5.8. Gestione degli appuntamenti

5.8.1. Cercare appuntamenti

Inserendo un termine di ricerca, si possono trovare gli appuntamenti nella cartella di calendario attualmente aperta. Il termine di ricerca definisce la stringa di caratteri da cercare.

Saranno trovati tutti gli appuntamenti con un titolo o una categoria che contiene il termine di ricerca.

Esempio: per trovare gli appuntamenti con il titolo "riunione" e "riunione di gruppo", usare il termine di ricerca "ri".

Come cercare un appuntamento:
  1. Nell'albero delle cartelle selezionare la cartella di calendario che si desidera analizzare.

  2. Selezionare la vista Elenco o Calendario.

  3. Digitare i termini di ricerca nel campo di inserimento.

  4. Fare clic sull'icona Cerca .

Risultato: la finestra di panoramica passa alla vista Elenco. Essa visualizza solo gli appuntamenti corrispondenti al termine di ricerca.

Come visualizzare tutti gli appuntamenti per la cartella del calendario attualmente selezionata:
  • Nel campo d'inserimento Cerca, fare clic sull'icona Azzera .

5.8.2. Modificare gli appuntamenti

È possibile modificare in un secondo momento tutti i dati inseriti al momento della creazione di un appuntamento.

Nota: se si desidera modificare un appuntamento in una cartella pubblica o condivisa, è necessario disporre dei permessi per la modifica di oggetti nella cartella del calendario. Non è possibile modificare appuntamenti privati in cartelle condivise.

Come modificare un appuntamento:
  1. Visualizzare un appuntamento nella vista Dettagli o selezionarlo nella vista Elenco, Calendario o Squadra.

  2. Nella scheda del pannello Modifica, fare clic su Modifica. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce del pannello Modifica. Si aprirà la finestra Appuntamento.

  3. Modificare i dati di un appuntamento. Una descrizione completa è disponibile in 5.5: Creare appuntamenti.

  4. Fare clic su Salva nel pannello. La finestra sarà chiusa.

Risultato: l'appuntamento è modificato.

Se non si vuole accettare le modifiche, fare clic su Annulla nel pannello.

Nota: se si modifica un appuntamento che si sovrappone con un altro, si potrebbe ricevere un avviso di conflitto. Ulteriori informazioni sono disponibili in 5.5.11: Risolvere i conflitti di appuntamento.

Suggerimento: è inoltre possibile modificare gli appuntamenti utilizzando il menu contestuale o facendo doppio clic su un appuntamento.

Come modificare il titolo di un appuntamento:
  1. Selezionare un appuntamento nella vista calendario.

  2. Fare clic sul titolo dell'appuntamento.

  3. Modificare il titolo.

  4. Premere Invio.

5.8.3. Modificare degli appuntamenti con il trascinamento e rilascio

Nella vista calendario è possibile eseguire le seguenti operazioni utilizzando il trascinamento e rilascio:

  • spostare un appuntamento ad un altro giorno,

  • cambiare l'orario di un appuntamento,

  • cambiare la data iniziale o finale di un appuntamento.

Come trascinare un appuntamento in un altro giorno:
  1. Visualizzare un appuntamento nella vista settimana lavorativa, mese, settimana o personalizzata del calendario.

  2. Spostare il puntatore del mouse sopra il rettangolo che mostra l'appuntamento. Il puntatore del mouse assumerà la forma di una mano.

  3. Trascinare l'appuntamento in un altro giorno nell'intervallo di tempo o in un giorno nel mini-calendario:

Risultato: l'appuntamento è spostato nel giorno selezionato.

Suggerimento: per spostare un appuntamento visualizzato nella vista Giorno ad un altro giorno, trascinarlo in un giorno nel mini-calendario.

Suggerimento: nella vista della settimana lavorativa e in quella personalizzata, si può anche modificare l'orario di un appuntamento trascinandolo in un altro giorno nella griglia del tempo.

Cambiare l'orario di un appuntamento:
  1. Visualizzare un appuntamento nella vista giorno, settimana lavorativa o personalizzata del calendario.

  2. Spostare il puntatore del mouse sopra il rettangolo che mostra l'appuntamento. Il puntatore del mouse assumerà la forma di una mano.

  3. Trascinare l'appuntamento in un altro orario nell'intervallo di tempo.

Risultato: l'appuntamento è spostato nell'orario selezionato.

Suggerimento: nella vista della settimana lavorativa e in quella personalizzata, si può anche modificare il giorno di un appuntamento trascinandolo in un altro orario nella griglia del tempo.

Come cambiare la data iniziale o finale di un appuntamento:
  1. Visualizzare un appuntamento nella vista del calendario della settimana lavorativa o personalizzata.

  2. Spostare il puntatore del mouse sul bordo superiore o inferiore del rettangolo che mostra l'appuntamento. Il puntatore del mouse diventerà una doppia freccia.

  3. Trascinare il bordo superiore o inferiore in un altro orario nell'intervallo di tempo.

Risultato: l'inizio o la fine dell'appuntamento è modificato.

5.8.4. Modifica di una serie di appuntamenti

Quando si modifica una serie di appuntamenti, è necessario scegliere una delle seguenti possibilità:

  • Cambiare l'intera serie di appuntamenti

  • Cambiare un singolo appuntamento nella serie di appuntamenti

Si può fare la propria scelta nella finestra a comparsa Modifica appuntamento.

Come cambiare l'intera serie di appuntamenti:
  1. Utilizzare uno dei seguenti metodi descritti in 5.8.2: Modificare gli appuntamenti e 5.8.3: Modificare degli appuntamenti con il trascinamento e rilascio.

    Si aprirà la finestra a comparsa Modifica appuntamento.

