5.4. Afficher l'agenda et les rendez-vous

Suivant le type de dossier d'agenda, les rendez-vous suivants sont affichés lorsque vous sélectionnez un dossier d'agenda :

Pour pouvoir afficher les agendas et les rendez-vous, procédez de la manière suivante :

5.4.1. Sélectionner une vue de l'agenda et des rendez-vous

Sélectionnez un dossier d'agenda en cliquant sur le dossier dans l'arborescence. L'affichage des rendez-vous vous permet de définir si seuls vos rendez-vous sont affichés dans l'agenda sélectionné ou si vos rendez-vous des autres agendas doivent être affichés aussi.

Comment afficher tous les rendez-vous provenant des différents agendas :
  1. Cliquez sur un dossier d'agenda personnel dans l'arborescence des dossiers.

  2. Activez la case à cocher Afficher tous mes rendez-vous provenant de tous les agendas.

Comment afficher uniquement les rendez-vous pour un agenda personnel donné :
  1. Cliquez sur un dossier d'agenda personnel dans l'arborescence des dossiers.

  2. Décocher la case Afficher tous mes rendez-vous provenant de tous les agendas.

Comment afficher les rendez-vous pour un agenda public ou partagé :

Cliquer sur un dossier d'agenda public ou partagé dans l'arborescence des dossiers.

5.4.2. Afficher la vue de l'agenda

Lorsque vous choisissez la vue de l'agenda, la zone de contenu présente l'agenda du dossier actuel et les rendez-vous pour l'intervalle de temps actuel. On peut sélectionner les intervalles de temps suivants :

  • Jour

  • Semaine ouvrée

  • Mois

  • Semaine

  • Personnalisé

5.4.2.1. Afficher la vue en agenda par Jour

La vue en agenda par Jour affiche l'agenda pour un seul jour ainsi que les rendez-vous pour cette journée.

Comment afficher la vue en agenda par Jour :
  1. Sélectionnez un agenda et l'affichage des rendez-vous ; veuillez vous référer à 5.4.1: Sélectionner une vue de l'agenda et des rendez-vous.

  2. Dans la section Vue du tableau de bord, cliquez sur Agenda. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Vue > Agenda du tableau de bord.

  3. Dans l'onglet Affichage du tableau de bord, cliquez sur Jour. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Intervalle de temps > Jour du tableau de bord. La vue en agenda pour le jour en cours est affichée.

  4. Pour afficher un jour particulier, cliquez sur la flèche de navigation ou dans la barre de date. Résultat : La vue d'agenda par Jour pour la journée sélectionnée est affichée.

  5. Pour afficher à nouveau le jour courant, cliquez sur Aujourd'hui dans la barre de titre de la fenêtre de vue d'ensemble.

La vue en agenda par Jour contient :

5.4.2.2. Afficher la vue en agenda par Semaine ouvrée

La vue en agenda par Semaine ouvrée affiche l'agenda pour une semaine ouvrée et présente tous les rendez-vous pour cette semaine ouvrée.

Comment afficher la vue en agenda par Semaine ouvrée :
  1. Sélectionnez un agenda et l'affichage des rendez-vous ; veuillez vous référer à 5.4.1: Sélectionner une vue de l'agenda et des rendez-vous.

  2. Dans la section Vue du tableau de bord, cliquez sur Agenda. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Vue > Agenda du tableau de bord.

  3. Dans l'onglet Affichage du tableau de bord, cliquez sur Semaine ouvrée. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Intervalle de temps > Semaine ouvrée du tableau de bord. La vue de l'agenda pour la semaine ouvrée en cours est affichée.

  4. Pour afficher une semaine ouvrée donnée, cliquez sur la flèche de navigation ou dans la barre de date. Résultat : La vue d'agenda Semaine ouvrée pour la semaine ouvrée sélectionnée est affichée.

  5. Pour afficher à nouveau la semaine ouvrée courante, cliquez sur Aujourd'hui dans la barre de titre de la fenêtre de vue d'ensemble.

La vue en agenda par Semaine ouvrée contient :

5.4.2.3. Afficher la vue en agenda par Mois

La vue en agenda par Mois affiche l'agenda pour un seul mois, ainsi que les rendez-vous prévus pour ce mois.

