Les termes de recherche vous permettent de trouver les éléments du dépôt de données dans le dossier actuel du dépôt de données. Le terme de recherche définit la chaîne de caractères à chercher.
Tous les éléments du dépôt de données contenant le terme de recherche dans leur titre seront affichés.
Par exemple, pour trouver les éléments du dépôt de données qui ont pour titre « Éditions du marketing » et « Principes de base du marketing », utilisez le terme de recherche « marketing ».
Comment chercher un élément du dépôt de données:Dans l'arborescence des dossiers, sélectionnez le dossier du dépôt de données dans lequel on doit chercher.
Ouvrez la vue sous forme de division horizontale ou de liste.
Pour sélectionner un ou plusieurs critères de recherche, cliquez sur l'icône située à gauche du champ de saisie .
Saisissez le terme de recherche dans la zone de saisie.
Cliquez sur l'icône .
Résultat : La fenêtre de vue d'ensemble affiche uniquement les éléments du dépôt de données correspondant aux termes définis dans la recherche.
Comment afficher tous les éléments du dépôt de données dans le dossier actuellement sélectionné :Cliquez sur l'icône .
Toutes les données saisies lorsque vous avez créé l'élément du dépôt de données peuvent être modifiées plus tard.
Remarque : Pour être en mesure de modifier un élément du dépôt de données dans un dossier public ou partagé, vous devez avoir le droit de modifier les objets dans le dossier concerné.
Comment modifier un élément du dépôt de données :Sélectionnez un élément du dépôt de données dans la vue sous forme de division horizontale ou de liste.
Dans l'onglet La fenêtre du tableau de bord, cliquez sur . Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément du tableau de bord.Élément du dépôt s'ouvre.
Modifiez les données d'un élément du dépôt de données. Une description détaillée des données se trouve dans 7.5: Créer un élément du dépôt de données. Les instructions permettant de travailler avec les versions d'un document se trouvent dans 7.6.2.3: Travailler avec les versions du document.
Cliquez sur
dans le tableau de bord. La fenêtre se ferme.Résultat : L'élément du dépôt de données est modifié.
Si vous ne souhaitez pas accepter les changements, cliquez sur
.Conseil : Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel pour modifier l'élément.
Si vous modifiez un élément du dépôt de données, vous devriez verrouiller l'élément. Le but de la fermeture est le suivant :
Le cadenas indique aux autres utilisateurs que l'élément du dépôt de données est actuellement en cours d'utilisation et ne pourra pas être à jour.
Si l'élément verrouillé se trouve dans un dossier du dépôt de données partagé avec d'autres utilisateurs ayant des droits de modification, ceux-ci ne pourront pas modifier l'élément verrouillé.
Sélectionnez un ou plusieurs éléments du dépôt de données présentés sous forme de division horizontale ou de liste.
Dans la section
du tableau de bord, cliquez sur . Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément du tableau de bord.Sélectionnez un ou plusieurs éléments du dépôt de données présentés sous forme de division horizontale ou de liste.
Dans la section
du tableau de bord, cliquez sur . Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément du tableau de bord.Conseil : Vous pouvez également lancer les fonctions et dans le menu contextuel.
Vous pouvez supprimer le document depuis un élément du dépôt de données. Cette opération supprime également toutes les versions du document. Des informations complémentaires sur la manière de travailler avec des versions de document se trouvent dans 7.6.2.3: Travailler avec les versions du document.
Remarque : Cette fonction ne supprime aucun document de votre disque local.
Comment faire pour supprimer un document de l'élément du dépôt de données :Sélectionnez un élément du dépôt de données dans la vue sous forme de division horizontale ou de liste.
Dans l'onglet La fenêtre du tableau de bord, cliquez sur . Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément du tableau de bord.Élément du dépôt s'ouvre.
Cliquez sur le boutonDétacher le fichier s'ouvre.
. La fenêtreSi vous êtes sûr de vouloir supprimer toutes les versions du document de l'élément du dépôt de données, cliquez sur
.Résultat : Toutes les versions de fichier du document sont enlevées de l'élément du dépôt de données. L'élément du dépôt de données est conservé.
Si un élément du dépôt de données contient un document, vous pouvez effectuer les actions suivantes :
Ajouter une nouvelle version du document
Supprimer une version du document
Définir une version du document comme la version actuelle
Sélectionnez un élément du dépôt de données dans la vue sous forme de division horizontale ou de liste.
