8.3. Import

Sie können Termine, Aufgaben und Kontaktdaten, die Sie mit anderen Anwendungen erstellt haben, in die Groupware importieren.

8.3.1. Welche Daten können importiert werden?

Folgende Daten werden unterstützt:

  • iCal

  • vCard

  • CSV

Daten vom Typ iCal dienen dem standardisierten Austausch von Kalenderdaten wie Termine und Aufgaben. Die übliche Namenserweiterung einer iCal-Datei ist ics.

Daten vom Typ vCard dienen dem standardisierten Austausch von Kontaktdaten in Form einer elektronischen Visitenkarte. Die übliche Namenserweiterung einer vCard-Datei ist vcf.

Daten vom Typ CSV dienen dem Austausch von Textdaten in Form einer Tabelle. Sie können aus einer CSV-Datei Kontaktdaten importieren. Die übliche Namenserweiterung einer CSV-Datei ist csv.

8.3.2. Termine und Aufgaben im iCal-Format importieren

8.3.2.1. Welche iCal-Objekte werden importiert?

Eine Beschreibung aller iCal-Objekte finden Sie im Dokument RFC2445.

Die folgende Tabelle zeigt, welche iCal-Objekte in die Groupware importiert werden und welche nicht. Die Angaben in den Spalten "Termine" und "Aufgaben" haben folgende Bedeutung:

  • Die Angabe "X" bedeutet, dass das Objekt importiert wird. Der Wert des Objekts ist in RFC2445 festgelegt.

  • Eine Zahl wie "255" bedeutet, dass das Objekt importiert wird. Die Zahl gibt die maximale Anzahl von Zeichen an.

  • Die Angabe "unbegrenzt" bedeutet, dass das Objekt importiert wird. Die maximale Anzahl von Zeichen ist nicht begrenzt.

  • Die Angabe "-" bedeutet, dass das Objekt nicht importiert wird.

KategorieiCal-ObjektTermineAufgaben
Calendar PropertiesCALSCALE--
 METHOD--
 PRODIDXX
 VERSIONXX
Calendar ComponentsVALARMXX
 VEVENTXX
 VFREEBUSY--
 VJOURNAL--
 VTIMEZONEXX
 VTODOXX
Component PropertiesATTACH--
 ATTENDEEXX
 CATEGORIESXX
 CLASSXX
 COMMENT--
 COMPLETED-X
 CONTACT--
 CREATEDXX
 DESCRIPTIONUnbegrenztUnbegrenzt
 DTENDXX
 DTSTAMPXX
 DTSTARTXX
 DUEXX
 DURATIONXX
 EXDATEX-
 EXRULE--
 FREEBUSY--
 GEO--
 LAST-MODIFIED--
 LOCATION255-
 ORGANIZER--
 PERCENT-COMPLETE-X
 PRIORITY-X
 RDATE--
 RECURRENCE-ID--
 RELATED-TO--
 REPEAT--
 REQUEST-STATUS--
 RESOURCESX-
 RRULEXX
 SEQUENCE--
 STATUS-X
 SUMMARY255255
 TRANSP-X
 TRIGGERXX
 TZIDXX
 TZNAMEXX
 TZOFFSETFROMXX
 TZOFFSETTOXX
 TZURLXX
 UIDXX
 URL--
Property ParametersCUTYPEXX
 DELEGATED-FROM--
 DELEGATED-TO--
 DIR--
 ENCODINGXX
 FMTTYPE--
 FBTYPE--
 LANGUAGE--
 MEMBER--
 PARTSTAT--
 RANGE--
 RELATED--
 RELTYPE--
 ROLE--
 RSVP--
 SENT-BY--
 TZIDXX
 VALUEXX

8.3.2.2. Welche iCal-Objekteigenschaften werden nicht unterstützt?

Die Groupware unterstützt Termine wie zum Beispiel: "Der letzte Sonntag in einem Monat".

Jedoch unterstützt die Groupware keine Termine, bei denen Tage vom Monatsende aus gezählt werden. Beispiel: "Der vorletzte Sonntag in einem Monat". Enthält ein Termin eine solche Angabe, wird der Termin nicht importiert.

