Per lavorare efficacemente con le cartelle, è necessario sapere ciò che segue:
Cosa sono le categorie delle cartelle?
Cosa sono i tipi di cartella?
Quali cartelle esistono?
Cosa rappresentano le icone delle cartelle?
Qual è la funzione dei permessi?
La categoria della cartella definisce se una cartella è utilizzata solo da un utente o da diversi utenti.
Esistono le seguenti categorie di cartella:
Cartelle personali. Le cartelle personali contengono messaggi di posta, contatti, appuntamenti e attività. Gli altri utenti non possono vedere le vostre cartelle personali, a meno che non le abbiate condivise con loro. In base all'albero delle cartelle utilizzato, le cartelle personali sono visualizzate come segue:
Se si seleziona l'albero delle cartelle Classico, le cartelle personali sono posizionate sotto la cartella personale radice. La cartella personale radice ha il nome dell'utente.
Se si è selezionato l'albero delle cartelle Nuovo, le cartelle personali sono posizionate allo stesso livello delle altre cartelle.
Nota: la cartella personale del deposito informazioni è posizionata in considerare le seguenti .
Cartelle pubbliche. Sono posizionate nell'albero delle cartelle sotto Nota: la cartella pubblica del deposito informazioni è posizionata in .
. Ogni utente può creare cartelle pubbliche e condividerle con gli altri utentiCartelle condivise. Sono posizionate nell'albero delle cartelle sotto Nota: le cartelle condivise del deposito informazioni sono posizionate in .
. Qui è possibile vedere le cartelle condivise dagli altri utenti.Il tipo di cartella definisce gli oggetti in una cartella.
Esistono i seguenti tipi di cartella:
Cartella della posta elettronica. Contiene oggetti della posta elettronica.
Cartella dei contatti. Contiene oggetti dei contatti.
Cartella del calendario. Contiene oggetti degli appuntamenti.
Cartella delle attività. Contiene oggetti delle attività.
Cartella del deposito informazioni. Contiene oggetti del deposito informazioni.
Il tipo di cartella viene definito in fase di creazione di una nuova cartella.
La descrizione seguente si riferisce all'impostazione dell'
.Le seguenti cartelle esistono in modo predefinito nell'albero delle cartelle Classico:
Albero delle cartelle classico |
Contenuti |
---|---|
Il proprio nome utente |
La propria cartella radice personale |
Posta elettronica |
Messaggi di posta elettronica in entrata e in uscita |
Calendario |
Calendari personali e appuntamenti |
Contatti |
Contatti personali |
Attività |
Attività personali |
Cartelle pubbliche |
Cartelle visibili a tutti gli utenti. |
Rubrica globale |
Indirizzi di tutti gli utenti |
Cartelle condivise |
Cartelle condivise da altri utenti |
Deposito informazioni |
Tutte le cartelle del deposito informazioni |
Deposito utente |
Cartelle personali e condivise del deposito informazioni |
Il proprio nome utente |
La propria cartella del deposito informazioni |
Altro nome utente |
Cartella condivisa di un altro utente del deposito informazioni |
Deposito informazioni pubblico |
Cartella del deposito informazioni pubblico |
Le seguenti cartelle esistono in modo predefinito nell'albero delle cartelle Nuovo:
Nuovo albero delle cartelle |
Contenuti |
---|---|
Attività |
Attività personali |
Elementi inviati |
Posta inviata |
Cartelle condivise |
Cartelle condivise da altri utenti |
Posta in arrivo |
Posta ricevuta |
Deposito informazioni |
Tutte le cartelle del deposito informazioni |
Deposito utente |
Cartelle personali e condivise del deposito informazioni |
Il proprio nome utente |
La propria cartella del deposito informazioni |
Altro nome utente |
Cartelle del deposito informazioni condivise da altri utenti |
Deposito informazioni pubblico |
Cartelle del deposito informazioni pubbliche |
Calendario |
Calendari personali e appuntamenti |
Contatti |
Contatti personali |
Cartelle pubbliche |
Cartelle visibili a tutti gli utenti |
Rubrica globale |
Indirizzi di tutti gli utenti |
Nell'albero delle cartelle Nuovo tutte le cartelle sono in ordine alfabetico. In base alla configurazione del server potrebbero esserci altre cartelle.
L'icona della cartella aiuta a capire se una cartella è stata condivisa o pubblicata con Pubblica e sottoscrivi
Prendendo ad esempio l'icona della cartella del deposito informazioni, la tabella seguente descrive come riconoscere le proprie cartelle condivise o pubblicate o le cartelle condivise o pubblicate da altri utenti. Analogamente, questa descrizione è valida per tutti i tipi di cartelle.