Dans l'onglet La fenêtre du tableau de bord, cliquez sur . Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément du tableau de bord.Élément du dépôt s'ouvre.
Cliquez sur le bouton
.Cliquez sur le bouton
.Sélectionnez le fichier à ajouter en pièce jointe. Fermez la fenêtre de dialogue de sélection de fichiers.
Cliquez sur l'icône
dans la tableau de bord. La fenêtre sera fermée.Si nécessaire, saisissez un commentaire dans la fenêtre qui apparaîtCommentaires.
Cliquez sur
dans la fenêtre qui apparaît. Si vous ne voulez pas saisir un commentaire, cliquez sur . Pour annuler le processus, cliquez sur .Résultat : Le document est transféré sur le serveur. Dès que le processus est terminé, la fenêtre Élément du dépôt de données se ferme.
Remarque : Selon la taille de fichier du document et du taux de transfert de la connexion, ce processus peut prendre un certain temps.
Comment supprimer une version du document de l'élément du dépôt de données :Ouvrir un élément dans la vue sous forme de Division horizontale.
Sélectionnez l'onglet
.Cliquez avec le bouton droit sur une version du document dans la vue en liste.
Cliquez sur La fenêtre dans le menu contextuel.Supprimer la version s'affiche.
Si vous êtes sûr de vouloir supprimer la version du document, cliquez sur
.Résultat : La version du document est enlevée de l'élément du dépôt de données.
Remarque : Cette fonction ne supprime aucun document de votre disque local.
Comment définir une version du document comme la version actuelle :Ouvrez un élément du dépôt de données présenté sous forme de division horizontale.
Sélectionnez l'onglet
.Cliquez avec le bouton droit sur une version du document dans la vue en liste.
Cliquez sur dans le menu contextuel.
Résultat : La version du document sélectionné est définie comme la version actuelle.
Les possibilités suivantes permettent d'imprimer les éléments du dépôt de données :
Imprimer une liste d'éléments du dépôt
Imprimer les données d'un élément du dépôt de données
Ouvrez la vue Liste dans le tableau de bord.
Choisissez les éléments du dépôt de données à imprimer.
Dans l'onglet Une nouvelle fenêtre avec l'aperçu avant impression et la fenêtre système du tableau de bord, cliquez sur . Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'icône du tableau de bord. Imprimer s'ouvrent.
Au besoin, changez les réglages d'impression dans la boîte de dialogue du système.
Dans la fenêtre système, cliquez sur
.Résultat: La liste des éléments du dépôt de données est imprimée.
Comment imprimer les données d'un élément du dépôt de données :Ouvrez un élément du dépôt de données présenté sous forme de division horizontale.
Dans l'onglet Une nouvelle fenêtre avec l'aperçu avant impression et la fenêtre système du tableau de bord, cliquez sur . Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'icône du tableau de bord. Imprimer s'ouvrent.
Au besoin, changez les réglages d'impression dans la boîte de dialogue du système.
Dans la fenêtre système, cliquez sur
.Résultat : Les données d'un élément du dépôt de données sont imprimées.
Pour déplacer les éléments du dépôt de données, il existe les possibilités suivantes :
Depuis le tableau de bord
Par glisser-déposer
Remarque : Lorsque l'on déplace des éléments du dépôt de données d'un dossier source vers un dossier cible, vous devez disposer des droits suivants :
Les droits de suppression pour les objets dans le dossier source
Le droit de création des objets dans le dossier cible
Sélectionnez un ou plusieurs éléments du dépôt de données présentés sous forme de division horizontale ou de liste.
Dans l'onglet La fenêtre du tableau de bord, cliquez sur . Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément du tableau de bord.Choisir le dossier s'ouvre.
Cliquez sur un dossier du dépôt de données dans la fenêtre Choisir le dossier. Vous ne pouvez cliquer que sur les dossiers dont vous pouvez déplacer les éléments.
Résultat : Les éléments du dépôt de données sont déplacés.
Si vous souhaitez annuler le processus, cliquez sur le bouton Choisir le dossier.
Comment déplacer des éléments du dépôt de données par glisser-déposer : dans la partie supérieure droite de la fenêtreSélectionnez un ou plusieurs éléments du dépôt de données présentés sous forme de division horizontale ou de liste.
