6.4. Visualizzare le attività

Per poter visualizzare le attività, è necessario effettuare le seguenti operazioni:

6.4.1. Visualizzazione della vista Elenco

La vista Elenco mostra le attività sotto forma di tabella.

Come visualizzare le attività come elenco:
  1. Selezionare una cartella delle attività nell'albero delle cartelle.

  2. Nella scheda Vista del pannello, fare clic su Elenco. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce del pannello Visualizza > Elenco.

Risultato: le attività vengono visualizzate come elenco.

Per ogni attività, viene mostrata nell'elenco una linea con informazioni sotto forma di icone o testo:

Colonna

Informazioni

Colonna 1, icona  

La voce è un'attività

Colonna 1, icona

La voce è un'attività ricorrente

Colonna 2, icona

La voce è un'attività di gruppo

Colonna 2, icona  

La voce è un'attività privata

ColonnaOggetto

La descrizione dell'attività

Colonna Priorità

La priorità dell'attività. I tre livelli di importanza sono indicati da icone diverse

Colonna Data iniziale

La data di inizio dell'attività

Colonna Data di scadenza

La data di scadenza dell'attività

Colonna % completata

L'avanzamento dell'attività

Colonna Ultimo

Il contrassegno assegnato all'attività

L'elenco mostra le seguenti caratteristiche:

  • Le attività completate sono visualizzate in colore chiaro e sono barrate.

  • Se la data di scadenza è passata, la data viene visualizzata in rosso.

  • In modo predefinito, l'elenco è ordinato secondo la colonna Data di scadenza. Il titolo della colonna è evidenziato e una freccia accanto al titolo della colonna indica il tipo di ordinamento.

Come cambiare il tipo di ordinamento:
  1. Per ordinare una colonna, fare clic sul titolo della colonna.

  2. Per cambiare l'ordinamento, fare clic nuovamente sul titolo della colonna.

Risultato: l'ordinamento è cambiato.

Nota: la prima colonna non può essere utilizzata per l'ordinamento.

6.4.2. Visualizzazione della vista Divisione orizzontale

Nella vista Divisione orizzontale, la parte superiore della finestra di panoramica mostra un elenco delle attività e la parte inferiore mostra tutti i dettagli dell'attività selezionata.

Come visualizzare le attività nella vista Divisione orizzontale:
  1. Selezionare una cartella delle attività nell'albero delle cartelle.

  2. Nella scheda Vista del pannello, fare clic su Divisione orizzontale. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce del pannello Visualizza > Divisione orizzontale. Risultato: la finestra di panoramica viene divisa orizzontalmente. La parte superiore mostra un elenco.

  3. Selezionare un'attività nell'elenco.

Risultato: la parte inferiore della finestra di panoramica mostra le seguenti informazioni sull'attività selezionata.

  • La scheda Panoramica contiene le seguenti informazioni:

    • Oggetto, data di scadenza, stato, priorità, avanzamento e nome dell'autore dell'attività.

    • Dettagli come durata, costi, distanza, informazioni di fatturazione, aziende e promemoria. Suggerimento: con l'icona - o + si può aprire o chiudere la pagina dei dettagli.

    • Commenti all'attività sotto i dettagli dell'attività.

  • La scheda Partecipanti contiene i nomi dei partecipanti coinvolti nell'attività.

  • La scheda Allegati contiene l'elenco degli allegati dell'attività.

Suggerimento: è possibile spostare il separatore orizzontale tra la parti superiori ed inferiori.

6.4.3. Visualizzazione degli elementi a comparsa

Gli elementi a comparsa sono disponibili nella vista Divisione orizzontale ed Elenco.

Come visualizzare un'attività nell'elemento a comparsa:
  1. Portare il puntatore del mouse sopra un'attività. Dopo breve tempo si aprirà un elemento a comparsa. Verrà mostrata la scheda Generale.

  2. Per visualizzare ulteriori informazioni, fare clic su un'altra scheda.

  3. Per chiudere l'elemento a comparsa, spostare il puntatore del mouse al di fuori dello stesso.

L'elemento a comparsa dell'attività mostra le seguenti informazioni:

  • La scheda Generale contiene:

    • L'icona del modulo attività.

    • L'oggetto ed l'avanzamento dell'attività.

    • Le icone per l'attività privata, per quella ricorrente e per la priorità dell'attività.

    • La data di inizio e di scadenza dell'attività.

    • Un'icona colorata per ciascuna categoria assegnata

    • I commenti per l'attività. A seconda della lunghezza del commento, viene visualizzata una barra di scorrimento.

  • La scheda Partecipanti. Il numero tra parentesi indica il numero di partecipanti. La scheda contiene:

    • Il nome e lo stato di conferma dei partecipanti. Se un partecipante ha accettato, il nome viene visualizzato in verde. Se un partecipante ha rifiutato, il nome viene visualizzato in rosso.

    • L'icona per cambiare lo stato di conferma.

  • La scheda Allegati. Il numero tra parentesi indica il numero di allegati. Se l'attività contiene degli allegati, vengono visualizzati i seguenti elementi per ciascun allegato:

    • Nome del file, dimensione e tipo di allegato.

    • Le icone per aprire e salvare l'allegato.

6.4.4. Aprire o salvare gli allegati

È possibile effettuare le seguenti operazioni:

  • Aprire un allegato. Nota: per aprire un allegato si potrebbe aver bisogno di un programma aggiuntivo.

  • Salvare un allegato al di fuori del groupware.

  • Salvare un allegato nel deposito Informazioni.

Come aprire o salvare un allegato di un'attività:
  1. Aprire l'attività nella vista Divisione orizzontale.

  2. Aprire la scheda Allegati.

  3. Selezionare l'allegato.

  4. Decidere su un'azione:

    • Per aprire un allegato:

      • Nella scheda Modifica del pannello, fare clic su Apri allegato. Si aprirà una finestra di sistema, che visualizzerà il programma per aprire l'allegato. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce del pannello Allegato > Apri allegato. Si aprirà una finestra di sistema, che visualizzerà il programma per aprire l'allegato.

      • Per aprire l'allegato, utilizzare gli elementi di controllo nella finestra di sistema.

    • Per salvare l'allegato:

      • Nella scheda Modifica del pannello, fare clic su Salva come. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce del pannello Allegati > Salva come. Si aprirà una finestra di sistema.

      • Per salvare l'allegato, utilizzare gli elementi di controllo nella finestra di sistema.

    • Per salvare l'allegato nel deposito informazioni:

      • Nel scheda Modifica del pannello, fare clic su Salva nel deposito informazioni. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce del pannello Allegati > Salva nel deposito informazioni. Si aprirà la finestra Elemento del deposito informazioni. Il nome del file dell'allegato è inserito come nome dell'elemento del deposito informazioni.

      • Informazioni sulla creazione degli elementi del deposito informazioni sono disponibili in 7.5: Creare un elemento del deposito informazioni.

Suggerimento: è inoltre possibile aprire o salvare un allegato utilizzando le rispettive icone nell'elemento a comparsa dell'attività.