Comment afficher la vue en agenda par Mois :
  1. Sélectionner un agenda et l'affichage des rendez-vous. Veuillez vous référer à 5.4.1: Sélectionner une vue de l'agenda et des rendez-vous.

  2. Dans la section Vue du tableau de bord, cliquez sur Agenda. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Vue > Agenda du tableau de bord.

  3. Dans l'onglet Affichage du tableau de bord, cliquez sur Mois. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Intervalle de temps > Mois du tableau de bord La vue en agenda pour le mois en cours est affichée.

  4. Pour afficher un mois donné, cliquez sur la flèche de navigation ou dans la barre de date. Résultat : la vue de l'agenda par Mois est affichée pour le mois sélectionné.

  5. Pour afficher à nouveau le mois courant, cliquez sur Aujourd'hui dans la barre de titre de la fenêtre de vue d'ensemble.

La vue de l'agenda par Mois contient :

  • L'étiquette pour le mois courant, dans la barre de date.

  • Une grille de temps divisée en jours individuels.

  • Les rendez-vous pour le mois affiché. Une description de l'affichage des rendez-vous se trouvent dans 5.4.2.6: Comment sont affichés les rendez-vous ?.

5.4.2.4. Afficher la vue de l'agenda par Semaine

La vue de l'agenda par Semaine affiche l'agenda pour une semaine donnée et présente tous les rendez-vous pour cette semaine.

Comment afficher la vue de l'agenda par Semaine :
  1. Sélectionnez un agenda et l'affichage des rendez-vous ; veuillez vous référer à 5.4.1: Sélectionner une vue de l'agenda et des rendez-vous.

  2. Cliquez sur Agenda dans l'onglet Affichage du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Vue > Agenda du tableau de bord.

  3. Cliquez sur Semaine dans l'onglet Affichage du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Intervalle de temps > Semaine du tableau de bord. La vue en agenda pour la semaine en cours est affichée.

  4. Pour afficher une semaine donnée, cliquez sur la flèche de navigation ou dans la barre de date. Résultat : La vue d'agenda par Semaine pour la semaine sélectionnée est affichée.

  5. Pour afficher à nouveau la semaine courante, cliquez sur Aujourd'hui dans la barre de titre de la fenêtre de vue d'ensemble.

Conseil : Pour afficher une semaine donnée, on peut aussi cliquer sur une semaine de l'agenda dans le miniagenda.

La vue de l'agenda par Semaine contient :

  • L'étiquette de la semaine dans la barre de date.

  • Une grille de temps divisée en journées individuelles.

  • Les rendez-vous pour la semaine affichée. Une description de l'affichage des rendez-vous se trouve dans 5.4.2.6: Comment sont affichés les rendez-vous ?.

5.4.2.5. Afficher la vue Personnalisée de l'agenda

La vue Personnalisée de l'agenda affiche l'agenda pour un intervalle de temps personnalisé et tous les rendez-vous dans cet intervalle de temps.

L'intervalle de temps personnalisé peut comprendre de 1 à 7 jours, vous pouvez le définir vous-même. Le réglage par défaut est fixé à 7 jours. Des informations complémentaires se trouvent dans 8.2.6.1: Réglages de l'agenda.

Comment afficher la vue Personnalisée de l'agenda :
  1. Sélectionnez un agenda et l'affichage des rendez-vous ; veuillez vous référer à 5.4.1: Sélectionner une vue de l'agenda et des rendez-vous.

  2. Cliquez sur Agenda dans l'onglet Affichage du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Vue > Agenda. du tableau de bord.

  3. Cliquez sur Personnalisé dans l'onglet Affichage du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Intervalle de temps > Personnalisé du tableau de bord. La vue en agenda pour l'intervalle de temps personnalisé en cours est affichée.

  4. Pour afficher un intervalle de temps personnalisé donné, cliquez sur la flèche de navigation ou dans la barre de date. Résultat : La vue en agenda Personnalisé pour l'intervalle de temps sélectionné sera affichée.

  5. Pour afficher à nouveau l'intervalle de temps courant, cliquez sur Aujourd'hui dans la barre de titre de la fenêtre de vue d'ensemble.

La vue Personnalisée de l'agenda contient :

  • L'étiquette de l'intervalle de temps dans la barre de date.