Die Groupware unterstützt keine Alarmwiederholung. Beispiel für eine solche Angabe: "Erinnere mich viermal". Enthält ein Termin eine solche Angabe, wird diese Angabe ignoriert.

8.3.2.3. iCal-Import ausführen

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass die Datei, die Sie importieren, korrekte iCal-Daten enthält.

Hinweis: Sie können keine iCal-Daten importieren, die Sie in der Groupware mit Ihrem Benutzernamen exportiert haben.

So importieren Sie Termine oder Aufgaben im iCal-Format:
  1. Klicken Sie in der Titelleiste auf das Symbol Einstellungen .

  2. Klicken Sie im Ordnerbaum unterhalb von Einstellungen auf Importieren. Im Übersichtsfenster werden die Einstellmöglichkeiten für den Import angezeigt.

  3. Wählen Sie den Dateityp iCal. Bestimmen Sie, was Sie importieren wollen:

    • Wenn Sie Termine importieren wollen, wählen Sie im Drop-Down-Feld Termine.

    • Wenn Sie Aufgaben importieren wollen, wählen Sie im Drop-Down-Feld Aufgaben.

  4. Klicken Sie auf Ordner. Wählen Sie den Zielordner zum Importieren aus.

  5. Klicken Sie auf Durchsuchen. Wählen Sie die Datei, die Sie importieren wollen. Schließen Sie das Dateiauswahl-Dialogfenster.

  6. Um den Datenimport auszuführen, klicken Sie im Panel auf Importieren.

Ergebnis: Die Termine oder Aufgaben werden in den Zielordner importiert.

Tipp: Sie können Termine oder Aufgaben auch importieren, indem Sie im Kontextmenü eines Kalenderordners oder Aufgabenordners im Untermenü Erweitert auf Importieren klicken.

8.3.3. Kontakte im vCard-Format importieren

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass die Datei, die Sie importieren, korrekte vCard-Daten enthält.

Hinweis: Für jeden Kontakt werden nur eine private Adresse und nur eine geschäftliche Adresse importiert. Wenn die importierte vCard-Datei weitere private und geschäftliche Adressen enthält, werden diese Adressen beim Import ignoriert.

So importieren Sie Kontakte im vCard-Format:
  1. Klicken Sie in der Titelleiste auf das Symbol Einstellungen .

  2. Klicken Sie im Ordnerbaum unterhalb von Einstellungen auf Importieren. Im Übersichtsfenster werden die Einstellmöglichkeiten für den Import angezeigt.

  3. Wählen Sie den Dateityp vCard.

  4. Klicken Sie auf Ordner. Wählen Sie den Zielordner zum Importieren aus.

  5. Klicken Sie auf Durchsuchen. Wählen Sie die Datei, die Sie importieren wollen. Schließen Sie das Dateiauswahl-Dialogfenster.

  6. Um den Datenimport auszuführen, klicken Sie im Panel auf Importieren.

Ergebnis: Die Kontakte werden in den Zielordner importiert.

Tipp: Sie können Kontakte auch importieren, indem Sie im Kontextmenü eines Kontaktordners im Untermenü Erweitert auf Importieren klicken.

8.3.4. Kontakte im CSV-Format importieren

Folgende CSV-Dateien werden unterstützt:

  • Standard CSV-Dateien, deren Werte durch Kommas voneinander getrennt sind

  • CSV-Dateien aus Microsoft Outlook

8.3.4.1. Wie muss eine Standard CSV-Datei aufgebaut sein?

Eine Standard CSV-Datei enthält Kontakte in Form einer Tabelle. Die Tabelle hat folgenden Aufbau:

  • Die erste Zeile bildet die Spaltenüberschriften. Sie enthält die Namen der Datenfelder.

  • Jede folgende Zeile enthält in ihren Spalten die Datenfelder eines Kontakts.

  • Die Datenfelder sind durch Kommas voneinander getrennt.

  • Das Zeilenende wird durch einen Zeilenumbruch markiert.

Sie können eine CSV-Datei z.B. mit einer Tabellenkalkulations-Software oder mit einem Texteditor erzeugen. Sie müssen dabei die folgenden Details beachten.