Faites glisser un élément sélectionné vers un dossier du dépôt de données. Une icône à côté du pointeur de la souris signifie :
Lors du déplacement vers une cible valide, une coche verte s'affiche.
Lors du déplacement vers une cible invalide, une icône d'interdiction rouge apparaît.
Relâchez le bouton de la souris sur le dossier cible.
Résultat : Les éléments du dépôt de données sont déplacés.
Si vous souhaitez annuler le processus, relâchez le bouton de la souris au-dessus d'une cible invalide.
Les possibilités suivantes s'ouvrent à vous :
Attribuer des catégories à des éléments existants du dépôt de données ;
Supprimer des catégories attribuées.
De plus amples informations sur la définition de catégories se trouvent dans 8.2.3: Gérer les marques.
Comment modifier les catégories d'un élément du dépôt de données :Sélectionnez un élément du dépôt de données dans la vue Liste ou Division horizontale.
Dans l'onglet La fenêtre du tableau de bord, cliquez sur . Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément du tableau de bord. Élément du dépôt s'ouvre.
Modifiez les catégories de l'élément du dépôt de données. Une description se trouve dans 7.5.2: Ajout de catégories.
Les drapeaux sont des étiquettes de couleur servant à marquer les éléments du dépôt de données. Vous pouvez déterminer la signification de chaque couleur.
Dans la vue sous forme de division horizontale ou sous forme de liste, les drapeaux apparaissent dans la dernière colonne.
Comment identifier des éléments du dépôt de données avec des drapeaux :Sélectionnez un élément du dépôt de données dans la vue sous forme de division horizontale ou de liste.
Dans la section
du tableau de bord, cliquez sur un élément de votre choix. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément du tableau de bord puis sur le drapeau de votre choix.Résultat: Les éléments sélectionnés du dépôt de données sont marqués par des drapeaux.
Comment supprimer les drapeaux :Dans la vue sous forme de division horizontale ou liste, sélectionnez les éléments du dépôt de données marqués par des drapeaux.
Cliquez sur dans l'onglet Drapeaux du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément du tableau de bord.
Résultat : Le drapeau est supprimé.
Avertissement : Les éléments supprimés du dépôt de données ne peuvent plus être restaurés. Avant de supprimer un élément, assurez-vous que vous n'en avez plus l'utilité.
Remarque : Si vous souhaitez supprimer un élément du dépôt de données dans un dossier public ou partagé, vous devez avoir le droit de suppression sur les objets dans ces dossiers.
Comment supprimer un ou plusieurs éléments du dépôt de données :Sélectionnez un ou plusieurs éléments du dépôt de données présentés sous forme de division horizontale ou de liste.
Dans l'onglet La fenêtre du tableau de bord, cliquez sur . Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément du tableau de bord.Supprimer les éléments s'ouvre.
Si vous êtes sûr de vouloir supprimer les éléments du dépôt de données, cliquez sur
.Résultat : L'élément du dépôt de données est définitivement supprimé.
Conseil : Vous pouvez également supprimer les éléments du dépôt de données en utilisant le menu contextuel ou la touche <suppr>.
Avec WebDAV, vous pouvez accéder aux éléments du dépôt de données de la même manière que lorsque vous accédez aux fichiers sur votre disque local. Les avantages et les inconvénients de WebDAV par rapport à l'interface utilisateur du logiciel de travail collaboratif sont :
L'avantage est l'accès rapide et direct avec le navigateur ou l'explorateur.Vous n'avez pas à être connecté à l'interface utilisateur du logiciel de travail collaboratif.
L'inconvénient est que vous ne pouvez voir que la version actuelle du document. L'historique et les informations complémentaires des documents, par exemple les observations, ne sont pas visibles.
Avertissement : Lorsque vous supprimez un élément de fichier avec WebDAV, vous supprimez toutes les versions du fichier, pas uniquement la version actuelle. Pour pouvoir supprimer une version précise du document, utilisez exclusivement les méthodes décrites dans 7.6.2.3: Travailler avec les versions du document.
Selon le système d'exploitation installé sur votre machine, l'accès par WebDav au dépôt de données se configure de différentes manières.
Ouvrir Konqueror de KDE ou un navigateur semblable.