  • Une grille de temps divisée en journées individuelles.

  • Les rendez-vous prévus dans l'intervalle de temps affiché. Une description de l'affichage des rendez-vous se trouve dans 5.4.2.6: Comment sont affichés les rendez-vous ?.

5.4.2.6. Comment sont affichés les rendez-vous ?

Un rendez-vous qui ne dure pas toute la journée est affiché sous la forme d'un rectangle. Le rectangle s'étend sur la hauteur correspondant à la durée du rendez-vous. À l'intérieur du rectangle sont affichées les informations suivantes :

  • Sur la gauche du rectangle, une barre colorée indique la disponibilité pour le rendez-vous :

    • Bleu : réservé (par défaut)

    • Jaune : temporaire

    • Rouge : absent pour raisons professionnelles

    • Vert : disponible

    Des informations complémentaires sur la disponibilité se trouvent dans 5.2.2: Que dois-je savoir au sujet des rendez-vous ?.

  • La description du rendez-vous est affichée dans la partie supérieure du rectangle. Suivant votre réponse à la notification de rendez-vous, la description du rendez-vous contient les informations suivantes sur l'état de votre confirmation :

    • Si vous n'avez pas encore accepté le rendez-vous, la description présente l'état "Plus tard".

    • Si vous avez refusé le rendez-vous, la description du rendez-vous est barrée.

    • Si vous avez accepté le rendez-vous de manière temporaire, la description du rendez-vous contient l'état "Temporaire".

    • Si vous avez accepté le rendez-vous, la description du rendez-vous ne contient pas d'information complémentaire.

    Si on affiche un rendez-vous enregistré dans un dossier partagé, l'état de confirmation du propriétaire du dossier partagé est affiché. Des informations sur les réponses aux invitations à des rendez-vous se trouvent dans 5.6: Répondre à des invitations à des rendez-vous.

  • Sur la droite de la description est affiché le lieu du rendez-vous.

  • À l'intérieur du rectangle, le type de rendez-vous est indiqué par les icônes suivantes :

    • Rendez-vous privé

    • Rendez-vous de groupe

    • Série de rendez-vous

    Des informations complémentaires sur les types de rendez-vous se trouvent dans 5.2.2: Que dois-je savoir au sujet des rendez-vous ?.

  • Les rendez-vous privés figurant dans un dossier partagé sont marqués par un rectangle étiqueté « Privé ». Pour ce type de rendez-vous, aucune information supplémentaire n'est affichée.

  • Si des catégories prédéfinies ont été affectées au rendez-vous, la couleur de la catégorie initialement affectée est affichée dans le titre du rendez-vous. Pour toute catégorie affectée en plus, une icône colorée est affichée en bas à droite du titre du rendez-vous.

  • Plusieurs rendez-vous ayant lieu le même jour sont affichés comme suit :

    • Si les rendez-vous ne se chevauchent pas, ils sont affichés l'un au-dessous de l'autre.

    • Si les rendez-vous se chevauchent, ils sont affichés côte à côte. Dans les réglages par défaut, au maximum deux rendez-vous peuvent être affichés côte à côte. Dans les réglages de l'agenda Nombre de rendez-vous en parallèle dans la vue de journée , vous pouvez définir le nombre de rendez-vous à afficher côte à côte.

    • Si le nombre de rendez-vous en chevauchement dépasse le nombre de rendez-vous pouvant être affichés côte à côte, l'icône apparaît à droite de la barre de date. Cliquez sur cette icône pour afficher tous les rendez-vous. La vue en liste est affichée. Elle présente tous les rendez-vous pour la journée en cours.

    • Si la vue calendaire Semaine contient plus de rendez-vous que le nombre de rendez-vous pouvant être affichés les uns sous les autres, une barre de défilement est ajoutée.

    • Si le nombre de rendez-vous en chevauchement dépasse le nombre de rendez-vous pouvant être affichés côte à côte, l'icône apparaît à droite de la barre de date. Cliquez sur cette icône pour afficher tous les rendez-vous. La Liste est affichée. Elle présente tous les rendez-vous pour la journée en cours.