  • Wenn die Datenfelder der CSV-Datei Umlaute enthalten, muss die CSV-Datei im UTF-8 Zeichensatz codiert sein.

  • Die erste Zeile der CSV-Datei muss einen oder mehrere der Spaltentitel enthalten, die weiter unten aufgeführt sind.

  • Bei den Spaltentiteln wird Gross- und Kleinschreibung berücksichtigt.

  • Die Reihenfolge der Spalten ist beliebig. Die importierten Daten werden mit Hilfe der Spaltentitel den Datenfeldern der Groupware zugewiesen.

  • Als Trennzeichen zwischen den Datenfeldern wird das Komma verwendet.

  • Enthält ein Datenfeld ungültige Formate, wird der zugehörige Kontakt übersprungen. Die Datenfelder müssen folgende Formate besitzen:

    • Alle E-Mail-Felder müssen das Zeichen"@" enthalten

    • Ein leeres Datenfeld ist erlaubt.

  • Enthält ein Datenfeld mehr Zeichen, als maximal erlaubt sind, werden alle Zeichen jenseits der maximal erlaubten Zeichen abgeschnitten. Die weiter unten folgende Tabelle enthält zu jedem Datenfeld Angaben über die maximale Anzahl von Zeichen.

Die erste Zeile der CSV-Datei muss einen oder mehrere der folgenden Spaltentitel enthalten:

Display nameSur nameGiven nameMiddle name
SuffixTitleStreet homePostal code home
City homeState homeCountry homeMartial status
Number of childrenProfessionNicknameSpouse name
NoteCompanyDepartmentPosition
Room numberStreet businessPostal code businessCity business
State businessCountry businessNumber of employeeSales volume
Tax idCommercial registerBranchesManager's name
Assistant's nameStreet otherPostal code otherCity other
State otherCountry otherTelephone assistantTelephone business 1
Telephone business 2FAX businessTelephone carTelephone company
Telephone home 1Telephone home 2FAX homeCellular telephone 1
Cellular telephone 2Telephone otherFAX otherTelephone pager
Telephone telexTelephone TTY/TDDInstantmessenger 1Instantmessenger 2
Telephone IPEmail 1Email 2Email 3
URLCategoriesDynamic Field 1Dynamic Field 2
Dynamic Field 3Dynamic Field 4Dynamic Field 5Dynamic Field 6
Dynamic Field 7Dynamic Field 8Dynamic Field 9Dynamic Field 10
Dynamic Field 11Dynamic Field 12Dynamic Field 13Dynamic Field 14
Dynamic Field 15Dynamic Field 16Dynamic Field 17Dynamic Field 18
Dynamic Field 19Dynamic Field 20privateBirthday
Anniversay   

8.3.4.2. Wie werden die Daten einer Standard-CSV-Datei zugeordnet?

Beim Import werden die Datenfelder der CSV-Datei bestimmten Datenfeldern der Groupware fest zugewiesen. Die folgende Tabelle zeigt diese Zuweisung anhand der Datenfelder, die Sie sehen, wenn Sie in der Groupware einen Kontakt bearbeiten. Die Tabelle zeigt ferner, wieviele Zeichen ein Datenfeld maximal enthalten darf.

