章 13. 問與答

內容目錄

常見問題集
13.1 一般問題
問: 我在哪裡找到我的個人資料與設定?
問: 我要如何更改密碼?
問: 為什麼找不到某些按鈕或輸入欄位?
問: 我如何在有新郵件或約會邀請時被通知?
問: 我要如何閱讀社交網路或網路新聞上的訊息?
13.2 關於電子郵件與聯絡人的問題
問: 我要如何一次傳送郵件給多個收件人?
問: 副本... 與 密件副本... 欄位有何不同?
問: 我常寄出一些內容相同或類似的郵件。我要如何加速過程?
問: 我可以存取寄給我其他的帳戶 (例如 Google Mail) 的郵件嗎?
問: 我要如何自動轉寄郵件給取代我的人?
問: 如何保持我的電子郵件帳號收件匣概觀?
問: 我要如何在郵件過濾規則中設定條件?
問: 我要如何使用我社群網路中的聯絡人?
13.3 關於工作、行事曆、約會的問題
問: 什麼情況下該使用工作,又該在什麼情況下使用約會?
問: 我要如何自郵件建立工作?
問: 我要如何將其他人指定為某約會的負責人?
問: 我要如何使用狀態顯示功能,例如: 空閒、約會、不在等等?
問: 我要如何使用行事曆或任務的重複活動設定?
問: 建立約會時如何尋找空閒時間?
13.4 關於資料管理與團隊工作的問題
問: 我要如何讓外部夥伴得到我的某些聯絡人?
問: 我要如何共享某份文件給我的外部夥伴?
問: 我想與其他使用者分享資料夾。我應該設定那些權限?
13.1 一般問題
問: 我在哪裡找到我的個人資料與設定?
問: 我要如何更改密碼?
問: 為什麼找不到某些按鈕或輸入欄位?
問: 我如何在有新郵件或約會邀請時被通知?
問: 我要如何閱讀社交網路或網路新聞上的訊息?
13.2 關於電子郵件與聯絡人的問題
問: 我要如何一次傳送郵件給多個收件人?
問: 副本... 與 密件副本... 欄位有何不同?
問: 我常寄出一些內容相同或類似的郵件。我要如何加速過程?
問: 我可以存取寄給我其他的帳戶 (例如 Google Mail) 的郵件嗎?
問: 我要如何自動轉寄郵件給取代我的人?
問: 如何保持我的電子郵件帳號收件匣概觀?
問: 我要如何在郵件過濾規則中設定條件?
問: 我要如何使用我社群網路中的聯絡人?
13.3 關於工作、行事曆、約會的問題
問: 什麼情況下該使用工作,又該在什麼情況下使用約會?
問: 我要如何自郵件建立工作?
問: 我要如何將其他人指定為某約會的負責人?
問: 我要如何使用狀態顯示功能,例如: 空閒、約會、不在等等?
問: 我要如何使用行事曆或任務的重複活動設定?
問: 建立約會時如何尋找空閒時間?
13.4 關於資料管理與團隊工作的問題
問: 我要如何讓外部夥伴得到我的某些聯絡人?
問: 我要如何共享某份文件給我的外部夥伴?
問: 我想與其他使用者分享資料夾。我應該設定那些權限?

13.1. 一般問題

問: 我在哪裡找到我的個人資料與設定?
問: 我要如何更改密碼?
問: 為什麼找不到某些按鈕或輸入欄位?
問: 我如何在有新郵件或約會邀請時被通知?
問: 我要如何閱讀社交網路或網路新聞上的訊息?

問:

我在哪裡找到我的個人資料與設定?

答:

您可以自訂下列資料與設定:

問:

我要如何更改密碼?

答:

要修改您的密碼,點選 入口 應用程式中的 使用者資料 方塊的 我的密碼。在此 教學 中了解更多資訊

問:

為什麼找不到某些按鈕或輸入欄位?

答:

若找不到某些按鈕或輸入欄位,可能是因為下列原因被隱藏了:

  • 某功能在目前環境中無法使用。

  • 為了讓使用者介面能夠更簡潔,一些比較不常使用到的控制元件將不會顯示。這種情況下將會顯示 更多 按鈕。若要檢視所有功能,請點下此按鈕。

問:

我如何在有新郵件或約會邀請時被通知?

答:

有新電子郵件或約會通知時,選單列右邊的 未讀徽章 圖示 將會顯示新物件的數量。點下圖示以開啟 通知區域。這裡包含了新物件的資訊。從此,您可以直接啟用某些功能,例如閱讀新郵件或確認新約會。資訊可以在 使用者介面 找到。

問:

我要如何閱讀社交網路或網路新聞上的訊息?