Proprie cartelle |
Significato |
---|---|
|
La cartella del deposito informazioni non è stata condivisa. |
|
La cartella del deposito informazioni è stata condivisa o pubblicata. |
Cartelle condivise da altri utenti |
Significato |
---|---|
|
Un altro utente ha condiviso la cartella del deposito informazioni con voi. |
|
Un altro utente ha condiviso con voi la cartella del deposito informazioni. In aggiunta, questa cartella è pubblicata. |
Informazioni sulla condivisione delle cartelle sono disponibili in 8.6: Gestione dei permessi. Informazioni sulla pubblicazione delle cartelle sono disponibili in 8.7: Pubblicare e sottoscrivere.
I permessi definiscono cosa un utente può fare con una determinata cartella e con il suo contenuto, cioè, gli utenti hanno determinati permessi sulle cartelle. Se tutti i requisiti sono soddisfatti, un utente può accordare permessi ad altri utenti o modificare i permessi esistenti.
Normalmente, si accordano permessi per condividere dati e informazioni con altri utenti. Questa è una funzione essenziale di un groupware. Accordare ad altri utenti permessi su una cartella, si definisce anche "Condividere una cartella".
Per controllare se un utente ad es. può solo leggere o anche modificare il contenuto di una cartella, esistono diversi permessi gerarchici. I permessi più elevati sono quelli da amministratore. Essi includono tutti gli altri permessi e la possibilità di condividere una cartella con altri utenti.
I seguenti esempi mostrano come applicare permessi specifici:
Si dispone dei permessi di amministrazione delle proprie cartelle personali. Per nascondere i dati personali agli altri utenti, gli altri utenti non hanno alcun permesso sulla vostre cartelle personali fino a quando non si condividono le cartelle personali.
Per rendere dati e informazioni disponibili ad altri utenti, è necessario disporre dei permessi per creare sottocartelle nella cartella
. Tali sottocartelle possono essere condivise con altri utenti.Per poter leggere i dati di altri utenti e modificare i dati del proprio indirizzo, è necessario disporre dei permessi per leggere tutti gli oggetti nella cartella
e per creare propri oggetti in questa cartella.Informazioni dettagliate sui permessi e istruzioni su come accordare permessi, sono disponibili in 8.6: Gestione dei permessi.
Molto delle funzioni relative alle cartelle possono essere eseguite con l'aiuto del menu contestuale. Esistono due possibilità per accedere al menu contestuale di una cartella.
Possibilità 1Clic con il tasto destro su una cartella nell'albero delle cartelle. Si aprirà il menu contestuale.
Fare clic su una voce nel menu contestuale.
Fare clic su una cartella nell'albero delle cartelle. Accanto al nome della cartella sarà visualizzata l'icona del .
Fare clic sull'icona . Si aprirà il menu contestuale.
Fare clic su una voce nel menu contestuale.
Per semplicità, i capitoli seguenti descrivono la possibilità 1. In ogni caso, potete utilizzare entrambe le possibilità.
Per creare nuove cartelle, utilizzare
.nell'albero delle cartelle Classico è possibile creare le seguenti cartelle:
Cartelle nell'albero |
Quali tipi di cartelle possono essere create? |
---|---|
Cartella personale radice |
Cartelle del calendario, cartelle delle attività, cartelle dei contatti |
Posta elettronica |
-- |
Posta in arrivo |
Cartelle di posta elettronica |
Calendario |
Cartelle di calendario, cartelle di attività, cartelle di contatti |
Contatti |
Cartelle di calendario, cartelle di attività, cartelle di contatti |
Attività |
Cartelle di calendario, cartelle di attività, cartelle di contatti |
Cartelle pubbliche |
Cartelle di calendario, cartelle di attività, cartelle di contatti |
Nome della cartella (*) |
Cartelle di calendario, cartelle di attività, cartelle di contatti |
Rubrica globale |
-- |
Cartelle condivise |
-- |
Altro nome utente |
-- |
Nome della cartella (*) |
Cartelle di calendario, cartelle di attività, cartelle di contatti |
Deposito informazioni |
-- |
Deposito utente |
-- |
Cartella personale del deposito informazioni |
Cartelle del deposito informazioni |
Diverso nome utente (*) |
Cartelle del deposito informazioni |
Deposito informazioni pubblico |
Cartelle del deposito informazioni |
Nota: per le cartelle dell'albero marcate con (*), è necessario disporre dei permessi per creare sottocartelle.