Datenfelder im Dialogfenster KontaktCSV-Datenfeld
RegisterDatenfeldMax. Zeichen
AllgemeinAnrede64Title
 Vorname128Given name
 Zweiter Vorname128Middle name
 Nachname128Sur name
 Namenszusatz64Suffix
 Angezeigter Name64Display name
 Firma512Company
 Straße256Street business
 PLZ64Postal code business
 Stadt128City business
 Land64Country business
 Bundesland64State business
 Abteilung128Department
 Position128Position
 Raumnummer64Room number
 Mitarbeiter-ID64Number of employee
 Telefon64Telephone business 1
 Telefon (2)128Telephone business 2
 Fax64FAX business
 Telefon (Zentrale)64Telephone company
 Mobiltelefon64Cellular telephone 1
 Telefon (Assistent)64Telephone assistant
 URL128URL
 E-Mail256Email 1
 IM64Instantmessenger 1
 Kategorien1024Categories
 Typ private
PrivatBeruf64Profession
 Geburtstag Birthday
 Straße256Street home
 PLZ64Postal code home
 Stadt64City home
 Bundesland64State home
 Land64Country home
 Spitzname64Nickname
 Telefon64Telephone home 1
 Telefon (2)64Telephone home 2
 Fax64FAX home
 Mobiltelefon64Cellular telephone 2
 IP-Telefon64Telephone IP
 E-Mail256Email 2
 Familienstand64Martial status
 Jahrestag Anniversay
 IM64Instantmessenger 2
 Pager64Telephone pager
 Anmerkungen5680Note
ZusätzlichStraße (weitere)256Street other
 PLZ (weitere)64Postal code other
 Stadt (weitere)64City other
 Bundesland (weiteres)64State other
 Land (weiteres)64Country other
 Telefon (weiteres)64Telephone other
 Fax (weiteres)64FAX other
 E-Mail (weitere)256Email 3
 Autotelefon64Telephone car
 Texttelefon64Telephone TTY/TDD
 Umsatz64Sales volume
 Steuernummer128Tax id
 Handelsregister64Commercial register
 Branchen64Branches
 Manager64Manager's name
 Assistent64Assistant's name
 Telex64Telephone telex
 Ehepartner64Spouse name
 Kinder64Number of children
 Optional 1 .. 2064Dynamic Field 1 .. 20

8.3.4.3. Wie erzeuge ich eine MS-Outlook CSV-Datei?

So erzeugen Sie in MS-Outlook eine CSV-Datei, die für den Import in die Groupware geeignet ist:
  1. Wählen Sie den Menüpunkt Datei|Importieren/Exportieren.

  2. Wählen Sie im Dialogfenster Import/Export Assistent den Eintrag Exportieren in eine Datei. Klicken Sie auf Weiter.

  3. Wählen Sie den Eintrag Kommagetrennte Werte (Windows). Klicken Sie auf Weiter.

  4. Wählen Sie den Kontaktordner, den Sie exportieren möchten. Klicken Sie auf Weiter.

  5. Legen Sie den Namen und der Ort der Ausgabedatei fest. Klicken Sie auf Weiter.

  6. Um den Exportvorgang abzuschließen, klicken Sie auf Fertig Stellen. Hinweise: Lassen Sie das Kontrollfeld Kontakte exportieren aus ... eingeschaltet. Klicken Sie nicht auf Felder zuordnen. Lassen Sie die Standardzuordnung unverändert.

Ergebnis: Die entstandene CSV-Datei enthält alle Datenfelder der exportierten Kontakte.

8.3.4.4. Welche Datenfelder einer MS-Outlook-CSV-Datei werden importiert?

Die folgenden Datenfelder werden in die Groupware importiert:

AbteilungAnredeAutotelefon
BerufE-Mail 2: AdresseE-Mail 3: Adresse
E-Mail-AdresseFax geschäftlichFax privat
FirmaGeburtstagJahrestag
KategorienKinderLand geschäftlich
Land privatMobiltelefonNachname
Name AssistentName des/der VorgesetztenNotizen
Organisations-Nr.Ort geschäftlichOrt privat
PagerPartnerPostleitzahl geschäftlich
Postleitzahl privatRegion geschäftlichRegion privat
Straße geschäftlichStraße privatSuffix
Telefon AssistentTelefon FirmaTelefon für Hörbehinderte
Telefon geschäftlichTelefon geschäftlich 2Telefon privat
Telefon privat 2TelexVertraulichkeit
VornameWebseiteWeitere Postleitzahl
Weitere RegionWeitere StraßeWeitere Vornamen
Weiterer OrtWeiteres FaxWeiteres Land
Weiteres Telefon  

8.3.4.5. Wie werden die Daten einer MS-Outlook-CSV-Datei zugeordnet?

Beim Import werden die Datenfelder der MS-Outlook CSV-Datei bestimmten Datenfeldern der Groupware fest zugewiesen. Die folgende Tabelle zeigt diese Zuweisung anhand der Datenfelder, die Sie sehen, wenn Sie in der Groupware einen Kontakt bearbeiten. Die Tabelle zeigt ferner, wieviele Zeichen ein Datenfeld maximal enthalten darf.