Saisissez l'adresse suivante dans le champ Open-Xchange.
: webdav://<adresse>/servlet/webdav.infostore où <adresse> doit être remplacée par l'adresse IP ou l'URL du serveurSaisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Utilisez vos données de connexion au serveur Open-Xchange .
Résultat : Les éléments du dépôt de données sont affichés dans le navigateur.
Dans la fenêtre Poste de travail, cliquez sur ou double-cliquez sur l'icône dans le Bureau Windows.
Cliquez sur Favoris réseau, ouvrez la fenêtre de dialogue Gestion du réseau et cliquez sur
. Un assistant permettant l'ajout de ressources réseau est lancé. Cliquez sur .Dans la fenêtre de dialogue suivante, sélectionnez
.Saisissez l'adresse suivante : https://<adresse>/servlet/webdav.infostore , où <adresse> doit être remplacée par l'adresse IP ou l'URL du serveur Open-Xchange.
Saisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Utilisez vos données de connexion au serveur Open-Xchange .
Dans la fenêtre de dialogue suivante, vous pouvez affecter un nom à la ressource réseau.
Remarque : Si vous avez réglé votre encodage en ISO, veuillez ne pas employer de caractères spéciaux pour les noms de fichiers ou de dossiers. Le serveur Open-Xchange utilise l'encodage UTF-8.
Dans la fenêtre de dialogue suivante, cliquez sur
.Résultat : Vous pouvez utiliser l'emplacement réseau pour accéder à vos éléments du dépôt de données.
Avant d'utiliser WebDAV, il vous faut installer une mise à jour logicielle de Microsoft.
Comment installer la mise à jour logicielle de Microsoft pour WebDAV :Ouvrez un navigateur web.
Saisissez l'adresse suivante : http://support.microsoft.com/kb/907306
Allez jusqu'à la section Plus d'informations et cliquez sur .
Sur la page de téléchargement, cliquez sur
. Le fichier Webfldrs-KB907306-ENU.exe sera téléchargé.Double-cliquez sur ce fichier. L'installation va commencer.
Dans l'explorateur Windows, ouvrez
.Cliquez avec le bouton droit sur une zone vide dans le volet droit de l'explorateur. À partir du menu déroulant, choisissez Ajouter un emplacement réseau s'ouvre. Cliquez sur .
. La fenêtre de dialogueSélectionnez
. Cliquez sur .Dans la fenêtre de dialogue Ajouter un emplacement réseau, saisissez l'adresse suivante : https://<adresse>/servlet/webdav.infostore où <adresse> doit être remplacée par l'adresse IP ou l'URL du serveur Open-Xchange.
Saisissez vos nom d'utilisateur et mot de passe. Servez-vous de vos données de connexion du serveur Open-Xchange.
Dans la fenêtre de dialogue suivante, vous pouvez affecter un nom à la ressource.
Dans la fenêtre de dialogue suivante, cliquez sur
.Résultat : Sous , vous pouvez accéder à vos éléments du dépôt de données.
Conseil : On peut également utiliser OX Updater pour configurer l'accès WebDAV. D'autres informations se trouvent dans la documentation utilisateur de OX Updater.
Avant de configurer l'accès WebDAV comme décrit ci-dessous, il faut installer une « Microsoft Software Update ». Les instructions pour ce faire se trouvent dans 7.6.8.3: Accéder sous Windows Vista.
Comment configurer l'accès WebDAV sous Windows 7 :Dans la zone de navigation de l'explorateur Windows, choisissez l'élément
.Dans la barre d'icônes, cliquez sur Connecter un lecteur réseau s'ouvre.
. La fenêtreCliquez sur Ajouter une adresse réseau s'ouvre. Cliquez sur .
. La fenêtreSélectionnez
. Cliquez sur .Dans le champ de saisie Adresse Internet ou adresse réseau, saisissez l'adresse suivante : https://<adresse>/servlet/webdav.infostore Remplacez <adresse> par l'adresse IP ou l'URL du serveur Open-Xchange. Cliquez sur .
Saisissez vos nom d'utilisateur et mot de passer pour le serveur Open-Xchange. Cliquez sur .
Sur la page suivante, vous pouvez affecter un nom à l'adresse réseau. Cliquez sur
.Cliquez sur
.Résultat : Sous , vous pouvez accéder aux éléments de votre dépôt de données.