento, si aprirà la finestra Conflitti individuati. Essa mostra i conflitti tra gli appuntamenti esistenti e il nuovo appuntamento. Bisogna rispondere all'avviso di conflitto.

Come rispondere all'avviso di conflitto:
  • Se si vuole risolvere il conflitto cambiando la data dell'appuntamento, fare clic su Annulla. Cambiare la data dell'appuntamento.

  • Se si vuole creare un nuovo appuntamento, nonostante il conflitto, fare clic su Ignora.