U kan ook versleutelde e-mailberichten versturen naar externe ontvangers die geen groupware gebruiker zijn. Bij het versturen van het eerste versleutelde e-mailbericht naar naar een externe ontvanger zal het volgende gebeuren:
Er wordt automatisch een speciaal account aangemaakt voor de externe ontvanger.
U geeft aan of de externe ontvanger een automatisch standaardbericht of een persoonlijke notificatie krijgt over het versleutelde e-mailbericht.
De externe ontvanger krijgt een e-mailbericht met een notificatie en een gegenereerd wachtwoord.
Afhankelijk van de configuratie van de groupware kan u een 4 cijferige pin aan de ontvanger doorgeven om dit automatische wachtwoord te beveiligen.
De externe ontvanger krijgt een e-mailbericht met een link naar de aanmeldpagina van het speciale account.
De externe ontvanger voert het automatisch gegenereerde wachtwoord in op de aanmeldpagina.
Daarna moet de ontvanger het automatisch gegenereerde wachtwoord veranderen. Om het account te herstellen in het geval van het verliezen van een wachtwoord, moet ook een veiligheidsvraag opgegeven worden met een bijbehorend antwoord.
Het versleutelde e-mailbericht wordt getoond.
De externe ontvanger kan een versleuteld antwoord versturen op het e-mailbericht.
Bij het versturen van het volgende versleutelde e-mailbericht naar deze externe ontvanger gebeurt het volgende:
De externe ontvanger krijgt een e-mailbericht met een link naar de aanmeldpagina voor het speciale account.
Op de aanmeldpagina geeft de ontvanger het wachtwoord op dat deze heeft ingevoerd bij het ontvangen van het eerste versleutelde bericht.
Als de ontvanger het wachtwoord niet meer weet kan een nieuw wachtwoord worden aangevraagd. Om dit te doen moet de beveiligingsvraag beantwoord worden.