Datenfelder im Dialogfenster KontaktMS-Outlook CSV-Datenfeld
RegisterDatenfeldMax. Zeichen
AllgemeinAnrede64Anrede
 Vorname128Vorname
 Zweiter Vorname128Weitere Vornamen
 Nachname128Nachname
 Namenszusatz64Suffix
 Firma512Firma
 Straße64Straße geschäftlich
 PLZ64Postleitzahl geschäftlich
 Stadt128Ort geschäftlich
 Land64Land geschäftlich
 Bundesland64Region geschäftlich
 Abteilung128Abteilung
 Telefon64Telefon geschäftlich
 Telefon (2)128Telefon geschäftlich 2
 Fax64Fax geschäftlich
 Telefon (Zentrale)64Telefon Firma
 Mobiltelefon64Mobiltelefon
 Telefon (Assistent)64Telefon Assistent
 URL128Webseite
 E-Mail256E-Mail-Adresse
 Kategorien Kategorien
 Typ Vertraulichkeit
PrivatBeruf64Beruf
 Geburtstag Geburtstag
 Straße256Straße privat
 PLZ64Postleitzahl privat
 Stadt64Ort privat
 Bundesland64Region privat
 Land64Land privat
 Telefon64Telefon privat
 Telefon (2)64Telefon privat 2
 Fax (privat)64Fax privat
 E-Mail256E-Mail 2: Adresse
 Jahrestag Jahrestag
 Pager64Pager
 Anmerkungen5680Notizen
ZusätzlichStraße (weitere)256Weitere Straße
 PLZ (weitere)64Weitere Postleitzahl
 Stadt (weitere)64Weiterer Ort
 Bundesland (weiteres)64Weitere Region
 Land (weiteres)64Weiteres Land
 Telefon (weiteres)64Weiteres Telefon
 Fax (weiteres)64Weiteres Fax
 E-Mail (weitere)64E-Mail 3: Adresse
 Autotelefon64Autotelefon
 Texttelefon64Telefon für Hörbehinderte
 Handelsregister64Organisations-Nr.
 Manager64Name des/der Vorgesetzten
 Assistent64Name Assistent
 Telex64Telex
 Ehepartner64Partner
 Kinder64Kinder

8.3.4.6. CSV-Import ausführen

Achtung: Wenn ein Datenfeld der Importdatei mehr Zeichen als die erlaubte Anzahl oder ungültige Daten enthält, wird der zugehörige Kontakt beim Importieren übersprungen.

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Sie gültige Importdateien verwenden. Informationen zu Importdateien finden Sie in 8.3.4.1: Wie muss eine Standard CSV-Datei aufgebaut sein? und 8.3.4.3: Wie erzeuge ich eine MS-Outlook CSV-Datei?.

Hinweis: Wenn Sie einen Kontakt importieren, der bereits vorhanden ist, werden die Daten dieses Kontakts mit den Daten aus der Importdatei überschrieben.

So importieren Sie Kontakte aus einer Standard-CSV Datei oder aus einer MS-Outlook Datei:
  1. Klicken Sie in der Titelleiste auf das Symbol Einstellungen .

  2. Klicken Sie im Ordnerbaum unterhalb von Einstellungen auf Importieren. Im Übersichtsfenster werden die Einstellmöglichkeiten für den Import angezeigt.

  3. Wählen Sie den Dateityp CSV.

  4. Wählen Sie die Form der CSV-Datei:

    • Wenn die Datei Daten im Standard-CSV-Format enthält, wählen Sie Durch Kommata getrennt.

    • Wenn die Datei Daten im MS-Outlook CSV-Format enthält, wählen Sie Outlook-Datei.

  5. Klicken Sie auf Ordner. Wählen Sie den Zielordner zum Importieren aus.

  6. Klicken Sie auf Durchsuchen. Wählen Sie die Datei, die Sie importieren wollen. Schließen Sie das Dateiauswahl-Dialogfenster.

  7. Um den Datenimport auszuführen, klicken Sie im Panel auf Importieren.

Ergebnis: Die Kontakte werden in den Zielordner importiert.

Tipp: Sie können Kontakte auch importieren, indem Sie im Kontextmenü eines Kontaktordners im Untermenü Erweitert auf Importieren klicken.