答:

透過 新增 新聞小工具的方塊,您可以在 入口 應用程式,您可以閱讀您的社群網路或網路新聞網站上的頁面,或是某個網站中的圖片。

13.2. 關於電子郵件與聯絡人的問題

問: 我要如何一次傳送郵件給多個收件人?
問: 副本... 與 密件副本... 欄位有何不同?
問: 我常寄出一些內容相同或類似的郵件。我要如何加速過程?
問: 我可以存取寄給我其他的帳戶 (例如 Google Mail) 的郵件嗎?
問: 我要如何自動轉寄郵件給取代我的人?
問: 如何保持我的電子郵件帳號收件匣概觀?
問: 我要如何在郵件過濾規則中設定條件?
問: 我要如何使用我社群網路中的聯絡人?

問:

我要如何一次傳送郵件給多個收件人?

答:

若要一次傳送郵件給多個收件人,您可以透過下列方式進行:

  • 給...副本給...密件副本給... 欄位中一次輸入多個收件者。使用自動完成功能以簡化輸入郵件地址。此 FAQ 清單 解釋了不同欄位間的差別。

  • 若您常常寄送郵件給某群人,您可以在 建立收件清單,並將聯絡人加入郵件清單。可以在 創建通訊組列表 當中找到更多資訊。

問:

副本...密件副本... 欄位有何不同?

答:

輸入在 給...副本給... 欄位中的收件者,將會被所有收件者 給...副本給... 欄位的收件者看到。輸入在 密件副本給... 欄位中的收件者,將不會被任何 給...副本給...、或 密件副本給... 的收件者看到。實務上,這代表:

  • 若您發送郵件給某個團隊,而每個收件者都應該知道還有誰收到郵件的話,請將收件者輸入至 給...副本給...

  • 若您發送郵件給某些不應該被其他人看到的收件者,請將其輸入於 副本給....

問:

我常寄出一些內容相同或類似的郵件。我要如何加速過程?

答:

您可以將郵件儲存為草稿。可以在 使用電子郵件草稿 當中找到更多資訊。

問:

我可以存取寄給我其他的帳戶 (例如 Google Mail) 的郵件嗎?

答:

針對多數的電子郵件服務提供商,您可以設定外部電子郵件帳號,例如 Google Mail。您只需要各個帳號的設定資料即可開始設定。當您設定外部電子郵件帳號後,您將可以在資料夾樹中存取那些郵件。可以在 電子郵件帳號 當中找到更多資訊。

問:

我要如何自動轉寄郵件給取代我的人?

答:

點選設定中的 自動轉寄功能。可以在 自動轉發電子郵件 當中找到更多資訊。

問:

如何保持我的電子郵件帳號收件匣概觀?

答:

使用統一郵件在統一個資料夾中顯示多個電子郵件帳號的收件匣。可以在 使用統一郵件 當中找到更多資訊。

問:

我要如何在郵件過濾規則中設定條件?

答:

您可以通過以下方式創建條件

  • 選擇一個電子郵件元素(例如「主旨」);

  • 選擇一個標準(例如「完全相同」);

  • 輸入一個參數(例如「議程」)。

在這個例子中,將會驗證電子郵件的主題是否與參數的字符 (「議程」) 完全相同。您可以控制條件是否符合標準和字符串。將在下面的示例中說明單個標準之間的差異。在這些示例中,用主題篩選電子郵件。

  • 標準:「包含」如果主題包含變量中的字符,則符合條件。例如: 參數為「議程」。

    • 主題「議程」符合條件。

    • 主題「會議議程」也符合條件。

  • 標準:「完全等同」如果主題與變量的字符串完成相同,則符合條件。例如: 參數為「議程」。

    • 主題「議程」符合條件。

    • 主題「會議議程」不符合條件。

  • 標準:「匹配」如果主旨與變量中的字符完全相同,則符合條件。字符串可以包含通配符。例如: 參數為「議程」。*" 是表示任意字符的通配符。

    • 主題「議程更新」符合條件。

    • 主題「會議議程」不符合條件。

  • 標準:「正則匹配」 如果主題包含變量中的正則表達式提供的字符,則符合條件。正則表達式允許複雜的請求。可在網路上的相應網站中找到更多資訊。以下非常簡單的正則表達式可以洞察主題。例如: 參數為 "organi(z|s)ation"。表達式 "(z|s)" 表示字符 "z" 或 "s"。

    • 主題「議程更新」符合條件。

    • 主題 "organisation" 也符合條件。

    • 主題 "Organic" 不符合條件。

問:

我要如何使用我社群網路中的聯絡人?

答:

您可以透過訂閱聯絡人,使用您的社群網路,如 LinkedIn 或 Facebook 或 Xing 的聯絡人。可以在 訂閱數據 當中找到更多資訊。

13.3. 關於工作、行事曆、約會的問題

問: 什麼情況下該使用工作,又該在什麼情況下使用約會?
問: 我要如何自郵件建立工作?
問: 我要如何將其他人指定為某約會的負責人?
問: 我要如何使用狀態顯示功能,例如: 空閒、約會、不在等等?
問: 我要如何使用行事曆或任務的重複活動設定?
問: 建立約會時如何尋找空閒時間?

問:

什麼情況下該使用工作,又該在什麼情況下使用約會?

