Agenda

7.1. De Agenda Componenten

Een introductie voor de gebruikersinterface kan u vinden in De Gebruikersinterface.

Mappenboom Toont de agendamappen. Maakt het mogelijk door de mappenboom te navigeren. Om de mappenboom te openen klikt u op het Overzicht pictogram in de werkbalk. Schakel Mappenoverzicht in. De volgende functies zijn beschikbaar:

  • Als u op een map klikt, worden de afspraken in deze map getoond.

  • Klik op het Map-specifieke acties pictogram naast de geselecteerde mappen heeft functies voor gegevensbeheer en voor gegevensuitwisseling.

  • Knoppen in de mappenboom bieden de mogelijkheid voor het aanmaken van mappen.

  • Als u verschillende persoonlijke agendamappen heeft wordt het selectievakje Toon alle afspraken uit alle persoonlijke agenda's getoond. Het geeft aan of alleen de afspraken uit de huidige agenda óf alle afspraken uit alle persoonlijke mappen moeten worden

Werkbalk Bevat de volgende knoppen in het kalenderoverzicht:

  • Nieuw knop. Maakt een nieuwe afspraak.

  • Planning knop. Opent een planningsoverzicht voor het plannen van afspraken met meerdere deelnemers.

  • Overzicht knop. Opent een menu met de volgende elementen:

    • Dag, Werk week, Week of Maand selectievak. Maakt het mogelijk agendaoverzichtte selecteren.

    • Lijst selectievak. Activeert het lijstoverzicht.

    • Mapoverzicht selectievak. Opent en sluit de mappenboom.

    • Als het agendaoverzicht is gekozen: Donkere kleuren selectievak. Toont de afspraken in donkere kleuren.

    • Selectievakken selectievak. Toont een selectievak voor elk e-mailbericht. Dit maakt het mogelijk om meerdere e-mailberichten tegelijk te bewerken.

    • Afdrukken knop. Opent het afdrukvoorbeeld voor het afdrukken van een kalenderblad.

Andere knoppen die beschikbaar zijn in het lijstoverzicht:

Hoofdgebied Dit toont een kalenderoverzicht of een lijstoverzicht van de afspraken. Om een overzicht te selecteren, klikt u op de Overzicht knop in de werkbalk.

Dag, Werkweek, Week of Maand overzicht. Toont het agendaoverzicht voor de gekozen tijdsinterval.

  • De geselecteerde tijdsinterval wordt in de linker bovenhoek van de agenda getoond.

  • In het Dag, Werk week en Week overzicht wordt de huidige agenda week getoond naast de datum.

    Als u op een datum klikt wordt een minikalender geopend om een andere datum te kiezen.

  • De navigatiebalk boven het agendagebied geeft u de mogelijkheid een tijdsinterval te kiezen.

  • In het Dag, Werk week en Week overzichten is bovenaan gebied voor het maken van dagafspraken.

  • In de Dag, Werk week en Week overzichten wordt de huidige tijd in het agendablad gemarkeerd met een rode lijn.

  • In de Werk week, Week en Maand overzichten word de huidige dag in de agenda gemarkeerd met een gekleurde achtergrond.

  • In het Maand overzicht worden de geselecteerde maand, kalenderweek en jaar getoond aan de rechterkant van het agendablad. Een schuifbalk aan de rechterkant laat u een andere maand kiezen.

  • Afhankelijk van de bevestigingsstatus worden afspraken gemarkeerd met verschillende kleuren.

Als u klikt op een afspraak worden de gegevens getoond in de pop-up.

Pop-up Als u op een afspraak klikt wordt een pop-up geopend. Deze toont de gegevens van de afspraak en de beschikbare functies:

  • Knoppen Bewerken, Verander status, Verwijderen.

    Opmerking: Afhankelijk van de serverconfiguratie zijn de volgende limieten mogelijk van kracht: Sommige knoppen voor afspraken in uw privéagenda worden alleen getoond als u de juiste rechten heeft om de functie uit te voeren. Als u een deelnemer bent kan u een afspraak niet wijzigen of verwijderen. Als u de organisator bent, kan u de status niet wijzigen

  • Als u op Meer klikt, opent een menu met de volgende items: Verplaatsen, Afdrukken.

Onder de knoppen wordt de zelfde informatie getoond als in het Detailoverzicht in het Lijst overzicht.

Lijst Toont een lijst van afspraken in de huidige map. Elke dag met een afspraak toont een kop met een datum. Datum, tijd, tijdzone, privéafspraak pictogram, onderwerp en locatie worden getoond. De volgende functies zijn beschikbaar:

  • Als u op een kop klikt, wordt de eerste afspraak van deze tijdsinterval getoond.

  • Na het klikken op een afspraak wordt de betrokken informatie getoond in het detailoverzicht.

  • U kan meerdere afspraken selecteren om deze tegelijk te bewerken. Hiervoor moet u de selectievakken naast de de taken inschakelen door de Selectievakken optie in te schakelen vanuit het Overzicht drop-down menu in the toolbar.

    U kan de systeemfuncties gebruiken voor het selecteren van meerdere items.

    Om alle afspraken uit de huidige map te selecteren schakelt u het Selecteer alles selectievak boven de lijst in.

  • De tekst boven de lijst bevat de naam van de gekozen map. Het nummer komt overeen met het aantal objecten in de geselecteerde map.

  • Klik op het Sorteren pictogram bovenaan de lijst, dit opent een menu dat het mogelijk maakt afspraken te sorteren.

Detailoverzicht Na het klikken op een afspraak in de lijst, wordt de betrokken informatie getoond in het detailoverzicht met de beschikbare functies:

  • Datum, het herhalingstype (voor terugkerende afspraken), tijd en de tijdzone

  • Onderwerp

  • Locatie van de afspraak, als deze is ingegeven.

  • Omschrijving van de afspraak, als deze is ingegeven.

  • Als de afspraak meerdere deelnemers heeft, wordt het aantal deelnemers welke hebben geaccepteerd, afgewezen of nog niet hebben gereageerd getoond in de rechterbovenhoek boven de lijst van deelnemers. Om de lijst van deelnemers te filteren klikt u op de pictogrammen.

  • Namen van deelnemers, als deze bestaan. Als u op een naam klikt wordt een pop-up geopend. Het bestand bevat de volgende componenten:

    • De contactgegevens van de persoon.

    • Als u e-mailberichten heeft uitgewisseld met deze persoon, worden deze getoond onder Recente conversaties.

    • Als u afspraken heeft gemaakt met deze persoon, worden deze getoond onder Gedeelde afspraken.

    • de persoonlijke informatie van sociale netwerken zoals Xing en LinkedIn. U kunt de beschikbare knoppen gebruiken om het profiel van deze persoon te openen.

    Als u op een afspraak of een e-mailbericht klikt wordt een volgende pop-up geopend.

  • Afhankelijk van de instellingen van de groupware geeft een gekleurde stip naast de naam de Messenger status van de deelnemer.

  • Als een afspraak andere deelnemers heeft worden de volgende knoppen getoond: Verzend e-mailbericht naar alle deelnemers, Uitnodigen voor een nieuwe afspraak, Opslaan als distributielijst getoond.

  • Namen van bestaande bronnen. Als u op een bron klikt wordt een pop-up geopend.

  • Als de afspraak externe partners bevat worden deze getoond onder het kopje externe deelnemers.

  • Details

    • de beheerder van de afspraak

    • beschikbaarheid

    • welke map

    • wie de afspraak heeft gemaakt en wanneer

    • wie was de laatste persoon die de afspraak heeft aangepast