Un rendez-vous couvrant toute une journée est affiché sous la forme d'un rectangle. En fonction de la vue de l'agenda, les rendez-vous durant toute une journée sont affichés comme suit :

  • Dans les vues en agenda par Jour, Semaine ouvrée et Personnalisé, les rendez-vous qui durent la journée entière sont affichés en haut de la grille de temps. S'il y a plus de cinq rendez-vous qui durent la journée entière pour un jour donné, une barre de défilement est affichée.

  • Dans la vue en agenda par Semaine, les rendez-vous qui durent la journée entière sont affichés au-dessus des autres rendez-vous. S'il n'est pas possible d'afficher tous les rendez-vous d'une journée les uns sous les autres, une barre de défilement est affichée.

  • Dans la vue en agenda par Mois, les rendez-vous qui durent la journée entière sont affichés au-dessus des autres rendez-vous. S'il n'est pas possible d'afficher tous les rendez-vous les uns sous les autres, l'icône est affichée en bas. Pour pouvoir afficher tous les rendez-vous, cliquez sur cette icône. La vue en liste comportant tous les rendez-vous de la journée en cours est affichée.

5.4.3. Afficher la vue en liste

La vue Liste affiche les rendez-vous sous la forme d'un tableau.

Comment afficher les rendez-vous dans la vue en liste :
  1. Sélectionnez un agenda et l'affichage des rendez-vous ; veuillez vous référer à 5.4.1: Sélectionner une vue de l'agenda et des rendez-vous.

  2. Cliquez sur Liste dans la section Vue du tableau de bord.

  3. Cliquez sur un intervalle de temps dans l'onglet Vue du tableau de bord.

Résultat : Une liste de rendez-vous dans cet intervalle de temps est affichée.

Pour chaque rendez-vous, la liste présente une ligne d'informations sous la forme d'icônes ou de texte :

Icône ou texte

Informations

Colonne 1, icône 

Rendez-vous unique

Colonne 1, icône  

Série de rendez-vous

Colonne 2, icône 

Rendez-vous de groupe

Colonne 2, icône  

Rendez-vous privé

Colonne Titre

Intitulé du rendez-vous

Colonne Début

Date et heure du début du rendez-vous

Colonne Fin

Date et heure de fin du rendez-vous

Colonne Lieu

Lieu du rendez-vous

Colonne Dossier

Dossier d'agenda du rendez-vous

Dernière colonne

Drapeau affecté au rendez-vous.

Les rendez-vous figurant dans la liste sont triés suivant la colonne Début par ordre croissant par défaut. L'intitulé de la colonne est surligné. Une icône de flèche située à côté de l'intitulé de colonne, indique l'ordre de tri.

Comment changer l'ordre de tri :
  1. Pour trier suivant une colonne, cliquez sur l'intitulé de cette colonne.

  2. Pour modifier l'ordre de tri, cliquez à nouveau sur l'intitulé de cette colonne.

Résultat : l'ordre de tri est modifié.

Remarque : Les deux premières colonnes et la colonne Dossier ne peuvent être utilisées pour le tri.

5.4.4. Afficher la vue Détails

La vue Détails affiche toutes les informations relatives à un rendez-vous.

Comment afficher un rendez-vous dans la vue Détails :
  1. Sélectionnez un agenda et l'affichage des rendez-vous ; veuillez vous référer à 5.4.1: Sélectionner une vue de l'agenda et des rendez-vous.

  2. Sélectionnez un rendez-vous.

  3. Dans l'onglet Affichage du tableau de bord, cliquez sur Détail. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Vue > Détails du tableau de bord.

Résultat : la vue Détails d'un rendez-vous est affichée.

La vue Détails présente les informations suivantes :

  • Le titre de la fenêtre contient la description du rendez-vous, son début et sa fin.

  • L'onglet Rendez-vous contient la description du rendez-vous, son emplacement, sa durée, son créateur, son organisateur, ses participants, ses ressources, son type, ses catégories, son dossier d'agenda, la disponibilité associée, ainsi que des commentaires et les informations de rappel.

  • L'onglet Participants contient la liste des participants et ressources. Pour chaque participant, l'état est affiché (accepté, décliné ou plus tard). Si un participant a saisi un commentaire, celui-ci est affiché.

  • L'onglet Pièces jointes contient la liste des pièces jointes.

