3.6. Zarządzanie wiadomościami

3.6.1. Wyszukiwanie wiadomości

Za pomocą odpowiedniego hasła wyszukiwania możesz znaleźć wiadomość w bieżącym folderze wiadomości. Hasło wyszukiwania określa ciąg znaków, które mają zostać znalezione. W kryteriach wyszukiwania możesz zdefiniować części wiadomości, które chcesz przeszukać.

Następujące części wiadomości mogą zostać użyte jako kryteria wyszukiwania:

  • Nadawca

  • Odbiorca

  • Odbiorca kopii DW

  • Temat

  • Tekst wiadomości

Przykład: aby znaleźć wiadomości od nadawców "Meier", "Meyer", "Obermeier", użyj "Nadawca" jako kryterium wyszukiwania i "me" jako wyszukiwane hasło.

Jak szukać wiadomości:
  1. W drzewie folderów wybierz folder, który chcesz przeszukać.

  2. Wybierz widok poziomy, pionowy lub widok listy.

  3. Aby wybrać kryteria wyszukiwania, kliknij ikonę umieszczoną po lewej stronie pola Szukaj.

  4. Wprowadź wyszukiwane hasło w polu wejściowym.

  5. Kliknij ikonę Szukaj .

Wynik: w widoku listy zostaną wyświetlone wyłącznie wiadomości odpowiadające wyszukiwanemu hasłu.

Jak wyświetlić wszystkie wiadomości w bieżącym folderze wiadomości:
  • Przy polu wejściowym Szukaj kliknij ikonę Wyczyść . .

3.6.2. Gromadzenie adresów e-mail

Możesz gromadzić adresy e-mail poprzez dodanie ich do książki adresowej. Istnieją następujące możliwości:

  • Nowe adresy e-mail mogą być gromadzone automatycznie podczas wysyłania lub czytania wiadomości.

  • Możesz ręcznie wpisać adresy do książki adresowej.

Jak automatycznie gromadzić nowe adresy e-mail podczas wysyłania wiadomości:

Wynik: nowe adresy e-mail będą automatycznie zapisywane jako kontakty w folderze Zgromadzone kontakty podczas wysyłania wiadomości, których odbiorcy nie znajdują się w książce adresowej.

Jak automatycznie gromadzić adresy e-mail podczas czytania wiadomości:

Wynik: nowe adresy e-mail będą automatycznie zapisywane jako kontakty w folderze Zgromadzone kontakty podczas czytania wiadomości, których nadawcy nie znajdują się w książce adresowej.

Wskazówka: możesz przenieść te kontakty z folderu Zgromadzone adresy do innych folderów kontaktów. Szczegóły można znaleźć w 4.7.6: Przenoszenie kontaktów.

Jak ręcznie dodać adres e-mail do książki adresowej:
  1. Wybierz wiadomość w widoku poziomym lub pionowym.

  2. Przeciągnij adres e-mail z nagłówka wiadomości obok Od: lub Do: do folderu kontaktów w drzewie folderów. Ikona obok kursora myszy podaje następujące wskazówki:

    • Podczas przeciągania do poprawnego folderu docelowego pojawi się zielony znak wyboru.

    • Podczas przeciągania do niepoprawnego folderu docelowego pojawi się czerwona ikona zakazu.

  3. Po ustawieniu kursora myszy nad folderem docelowym puść klawisz myszy.

Wynik: otworzy się okno Kontakt. Adres e-mail pojawi się jako adres służbowy. Dalsze informacje o oknie Kontakt można znaleźć w 4.5: Tworzenie kontaktów

Wskazówka: aby dodać adres e-mail do książki adresowej, możesz również użyć menu kontekstowego. Aby to zrobić, kliknij adres e-mail w nagłówku wiadomości prawym klawiszem myszy.