答:

應使用約會或任務要視下列條件而定:

  • 約會發生於定義好的某個時間點若您需要在某個時間進行某個動作,請針對此動作建立約會。

  • 工作則有到期日,有時還會有優先權的差別。若您事件的時程靈活,並且只需要在到期日前完成,請為此事件建立工作。

問:

我要如何自郵件建立工作?

答:

使用 電子郵件 應用程式顯示區域的 提醒 功能。資訊可以在 啟用郵件提醒 找到。

問:

我要如何將其他人指定為某約會的負責人?

答:

請其他人建立有寫入權限的行事曆資料夾。並在此共享的資料夾中輸入這個人的約會。這個人將會顯示為約會發起人。.

問:

我要如何使用狀態顯示功能,例如: 空閒、約會、不在等等?

答:

若您想避免在練約會時造成衝突,請此用 空閒 狀態。其他的狀態都將會在重疊的約會出現時產生衝突訊息。

問:

我要如何使用行事曆或任務的重複活動設定?

答:

舉例 1: 某個約會或任務應該隔天重複發生。應開始於 2013-01-07 並應發生五次。

  • 開始於 2013-01-07

  • 每天

  • 事件每 2 日重複一次。

  • 此序列結束於 5 次約會或任務後。

答:

舉例 2: 某個約會或任務應該於每周二與每周五發生。應開始於 2013-01-08。

  • 開始於 2013-01-08

  • 每週

  • 事件重複發生於每周二、每周五。

  • 序列不結束。

答:

舉例 3: 某個約會或任務應該於每兩周的周三發生。開始於 2013-01-09。最後一次約會應發生於 2013-03-27。

  • 開始於 2013-09-01

  • 每週

  • 事件將於每兩周的周三發生。

  • 序列結束於 2013-03-27。

答:

舉例 4: 某約會或任務應發生於每月的第一個星期一。開始於 2013-02-04。事件應發生 12 次。

  • 開始於 2013-02-04

  • 每月

  • 此事件將於每月的第一個星期一重複發生。

  • 此序列在 12 次後結束。

答:

舉例 5: 某約會或任務應發生於每年的十一月的最後一個星期五。應開始於 2013-11-29。

  • 開始於 2013-11-29

  • 每年

  • 此事件於每個十一月的最後一個星期五發生。

  • 序列不結束。

問:

建立約會時如何尋找空閒時間?

答:

建立約會時點選 尋找空閒時間 或點下工具列中的 行程 圖示 。資訊可以在 與多個參與者排定約會 找到。

13.4. 關於資料管理與團隊工作的問題

問: 我要如何讓外部夥伴得到我的某些聯絡人?
問: 我要如何共享某份文件給我的外部夥伴?
問: 我想與其他使用者分享資料夾。我應該設定那些權限?

問:

我要如何讓外部夥伴得到我的某些聯絡人?

答:

您也可以讓外部夥伴存取您的組件聯絡人,或是您的社群網路,諸如 LinkedIn 的聯絡人。為此,請進行以下操作:

  1. 於通訊錄新增您的社群網路聯絡人。

  2. 建立新的聯絡人資料夾。複製所有您想要分享的聯絡人至這個聯絡人資料夾。

  3. 發布此聯絡人資料夾。可以在 發佈數據 當中找到更多資訊。

問:

我要如何共享某份文件給我的外部夥伴?

答:

您可以與外部夥伴分享文件內容。為此,請進行以下操作:

  1. 雲端硬碟 應用程式,您可以把文件放到獨立的資料夾。

  2. 發布此資料夾。可以在 發佈數據 當中找到更多資訊。

問:

我想與其他使用者分享資料夾。我應該設定那些權限?

答:

舉例 1: 某個使用者應被允許檢視資料夾中的物件,但不被允許修改或刪除。此使用者不應被允許建立新物件。設置

  • 資料夾權限: 新資料夾

  • 物件權限: 讀取所有物件、無編輯權限、無刪除權限

  • 管理權限: 無

答:

舉例 2: 某個使用者應被允許檢視資料夾中的物件,但不被允許修改或刪除。使用者應被允許建立並編輯物件。

  • 資料夾權限: 新資料夾

  • 物件權限: 讀取所有物件、無編輯權限、無刪除權限

  • 管理權限: 無

答:

舉例 3: 使用者不應檢視資料夾內的物件。使用者應被允許建立並編輯物件。

  • 資料夾權限: 建立物件

  • 物件權限: 讀取自己的物件、編輯物件、刪除自己的物件

  • 管理權限: 無

答:

舉例 4: 某個使用者應可檢視並編輯所有物件。使用者應被允許建立並編輯子資料夾與自己的物件。

  • 資料夾權限: 建立物件與子資料夾

  • 物件權限: 讀取所有物件、編輯所有物件、刪除所有物件

  • 管理權限: 無

答:

舉例 5: 使用應取得所有權限。該使用者應也能授權給其他使用者。

  • 資料夾權限: 建立物件與子資料夾

  • 物件權限: 讀取所有物件、編輯所有物件、刪除所有物件

  • 管理權限: 是