7.1. Les composants de Agenda

Vous trouverez une introduction à l'interface graphique dans L'interface utilisateur.

Arborescence des dossiers Affiche les dossiers d'agenda, et vous permet de naviguer dans la structure des dossiers. Afin d'ouvrir l'arborescence des dossiers, cliquez sur le bouton Vue dans la barre d'outils. Activez la Vue dossier. Les fonctions suivantes sont disponibles :

  • Lorsque l'on clique sur un dossier, les rendez-vous de ce dossier s'affichent.

  • L'icône Actions sur le dossier figurant à côté du dossier sélectionné offre des fonctionnalités permettant d'organiser les données et de les échanger.

  • Des boutons dans l'arborescence des dossiers permettent de créer des dossiers.

  • Si vous utilisez plusieurs dossiers d'agenda privés, la case à cocher Afficher tous mes rendez-vous provenant de tous les agendas est visible. Elle détermine si les rendez-vous affichés correspondent seulement à l'agenda en cours ou à l'ensemble des agendas privés.

La barre d'outils Contient les boutons suivants dans les vues agenda :

Les boutons supplémentaires sont disponibles dans la vue liste :

Zone d'affichage Affiche soit la vue agenda ou soit la vue liste des rendez-vous d'un agenda. Afin de sélectionner une vue, cliquez sur le bouton Vue dans la barre d'outils.

Vue agenda Jour, Semaine ouvrée, Semaine ou MoisAffiche la vue de l'agenda pour l'intervalle de temps choisi.

  • L'intervalle de temps choisi est affiché dans le coin en haut à gauche de l'agenda

  • Dans les vues Jour, Semaine ouvrée et Semaine, la semaine calendaire actuelle est affichée à côté de la date.

    Lorsque l'on clique sur une date, un mini-calendrier apparaît, permettant ainsi de choisir une autre date.

  • La barre de navigation au-dessus de l'agenda permet de choisir l'intervalle de temps.

  • Dans les vues Jour, Semaine ouvrée et Semaine, une zone pour créer des rendez-vous sur toute la journée apparaît en haut de l'agenda.

  • Dans les vues Jour, Semaine ouvrée et Semaine, l'heure actuelle est mise en évidence par une ligne rouge sur l'agenda.

  • Dans les vues Semaine ouvrée, Semaine et Mois, le jour actuel est mis en évidence par un fond coloré.

  • Dans la vue Mois, le mois choisi, la semaine calendaire et l'année sont affichés à droite de l'agenda. Une barre de défilement à droite permet de choisir un autre mois.

  • Les rendez-vous sont signalés par différentes couleurs selon leur état de confirmation.

Lorsque l'on clique sur un rendez-vous, une fenêtre s'ouvre pour en afficher les détails.

Fenêtre Une fenêtre s'ouvre lorsque vous cliquez sur un rendez-vous dans la vue agenda. Affiche les données du rendez-vous, ainsi que les fonctions disponibles suivantes :

  • Boutons Modifier, Modifier l'état, Supprimer.

    Remarque : En fonction de la configuration du serveur, les limitations suivantes peuvent intervenir : certains boutons pour les rendez-vous de votre agenda privé ne sont disponibles que si vous avez l'autorisation pour exécuter la fonction sous-jacente. Si vous êtes un participant, vous ne pouvez ni modifier ni supprimer le rendez-vous. Si vous êtes l'organisateur, vous ne pouvez pas modifier votre état.

  • En cliquant sur Plus, un menu avec les fonctions suivantes s'ouvre : Déplacer, Imprimer.

Sous les boutons, les mêmes informations sont affichées dans la vue détaillée de la vue Liste.

Liste Affiche la liste des rendez-vous du dossier courant. Chaque jour pour lequel un rendez-vous est prévu affiche une en-tête avec la date. La date, l'heure, le fuseau horaire, l'icône de rendez-vous privé, le sujet et le lieu sont affichés. Vous disposez des possibilités suivantes :

  • Lorsque l'on clique sur un en-tête, le premier rendez-vous de cet intervalle de temps s'affiche.

  • Lorsque l'on clique sur un rendez-vous, ses détails sont affichés dans la vue détaillée.

  • Vous pouvez sélectionner plusieurs rendez-vous pour les modifier tous à la fois. Pour cela, activez les cases à cocher à proximité des rendez-vous en activant l'option Cases à cocher dans la liste déroulante Vue de la barre d'outils.

    Vous pouvez aussi utiliser les possibilités de sélection multiple offertes par votre système.

    Pour sélectionner tous les rendez-vous du dossier courant, cochez la case Tout sélectionner au-dessus de la liste.

  • Le nom du dossier courant apparaît au-dessus de la liste. Le nombre correspond au nombre d'objets dans ce dossier.

  • Un clic sur l'icône Trier au-dessus de la liste ouvre un menu permettant de trier les rendez-vous.

Vue détaillée En cliquant sur un rendez-vous de la liste, la vue détaillée affiche les données du rendez-vous, ainsi que les fonctions disponibles suivantes :

  • Date, type de répétition (pour les rendez-vous récurrents), heure et fuseau horaire

  • Sujet

  • Lieu du rendez-vous, s'il a été indiqué

  • Description du rendez-vous, si elle a été donnée

  • Si le rendez-vous s'effectue avec plusieurs participants, le nombre de participants ayant acceptés, refusés ou n'ayant pas répondus est affiché en haut à droite, au-dessus de la liste des participants. Cliquez sur les icônes pour filtrer la liste des participants.

  • Noms des participants, s'il y en a. Si vous cliquez sur un nom, une fenêtre s'ouvre. Elle comporte les éléments suivants :

    • Informations de contact de la personne.

    • Si vous avez échangé des courriels avec cette personne, ceux-ci apparaissent en dessous de l'intituléConversations récentes.

    • Si vous avez des rendez-vous prévus avec cette personne, ceux-ci apparaissent sous l'intitulé Rendez-vous partagés.

    • Détails de cette personne sur les réseaux sociaux tels que Xing ou LinkedIn. Vous pouvez utiliser les boutons disponibles pour ouvrir le profil de cette personne.

    Si vous cliquez sur un rendez-vous ou un courriel, une nouvelle fenêtre s'ouvre.

  • Si le rendez-vous comporte d'autres participants, les boutons suivants sont affichés : Envoyer un courriel à tous les participants, Inviter à un nouveau rendez-vous, Enregistrer comme liste de diffusion

  • Noms de ressources existantes. Lorsque l'on clique sur une ressource, une fenêtre apparaît.

  • Si des participants externes sont concernés par le rendez-vous, leurs noms sont affichés en-dessous de Participants externes.

  • Détails

    • organisateur du rendez-vous

    • disponibilité

    • quel dossier

    • qui a créé le rendez-vous et quand

    • qui a modifié le rendez-vous pour la dernière fois