3.6.3. Otwieranie wiadomości w osobnym oknie

Jeśli otworzysz wiadomość e-mail w osobnym oknie, w panelu okna dostępne są następujące funkcje:

  • Odpowiedz, Odpowiedz wszystkim, Prześlij dalej

  • Usuń, Drukuj, Zapisz

  • Zmień status, Oznacz flagami

  • Pokaż źródło

Jak otworzyć wiadomość w osobnym oknie:
  • Kliknij dwa razy wiadomość w widoku listy.

3.6.4. Drukowanie wiadomości

Istnieją następujące możliwości drukowania wiadomości:

  • Drukowanie listy wiadomości

  • Drukowanie treści wiadomości

Jak wydrukować listę wiadomości:
  1. Wybierz kilka wiadomości w widoku poziomym, pionowym lub widoku listy.

    Wskazówka: aby znaleźć określone wiadomości, użyj funkcji Szukaj i Sortuj, zanim wybierzesz wiadomości.

  2. Kliknij Drukuj w karcie panelu Edytuj. Jeśli używasz zwiniętego panelu, kliknij w panelu ikonę Drukuj. Zostanie wyświetlone okno systemowe Drukuj i nowe okno z podglądem wydruku.

  3. Jeśli to konieczne, zmień ustawienia drukarki w oknie systemowymDrukuj.

  4. W oknie systemowym Drukuj kliknij Drukuj.

Wynik: lista wiadomości zostanie wydrukowana.

Jak wydrukować treść wiadomości:
  1. Wybierz wiadomość w widoku poziomym, pionowym lub widoku listy.

  2. Kliknij Drukuj w karcie panelu Edytuj. Jeśli używasz zwiniętego panelu, kliknij w panelu ikonę Drukuj. Zostanie wyświetlone okno systemowe Drukuj i nowe okno z podglądem wydruku.

  3. Jeśli to konieczne, zmień ustawienia drukarki w oknie systemowym.

  4. W oknie systemowym kliknij Drukuj.

Wynik: zawartość wiadomości zostanie wydrukowana.

Wskazówka: aby wydrukować wiadomości e-mail, możesz również użyć menu kontekstowego.

3.6.5. Zapisywanie wiadomości

Możesz zapisać wiadomość e-mail na dysku jako plik tekstowy.

Jak zapisać wiadomość:
  1. Wybierz wiadomość w widoku poziomym, pionowym lub widoku listy.

  2. Kliknij Zapisz w karcie panelu Edytuj. Jeśli używasz zwiniętego panelu, kliknij w panelu ikonę Zapisz.

  3. W zależności od wyszukiwarki, może pojawić się pytanie, czy chcesz otworzyć, czy zapisać plik. Wybierz Zapisz.

  4. Wybierz lokalizację. Wprowadź nazwę pliku.

  5. Kliknij Zapisz.

Wynik: wiadomość zostanie zapisana jako plik tekstowy z końcówką .eml.

Wskazówka: aby zapisać wiadomości, możesz również użyć menu kontekstowego.

Wskazówka: możesz zapisać kilka wiadomości jako jedno spakowane archiwum. Aby to wykonać, w kroku 1 wybierz załączniki i jednocześnie naciśnij klawisze <ctrl> albo, w przypadku systemu Mac, klawisze <cmd>.

3.6.6. Praca z wersjami roboczymi wiadomości

Tworząc wiadomość, możesz zapisać ją jako wersję roboczą. Wersja robocza może być później edytowana lub wysłana.

Jak utworzyć wersję roboczą wiadomości:
  1. W karcie panelu Nowe kliknij ikonę E-mail. Jeśli używasz zwiniętego panelu, kliknij w panelu ikonę E-mail . Zostanie wyświetlone okno E-mail.

  2. Wprowadź dane, które mają zostać użyte jako wersja robocza.

  3. W panelu kliknij Zapisz wersję roboczą.

Wynik: okno pozostanie otwarte. Wiadomość zostanie zapisana w folderze Wersje robocze.

