7.4. 查看信息存储项

要显示信息存储条目,请进行以下操作:

7.4.1. 显示列表视图

列表视图以表格形式显示信息存储条目。

如何以列表形式显示信息存储条目:
  1. 在文件夹树中选择一个信息存储文件夹。

  2. 视图 面板中点击 列表。 如果使用 紧密面板,单击面板中的 视图 > 水平拆分

结果: 信息存储条目以列表形式显示。

对于每个信息存储条目,列表以图标或文本形式显示一行信息:

信息

第 1 列,图标  

条目为一个信息存储条目。

第 1 列,图标 

信息存储条目已被锁定。

第 2 列,图标 

信息存储条目包含一个文档。要打开或保存当前文档版本,请单击该图标。7.4.4: 打开或保存当前文档版本 中可以找到详细信息。

标题

信息存储条目的标题。

大小

信息存储条目的文件大小。

创建日期

创建日期。

创建者

创建者的姓名。

版本

信息存储条目的当前版本。

最近修改日期

最近更改的日期。

最后一列

指定到信息存储条目的标志。

默认情况下,信息存储条目按 标题 列以升序排列。列标题突出显示。列标题旁边的箭头图标指出排列顺序。

如何更改排列顺序:
  1. 要按某列排序,单击该列的列标题。

  2. 要更改排列顺序,再次单击列标题。

结果: 排列顺序改变。

注: 前两列不能用于排序。

7.4.2. 显示水平拆分视图

在水平拆分视图中,概览窗口在信息存储条目列表下面显示所选信息存储条目的内容。

如何在水平拆分视图中显示信息存储条目:
  1. 在文件夹树中选择一个信息存储文件夹。

  2. 视图 面板中点击 水平拆分 。 如果使用 紧密面板,单击面板中的 视图 > 水平拆分 结果: 概览窗口被水平拆分。上部显示列表视图。

  3. 在列表视图中选择一个信息存储条目。

结果: 概览窗口的下部显示所选信息存储条目的以下信息:

  • 概览 选项卡包含以下详细信息:

    • 标题、文档、文件夹名和链接/URL 文档名用作到附加文档的当前版本的链接,以打开或下载该文档。7.4.4: 打开或保存当前文档版本 中可以找到更多信息。

    • 文档详细信息,例如文件大小、文档类型、锁定、和 MD5 校验 提示: 您可以通过单击 -+ 图标打开或关闭详细信息。

    • 信息存储条目注释,位于详细信息下方。

  • 版本 选项卡包含附加文档的版本列表。列表下方的视图包含某个版本的详细信息。视图包含一个链接,用于打开或下载附加文档的选定版本。7.6.2.3: 处理文档版本 中可以找到更多信息。

  • 在概览窗口的下部显示

    • 信息存储条目的创建者和创建日期

    • 信息存储条目的修改者和修改日期

提示: 您可以在上下部分之间移动水平分隔条。

7.4.3. 显示悬停窗口

在水平拆分和列表视图中可以使用悬停窗口。

如何在悬停窗口中显示信息存储条目:
  1. 将鼠标指标移到信息存储条目上。经过短暂延迟后,悬停窗口打开。它显示 常规 选项卡。

  2. 要查看更多信息,请单击其他选项卡。

  3. 要关闭悬停窗口,请将鼠标指针移出悬停窗口。

信息存储条目的悬停窗口显示以下信息:

  • 常规 选项卡。它包含:

    • 信息存储模块图标。

    • 信息存储条目的标题和创建者。

    • 表示每个指定类别的彩色图标。

    • 如果信息存储条目包含文档,则显示信息存储条目文档的版本号、文件类型图标和文件名。

    • 用于打开和保存文档的图标。

    • 信息存储条目的注释。 视您注释的文字长度而定,一个垂直滚动条会显示。

  • 版本 选项卡。括号中的数字与文档版本数量有关。如果信息存储条目包含文档,则显示以下元素:

    • 用于显示或隐藏文档版本详细信息的加号或减号按钮。

    • 文档的版本号、文件类型图标和文件名。

    • 用于打开和保存文档版本的图标。

7.4.4. 打开或保存当前文档版本

一个信息存储条目可以包含多个版本的文档。如果是这种情形,您可以执行以下操作:

  • 打开当前文档版本。

    注: 要打开文档,您可能需要安装其他软件。

  • 保存当前文档版本。

7.6.2.3: 处理文档版本 中描述了如何打开或保存其他版本。

如何打开或保存当前文档版本:
  1. 在水平拆分视图中打开信息存储条目。切换到 概览 选项卡。

  2. 单击 文档 旁边的文档名。一个系统窗口打开。它显示用于打开文档的软件。

    注: 视浏览器而定,系统窗口的设计可能有所不同。

  3. 决定一项操作:

    • 如果要打开文档,请选择 打开方式 按钮。 注: 要打开文档,您可能需要安装其他软件。

    • 要在组件外保存文档,请选择 保存到磁盘

  4. 在系统窗口中单击 确定

提示: 此外,您还可以使用以下方法之一:

  • 在信息存储条目的悬停窗口中使用相应的图标。

  • 在列表视图中单击图标

  • 在列表视图中双击信息存储条目。

7.4.5. 发送信息存储条目

要将信息存储条目发送到其他用户,请选择以下可能的操作之一:

  • 如果信息存储条目包含一个文档,您可以将该文档作为电子邮件附件发送到任何电子邮件地址。

  • 您可以作为一个链接将信息存储条目发送到内部组件他用户。

如何作为电子邮件的附件发送信息存储条目的文档:
  1. 在水平拆分视图中打开信息存储条目。

  2. 编辑 面板中点击 发送附件。 如果使用 紧密面板,单击面板中的 发送 > 发送附件

结果: 电子邮件 窗口打开。文档的当前版本作为电子邮件附件输入。

如何作为一个链接发送信息存储条目:
  1. 在水平拆分视图中打开信息存储条目。

  2. 编辑 面板中点击 发送链接。 如果使用 紧密面板,单击面板中的 发送 > 发送链接

结果: 电子邮件 窗口打开。到信息存储条目的直接链接作为电子邮件文本输入。

注: 为了让链接可被访问,电子邮件的收件人需要具备在包含信息存储条目的信息存储文件夹中读取对象的权限。8.6: 权限管理 中可以找到有关如何设置权限的信息。