5.4.5. Afficher la vue par équipe

Dans la vue par Équipe, on peut voir les rendez-vous des utilisateurs et des groupes, ainsi que les ressources réservées pour une date donnée.

Comment afficher la vue par Équipe :
  1. Dans l'onglet Affichage du tableau de bord, cliquez sur Équipe. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Vue > Équipe du tableau de bord.

  2. Dans l'onglet Affichage du tableau de bord, choisissez un intervalle de temps. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Intervalle de temps du tableau de bord, puis sur un élément.

  3. Ajoutez des membres d'équipe ou choisissez une équipe. Vous trouverez des instructions à ce sujet ci-dessous.

Résultat : la Vue d'équipe est affichée.

De haut en bas, la Vue d'équipe présente les informations suivantes :

  • La barre de date affiche l'intervalle de temps choisi. Avec le bouton Réglages rapides, vous pouvez activer la barre de réglages au-dessous de la barre de date.

  • À l'aide des contrôles sous la barre de réglages, vous pouvez agir sur l'affichage de l'intervalle de temps.

    • Mode spécifie comment les rendez-vous détaillés sont affichés.

    • Grille précise la sous-division de la grille temporelle et l'affichage des heures en dehors des heures de travail.

    • Zoom change l'affichage de l'intervalle de temps en zoomant et en faisant défiler.

    • Afficher précise quels rendez-vous sont affichés selon la disponibilité des rendez-vous.

  • Sous la barre de date ou la barre de réglages, la barre d'heure affiche une subdivision en jours ou en heures, selon l'intervalle de temps choisi.

  • Sous la barre d'heure, la grille de temps affiche les rendez-vous des membres de l'équipe. La grille de temps couvre l'intervalle de temps prédéfini dans le tableau de bord.

Comment changer la vue de la grille de temps en zoomant et en la faisant défiler :
  1. Dans l'onglet Affichage du tableau de bord, choisissez un intervalle de temps. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Intervalle de temps, puis sur un élément. Conseil : Si l'intervalle de temps choisi doit être affiché en entier cochez la case Auto située sous la barre de réglages.

  2. Pour modifier l'intervalle de temps affiché, utilisez une des solutions suivantes :

    • Cliquez sur la flèche de navigation dans la barre de date ou .

    • Cliquez sur une date dans le miniagenda.

    Pour afficher le jour courant, cliquez sur le bouton Aujourd'hui dans de la barre de date.

  3. Si l'intervalle de temps à afficher ne peut pas être affiché en totalité, vous pouvez le faire défiler ainsi :

    • Faites glisser la barre de temps (sous la date) vers la gauche ou la droite.

    • Utilisez la barre de défilement sous la grille de temps.

    • Utilisez la molette de la souris.

  4. Pour agrandir ou rétrécir l'intervalle de temps, utilisez une des solutions suivantes :

    • Choisissez un niveau de zoom entre 10 et 1000 % dans le menu déroulant dans la barre de réglages.

    • Déplacez le curseur de zoom dans la barre de réglages vers la droite ou vers la gauche.

    • Faites défiler la molette de la souris tout en maintenant la touche <Maj> enfoncée.

Comment modifier la division de la grille de temps :
  • Pour choisir une division en heures, décochez la case Grille fine dans la barre de réglages.

  • Pour pouvoir choisir une division par cinq minutes, cochez la case Grille fine. Remarque : Avec des niveaux de zoom faibles, une division par heure est affichée même si la case est cochée.

Comment cacher les heures en dehors des heures de travail :
  • Cocher la case Cacher les heures non ouvrées dans la vue d'équipe, dans la barre de réglages.

  • Résultat : Les heures postérieures de plus d'une heure après la fin des heures de travail, et antérieures de plus d'une heure avant le début des heures de travail sont cachées.

  • Remarque : Le même paramétrage, ainsi que les réglages concernant les heures ouvrées, se trouvent dans les paramètres de l'agenda. Voir : Cacher les heures non ouvrées dans la vue d'équipe.

Comment choisir le rendez-vous dans la grille de temps :
  • Sous la barre de réglages, choisissez l'un des paramètres : Détails, Barres ou Réduit.