Jak wysłać wersję roboczą wiadomości:
  1. Wybierz folder wiadomościWersje robocze.

  2. Wybierz wersję roboczą w widoku poziomym, pionowym lub widoku listy.

  3. W karcie panelu E-mail kliknij Edytuj wersję roboczą. Jeśli używasz widoku zwiniętego panelu, kliknij w panelu polecenie Edytuj wersję roboczą. Zostanie wyświetlone okno E-Mail.

  4. Jeśli to konieczne, uzupełnij treść.

  5. W panelu kliknij Wyślij.

Wynik: wiadomość zostanie wysłana.

3.6.7. Kopiowanie wiadomości

Można kopiować wiadomości e-mail z jednego folderu do innego.

Jak kopiować wiadomości:
  1. Wybierz przynajmniej jedną wiadomość w widoku poziomym, pionowym lub widoku listy.

  2. W karcie panelu Edytuj kliknij Kopiuj. Jeśli używasz zwiniętego panelu, kliknij w panelu ikonę Kopiuj. Zostanie wyświetlone okno Wybierz folder.

  3. W oknie Wybierz folder kliknij folder wiadomości. Możesz kliknąć tylko te foldery, do których możesz kopiować wiadomości.

Wynik: wiadomości zostaną skopiowane.

Wskazówka: aby skopiować wiadomości e-mail, możesz również użyć menu kontekstowego.

3.6.8. Przenoszenie wiadomości

Istnieją następujące możliwości przenoszenia wiadomości:

  • Za pomocą funkcji panelu

  • Poprzez przeciągnij i upuść

Jak przenosić wiadomości za pomocą funkcji panelu:
  1. Wybierz przynajmniej jedną wiadomość w widoku poziomym, pionowym lub widoku listy.

  2. W karcie panelu Edytuj kliknij Przenieś. Otworzy się okno Wybierz folder.

  3. W oknie Wybierz folder kliknij folder wiadomości. Możesz kliknąć tylko te foldery, do których możesz przenosić wiadomości.

Wynik: wiadomości zostaną przeniesione.

Wskazówka: aby przenosić wiadomości, możesz również użyć menu kontekstowego.

Jak przenosić wiadomości poprzez przeciągnij i upuść:
  1. Wybierz przynajmniej jedną wiadomość w widoku poziomym, pionowym lub widoku listy.

  2. Przeciągnij wybraną wiadomość do folderu wiadomości. Ikona obok kursora myszy podaje następujące wskazówki:

    • Podczas przeciągania do poprawnego folderu docelowego pojawi się zielony znak wyboru.

    • Podczas przeciągania do niepoprawnego folderu docelowego pojawi się czerwona ikona zakazu.

  3. Po ustawieniu kursora myszy nad folderem docelowym puść klawisz myszy.

Wynik: wiadomości zostaną przeniesione.

3.6.9. Oznaczanie wiadomości e-mail flagami

Flagi to kolorowe oznaczenia, których możesz użyć do oznaczania wiadomości dla lepszego rozróżnienia. Znaczenie poszczególnych kolorów możesz określić samodzielnie. Flagi są wyświetlane w ostatniej kolumnie widoku listy.

Jak oznaczyć wiadomości flagami:
  1. Wybierz przynajmniej jedną wiadomość w widoku poziomym, pionowym lub widoku listy.

  2. Kliknij którąkąlwiek flagę w karcie panelu Flagi.Jeśli używasz zwiniętego panelu, kliknij w panelu przycisk Flagi, a następnie kliknij którąkolwiek pozycję.

Wynik: wybrane wiadomości zostaną oznaczone flagami.

Jak usunąć flagi:
  1. W widoku poziomym, pionowym lub widoku listy wybierz wiadomości oznaczone flagami.

  2. W karcie panelu Flagi kliknij Usuń flagę. Jeśli używasz zwiniętego panelu, kliknij w panelu przycisk Flagi> Usuń flagę.