Informazioni dettagliate sui permessi e istruzioni su come accordare permessi, sono disponibili in 8.6: Gestione dei permessi.
Nell'albero delle cartelle Nuovo è possibile creare le seguenti cartelle:
Albero delle cartelle Nuovo |
Quali tipi di cartelle possono essere create? |
---|---|
Attività |
Cartelle di posta, cartelle di calendario, cartelle di attività o cartelle di contatti |
Elementi inviati |
Cartelle di posta, cartelle di calendario, cartelle di attività o cartelle di contatti |
Cartelle condivise |
-- |
altro nome utente |
-- |
Nome della cartella (*) |
Cartelle di posta, cartelle di calendario, cartelle di attività o cartelle di contatti |
Posta in arrivo |
Cartelle di posta, cartelle di calendario, cartelle di attività o cartelle di contatti |
Deposito informazioni |
-- |
Deposito utente |
-- |
Cartelle personali del deposito informazioni |
Cartelle del deposito informazioni |
Diverso nome utente (*) |
Cartelle del deposito informazioni |
Deposito informazioni pubblico |
Cartelle del deposito informazioni |
Calendario |
Cartelle di posta, cartelle di calendario, cartelle di attività o cartelle di contatti |
Contatti |
Cartelle di posta, cartelle di calendario, cartelle di attività o cartelle di contatti |
Cartelle pubbliche |
Cartelle di posta, cartelle di calendario, cartelle di attività o cartelle di contatti |
Nomi delle cartelle (*) |
Cartelle di posta, cartelle di calendario, cartelle di attività o cartelle di contatti |
Rubrica globale |
-- |
Nota: per le cartelle dell'albero marcate con (*), è necessario disporre dei permessi per creare sottocartelle.
Informazioni dettagliate sui permessi e istruzioni su come accordare permessi, sono disponibili in 8.6: Gestione dei permessi.
Come creare una nuova cartella:Clic con il tasto destro su una cartella dell'albero delle cartelle completo.
Portare il puntatore del mouse su
. Si aprirà un sottomenu con i tipi di cartella.Fare clic sul tipo di cartella che si vuole creare. Nota: in base alla cartella nella quale si crea una nuova sottocartella, alcuni tipi di cartella potrebbero essere disabilitati. Dettagli sono disponibili nella tabella. Risultato: una cartella con il nome sarà creata. Il nome della cartella è evidenziato.
Inserire un nome. Poi premere Invio.
Risultato: una nuova cartella è creata.
Per rinominare le cartelle, utilizzare l'impostazione
.Nota: per poter rinominare una cartella, è necessario disporre dei permessi di amministrazione della cartella.
Come rinominare una cartella:Clic con il tasto destro su una cartella dell'albero delle cartelle completo.
Dal menu contestuale, selezionare
. Il nome della cartella sarà evidenziato.Modificare il nome o inserire un nuovo nome.
Premere Invio.
Risultato: la cartella è rinominata.
Per spostare le cartelle, utilizzare l'impostazione
.Nota: per poter spostare una cartella, è necessario disporre dei permessi di amministrazione della cartella e dei permessi di creazione di sottocartelle nella cartella di destinazione.
Come spostare una cartella:Clic con il tasto destro su una cartella dell'albero delle cartelle completo.
Selezionare
dal menu contestuale. L'icona della cartella apparirà colorata di grigio.Clic con il tasto destro sulla cartella dove si vuole incollare la cartella tagliata.
Selezionare
dal menu contestuale.Risultato: la cartella è spostata.
Si può inviare un collegamento ad una cartella agli utenti interni del groupware.
Come inviare un collegamento ad una cartella:Clic con il tasto destro su una cartella nell'albero delle cartelle.
Selezionare
dal menu contestuale.Risultato: si aprirà la finestra Posta elettronica. Il collegamento alla cartella sarà inserito nel testo del messaggio di posta.
Nota: per poter seguire il collegamento, il destinatario del messaggio deve disporre dei permessi opportuni sulla cartella.
Per eliminare le cartelle, utilizzare l'impostazione
.Avviso: se si elimina una cartella, saranno eliminate anche tutte le sottocartelle e gli oggetti in essa contenuti. Le sottocartelle e gli oggetti eliminati non possono essere ripristinati.
Nota: per poter eliminare una cartella, è necessario disporre dei permessi di amministrazione della cartella.
Come eliminare una cartella:Clic con il tasto destro su una cartella dell'albero delle cartelle completo.
Selezionare Elimina cartella.
dal menu contestuale. Si aprirà la finestra di dialogoFare clic su
.Risultato: la cartella e i suoi oggetti sono eliminati definitivamente.