Den Guard verwenden

E-Mail Kommunikation verschlüsseln

3.2.3. Zugriff für externe Empfänger

Sie können verschlüsselte E-Mails auch an externe Empfänger senden, die keine Benutzer der Groupware sind. Beim Senden der ersten verschlüsselten E-Mail an einen externen Empfänger geschieht das Folgende:

  • Für den externen Empfänger wird automatisch ein spezielles Konto angelegt.

  • Sie bestimmen, ob der externen Empfänger einen automatisch erzeugten Hinweistext über die verschlüsselte E-Mail erhält, oder ob Sie einen persönlichen Hinweistext verfassen möchten.

  • Der externe Empfänger erhält eine E-Mail, die den Hinweistext und ein automatisch erzeugtes Passwort enthält.

    Je nach Konfiguration der Groupware können Sie dem Empfänger optional eine vierstellige PIN übermitteln, um die Übertragung des automatisch erzeugten Passworts abzusichern.

  • Der externe Empfänger erhält eine E-Mail, die einen Link zur Anmeldeseite für das spezielle Konto enthält.

  • Auf der Anmeldeseite gibt der externe Empfänger das automatisch erzeugte Passwort ein.

    Anschliessend muss er das automatisch erzeugte Passwort ändern. Um nach einem Passwortverlust das Konto zurücksetzen zu können, muss er eine Sicherheitsfrage und die korrekte Antwort festlegen.

    Die verschlüsselte E-Mail wird angezeigt.

  • Der externe Empfänger kann die E-Mail verschlüsselt beantworten.

Bei der nächsten verschlüsselten E-Mail an diesen externen Empänger geschieht das Folgende:

  • Der externe Empfänger erhält eine E-Mail, die einen Link zur Anmeldeseite für das spezielle Konto enthält.

  • Auf der Anmeldeseite gibt er das Passwort ein, das er beim erstmaligen Empfang einer verschlüsselten E-Mail vergeben hat.

    Wenn er das Passwort vergessen hat, kann er ein neues Passwort anfordern. Dazu muss er die Sicherheitsfrage korrekt beantworten.