    • Pour afficher les détails du rendez-vous, comme la description et l'heure, choisissez Détails. Les rendez-vous ne pouvant être modifiés sont grisés. Vous trouverez plus d'informations sur l'affichage des rendez-vous dans 5.4.2.6: Comment sont affichés les rendez-vous ?

    • Pour afficher les rendez-vous à l'aide de barres colorées, choisissez Barres.

    • Pour afficher autant de lignes que possibles, choisissez Réduit.

    Les rendez-vous auxquels sont attribuées des catégories sont affichés dans la couleur de la catégorie attribuée initialement.

Comment définir quels rendez-vous sont affichés suivant la disponibilité du rendez-vous :
  • Cochez ou décochez les cases Disponible, Tentative, Absent ou Réservé dans la barre de réglages.

Remarque : Pour s'assurer que les rendez-vous individuels sont toujours visibles, les rendez-vous qui se chevauchent sont affichés de telle manière que les rendez-vous individuels réservés sont affichés en premier et les disponibilités pour la journée entière sont affichés en dernier. Les rendez-vous sont ainsi affichés dans l'ordre suivant du premier au dernier :

  • Rendez-vous individuels, réservés, -absent pour raisons professionnelles, -temporaire, -disponible

  • Rendez-vous faisant partie d'une série, réservés, -absents pour raisons professionnelles, -temporaire, -disponible

  • Rendez-vous pour la journée entière, réservés, -absents pour raisons professionnelles, -temporaire, -disponible

Comment ajouter des utilisateurs, groupes ou ressources en tant que membres d'une équipe :
  1. Cliquez sur Ajouter dans l'onglet Édition du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Équipes > Ajouter du tableau de bord. La fenêtre Choisir les participants s'ouvre.

  2. Pour voir une sélection particulière d'utilisateurs, groupes ou ressources, saisissez une chaîne de caractères dans le champ de saisie situé à côté de Chercher. Cliquez ensuite sur le bouton Chercher.

  3. Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs, groupes ou ressources dans la liste. Remarque : Les utilisateurs, groupes et ressources sont identifiés par des icônes différentes. La liste des groupes et ressources figure sous les utilisateurs.

  4. Pour ajouter la sélection en tant que participants, cliquez sur le bouton Ajouter à côté de Participants. Pour ajouter la sélection en tant que ressources, cliquez sur le bouton Ajouter à côté de Ressources.

    Remarque : Les restrictions suivantes s'appliquent :

    • Les ressources ne peuvent être ajoutées comme participants.

    • Les groupes ne peuvent être ajoutés comme ressources.

  5. Si nécessaire, vous pouvez corriger la sélection de participants ou de ressources :

    • Sélectionnez des entrées individuelles dans le champ Participants ou Ressources.

    • Cliquez sur le bouton Supprimer à côté de Participants ou Ressources.

  6. Pour accepter la sélection, cliquez sur OK. Si vous ne souhaitez pas accepter la sélection, cliquez sur Annuler.

Résultat : les utilisateurs, groupes et ressources sélectionnés sont ajoutés en tant que membres d'équipe.

Conseil : vous pouvez également ajouter des membres d'équipe ainsi :

  • Cliquez sur l'icône de la dernière ligne de la colonne Membres de l'équipe. La fenêtre Choisir les participants s'ouvre.

  • Dans la dernière ligne de la colonne Membres de l'équipe, saisissez le nom d'un participant dans le champ de saisie.

Conseil : vous pouvez utiliser le glisser-déposer pour changer l'ordre des membres.

Comment sélectionner une équipe existante :
  1. Cliquez sur Choisir une équipe dans l'onglet Édition du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Équipes > Choisir une équipe du tableau de bord.

  2. Cliquez sur une équipe.

Remarque : Avant de sélectionner une équipe, il faut la créer dans le paramétrage de l'agenda. Vous trouverez des détails à ce sujet dans 8.2.6.2: Équipes.

Comment supprimer des membres d'équipe dans la vue Équipe :
  1. Choisissez des membres individuels d'équipe en cliquant sur leur nom tout en maintenant la touche <Ctrl> enfoncée. Remarque : Sur les machines Apple, utilisez la touche <Cmd>.

  2. Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez sur Supprimer. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Équipes > Supprimer du tableau de bord.

