儲存於組件伺服器的文件可以與其他使用者一同編輯。要這樣做,文件必須儲存於公開或共享資料夾。使用者必須要有該資料夾的寫入權限。以下規則適用:
建立或首次開啟該文件的使用者擁有編輯權限。該使用者稱為編輯者。之後開啟的使用者僅有讀取權限。這些使用者稱為檢視者。
檢視者能夠看到編輯者做的所有變更。
檢視者可透過請求編輯權限來成為編輯者。當先前的編輯者完成變更後,伺服器將把編輯權限移轉至新的編輯者。
每次關閉文件時,將在伺服器建立新版本的文件。
如何與其他使用者一起編輯文件:
建立新文件或開啟已有的文件。
確定您想要一起編輯文件的使用者已有編輯文件必須的權限。可在 Groupware 使用者指南當中的 權限 主題中找到資訊與操作方式。
通知您想要一起編輯文件的使用者。每個使用者必須自行開啟文件。開啟文件後,使用者就可以看到誰正在編輯文件。
檢視者可以看到您每次對文件進行的變更。
每個使用者都可以看到其他使用者的游標。將以不同色彩強調游標。要檢視使用者名稱,將滑鼠移到游標上。
秘訣: 要顯示開啟了文件的使用者清單,點擊 Office 選單中的 檢視 並勾選 顯示協作者 選取盒。
要編輯文件,使用者必須點擊工具列中的 編輯 。
要完成,目前的編輯者必須點擊 Office 選單列右邊的 關閉文件 圖示 。