Wynik: flagi zostaną usunięte.

3.6.10. Zmiana statusu wiadomości

Status wiadomości wskazuje czy wiadomość została oznaczona jako przeczytana, czy wysłano odpowiedź lub czy wiadomość została usunięta. Status wiadomości jest ustawiany automatycznie. Można go zmienić np. poprzez oznaczenie nieprzeczytanej wiadomości jako przeczytaną.

Jak zmienić status wiadomości e-mail:
  1. Wybierz przynajmniej jedną wiadomość w widoku poziomym, pionowym lub widoku listy.

  2. W karcie panelu E-Mail kliknijZaznacz jako. Jeśli używasz zwiniętego panelu, kliknij w panelu ikonę Zaznacz jako.

  3. Kliknij na status.

Wynik: status wiadomości zostanie zmieniony.

Wskazówka: aby zmienić status wiadomości, możesz również użyć menu kontekstowego.

Wskazówka: aby oznaczyć wszystkie wiadomości e-mail w folderze E-mail jako przeczytane, w drzewie folderów kliknij folder E-mail prawym klawiszem myszy Z menu kontekstowego wybierz Oznacz jako przeczytane.

3.6.11. Usuwanie wiadomości e-mail

Istnieją następujące możliwości:

  • Usuwanie wiadomości e-mail. Wiadomości zostaną automatycznie przeniesione do folderu Elementy usunięte.

  • Odzyskiwanie usuniętych wiadomości z folderu Elementy usunięte.

  • Trwałe usuwanie wiadomości z folderu Elementy usunięte. Odzyskanie wiadomości trwale usuniętych nie będzie możliwe.

Ostrzeżenie: jeśli ustawisz opcję wiadomości e-mail Trwale usunąć wykasowane wiadomości? na Tak, nie będziesz mógł odzyskać usuniętych wiadomości. Nie zalecamy używania ł tego ustawienia.

Jak usunąć jedną lub kilka wiadomości:
  1. Wybierz przynajmniej jedną wiadomość w widoku poziomym, pionowym lub widoku listy.

  2. W karcie panelu Edytuj kliknijUsuń. Jeśli używasz zwiniętego panelu, kliknij w panelu polecenie Usuń.

Wynik: wiadomości zostaną przeniesione do folderu Elementy usunięte.

Wskazówka: możesz również usuwać wiadomości e-mail używając menu kontekstowego lub klawiszy<del>.

Jak odzyskać usunięte wiadomości:
  1. Wybierz Elementy usunięte z drzewa folderów. Wiadomości w folderze Elementy usunięte zostaną wyświetlone w oknie widoku ogólnego.

  2. Wybierz widok poziomy, pionowy lub widok listy.

  3. Przeciągnij jedną lub więcej wiadomości z listy w oknie widoku ogólnego do folderu Skrzynka odbiorcza lub do jakiegokolwiek innego folderu wiadomości w drzewie folderów.

Wynik: usunięte wiadomości zostaną odzyskane.

Jak trwale usunąć jedną lub kilka wiadomości:

Ostrzeżenie: trwale usunięte wiadomości zostaną na zawsze utracone. Zanim trwale usuniesz wiadomości, upewnij się, że nie są Ci już one potrzebne.

  1. Wybierz Elementy usunięte z drzewa folderów. Wiadomości w folderze Elementy usunięte zostaną wyświetlone w oknie widoku ogólnego.

  2. Wybierz przynajmniej jedną wiadomość w widoku poziomym, pionowym lub widoku listy.

  3. W karcie panelu Edytuj kliknij Usuń. Jeśli używasz zwinięŧego panelu,kliknij w panelu polecenie Usuń. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Usuń wiadomości e-mail.

  4. Wybierz czynność:

    • Aby trwale usunąć wiadomości, kliknij Tak.

    • W przeciwnym razie, kliknij Nie.