Conseil : vous pouvez également supprimer les différents membres d'équipe ainsi :

  • Survolez un membre d'équipe avec le pointeur de la souris. Un bouton apparaît à droite de ce nom.

  • Cliquez sur le bouton.

5.4.6. Afficher les survols

Les survols sont disponibles dans les vue Agenda, Équipe et Liste, mais aussi à la création d'un nouveau rendez-vous dans la fenêtre Rendez-vous, sur l'onglet Disponibilité.

Comment afficher un rendez-vous en survol :
  1. Déplacez le pointeur de la souris vers un rendez-vous. Au bout d'un court délai, le survol s'ouvre et l'onglet Général est visible.

  2. Pour voir davantage d'informations, cliquez sur un autre onglet.

  3. Pour fermer le survol, déplacez le pointeur de la souris en dehors de sa surface.

Le survol de l'agenda affiche les informations suivantes :

  • L'onglet Général. Il contient :

    • L'icône du module Agenda.

    • La description et le lieu du rendez-vous.

    • Les icônes concernant les rendez-vous privés, en série et de groupe.

    • Le début et la fin du rendez-vous.

    • Une icône colorée pour chaque catégorie attribuée

    • Le nom de l'organisateur du rendez-vous.

    • Le commentaire concernant le rendez-vous. En fonction de la longueur du texte du commentaire, une barre de défilement est affichée.

  • L'onglet Participants. Le nombre entre parenthèses indique le nombre de participants. L'onglet contient :

    • Le nom et l'état de confirmation de chacun des participants. Si un participant a accepté, son nom apparaît en lettres vertes ; s'il a décliné, son nom apparaît en rouge.

    • Le commentaire saisi par le participant en plus de l'état de confirmation

    • Une icône permettant de modifier l'état de confirmation.

  • L'onglet Pièces jointes. Le nombre entre parenthèses indique le nombre de pièces jointes. Si le rendez-vous contient des pièces jointes, les éléments suivants sont affichés :

    • Nom et taille du fichier, type de pièce jointe

    • Icônes d'ouverture et d'enregistrement de la pièce jointe

  • L'onglet Autres. Il contient :

    • Le dossier dans lequel le rendez-vous est enregistré.

    • Les catégories ajoutées au rendez-vous.

    • Le nom de la personne qui a créé ou modifié le rendez-vous.

5.4.7. Ouvrir ou enregistrer les pièces jointes

Vous pouvez procéder ainsi :

  • Ouvrir la pièce jointe. Remarque : Pour ouvrir une pièce jointe, un logiciel supplémentaire peut être nécessaire.

  • Enregistrer la pièce jointe en dehors du collecticiel

  • Enregistrer la pièce jointe comme élément du dépôt de données.

Comment ouvrir ou enregistrer les pièces jointes d'un rendez-vous :
  1. Affichez le rendez-vous en vue de Détails.

  2. Sélectionnez l'onglet Pièces jointes.

  3. Sélectionnez la pièce jointe.

  4. Décidez d'une action :

    • Pour ouvrir la pièce jointe :

      • Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez sur Ouvrir la pièce jointe. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Pièce jointe > Ouvrir la pièce jointe du tableau de bord. Une fenêtre système s'ouvre et affiche le logiciel utilisé pour ouvrir la pièce jointe.

      • Pour ouvrir la pièce jointe, utilisez les éléments de contrôle de la fenêtre système.

    • Pour enregistrer la pièce jointe :

      • Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez sur Enregistrer sous. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Pièce jointe > Enregistrer sous du tableau de bord. Une fenêtre système s'ouvre.

      • Pour enregistrer la pièce jointe, utilisez les éléments de contrôle dans la fenêtre système.

    • Pour enregistrer la pièce jointe dans le dépôt de données :

      • Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez sur Enregistrer dans le dépôt. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Pièce jointe > Enregistrer dans le dépôt du tableau de bord. La fenêtre Élément du dépôt de données s'ouvre. Le nom du fichier de la pièce jointe apparaît comme nom de fichier pour l'élément du dépôt de données.

      • Des informations sur la création d'éléments du dépôt de données se trouvent dans 7.5: Créer un élément du dépôt de données.

Conseil : une pièce jointe peut également être ouverte ou enregistrée en cliquant sur les icônes respectives dans le survol du rendez-vous.