  2. Nella finestra a comparsa Modifica appuntamento, fare clic su Serie.

Risultato: le modifiche vengono applicate all'intera serie.

Nota: se vi è un'eccezione alla serie di appuntamenti, l'eccezione perde le sue modifiche e viene reintegrata nella serie.

Come cambiare un singolo appuntamento della serie:
  1. Utilizzare uno dei seguenti metodi descritti in 5.8.2: Modificare gli appuntamenti e 5.8.3: Modificare degli appuntamenti con il trascinamento e rilascio.

    Si aprirà la finestra a comparsa Modifica appuntamento.

  2. Nella finestra a comparsa Modifica appuntamento, fare clic su Appuntamento.

Risultato: viene creata un'eccezione alla serie. Le modifiche vengono applicate solo ad essa.

Nota: se si modifica successivamente tutta la serie , l'eccezione di appuntamento perde i suoi cambiamenti e viene reintegrata nella serie.

Nota: se si usa il trascinamento e rilascio per spostare un appuntamento della serie in un altro giorno, è possibile solo modificare il singolo l'appuntamento dalla serie. La finestra a comparsa Modifica appuntamento mostrerà il seguente messaggio:

Modificando la data di questo appuntamento, stai creando un'eccezione alla serie. Vuoi continuare?

Per creare un'eccezione alla serie, fare clic su Continua. Per annullare l'azione, fare clic su Annulla.

5.8.5. Stampare gli appuntamenti

Per stampare gli appuntamenti esistono le seguenti possibilità:

  • Stampare un elenco di appuntamenti

  • Stampare i dati di un appuntamento

  • Stampare un foglio del calendario con gli appuntamenti

Come stampare un elenco di appuntamenti:
  1. Selezionare la vista Elenco nel pannello.

  2. Selezionare un intervallo di tempo nel pannello.

  3. Selezionare gli appuntamenti da stampare.

  4. Nella scheda del pannello Modifica, fare clic su Stampa. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sull'icona Stampa del pannello. Si aprirà una nuova finestra con l'anteprima di stampa e la finestra di sistema Stampa.

  5. Se necessario, modificare le impostazioni di stampa nella finestra di sistema.

  6. Fare clic su Stampa nella finestra di sistema.

Risultato: l'elenco degli appuntamenti viene stampato.

Come stampare i dati di un appuntamento:
  1. Aprire un appuntamento nella vista Dettagli.

  2. Nella scheda del pannello Modifica, fare clic su Stampa. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sull'icona Stampa del pannello. Si aprirà una nuova finestra con l'anteprima di stampa e la finestra di sistema Stampa.

  3. Se necessario, modificare le impostazioni di stampa nella finestra di sistema.

  4. Fare clic su Stampa nella finestra di sistema.

Risultato: i dati degli appuntamenti vengono stampati.

Come stampare un foglio del calendario:
  1. Aprire la vista mensile, settimanale o della settimana lavorativa.

  2. Nella scheda del pannello Modifica, fare clic su Stampa. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sull'icona Stampa del pannello. Si aprirà una nuova finestra con l'anteprima di stampa e la finestra di sistema Stampa.

  3. Se necessario, si possono modificare le impostazioni di stampa nella finestra di sistema.

  4. Fare clic su Stampa nella finestra di sistema.

Risultato: la vista del calendario impostata in precedenza sarà stampata.

5.8.6. Spostamento degli appuntamenti in un'altra cartella

Esistono le seguenti possibilità per lo spostamento di appuntamenti in un'altra cartella:

  • Con la funzione del pannello

  • Con il trascinamento e rilascio

Nota: gli appuntamenti ricorrenti e gli appuntamenti singoli di una ricorrenza non possono essere spostati in un'altra cartella.

Nota: quando si spostano degli appuntamenti da una cartella di origine a una di destinazione, è necessario disporre dei seguenti permessi:

  • Eliminare i permessi per gli oggetti nella cartella di origine

  • I permessi sulla cartella per la creazione di oggetti nella cartella di destinazione

Come spostare gli appuntamenti utilizzando la funzione del pannello:
  1. Selezionare uno o più appuntamenti nella vista Elenco o in una del calendario.

  2. Nella scheda del pannello Modifica, fare clic su Sposta. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sull'icona Sposta del pannello. Si aprirà la finestra Seleziona cartella.

  3. Fare clic su una cartella del calendario nella finestra Seleziona cartella. Si può fare clic solo sulle cartelle dove è possibile spostare degli appuntamenti.

Risultato: gli appuntamenti sono spostati.

Come spostare gli appuntamenti con il trascinamento e rilascio:
  1. Selezionare uno o più appuntamenti nella vista Elenco o in una del calendario.

  2. Trascinare un appuntamento selezionato su una cartella del calendario. Un'icona accanto al puntatore del mouse indicherà ciò che segue:

    • Quando si trascina su una destinazione valida, viene mostrata una spunta verde.

    • Quando si trascina su una destinazione non valida, viene mostrato un simbolo rosso di divieto.

  3. Rilasciare il pulsante del mouse sulla cartella di destinazione.

Risultato: gli appuntamenti sono spostati.

5.8.7. Marcare gli appuntamenti con categorie

È possibile effettuare le seguenti operazioni:

  • Assegnare categorie agli appuntamenti

  • Rimuovere le categorie assegnate dagli appuntamenti

Informazioni sulla definizione di categorie sono disponibili in 8.2.3: Gestione etichette.

Come assegnare categorie predefinite agli appuntamenti:
  1. Clic con il tasto destro su un appuntamento nella vista Calendario, Squadra o Elenco.

  2. Nel menu contestuale, selezionare la voce Categorie >. Si aprirà un sottomenu.

  3. Utilizzare una delle seguenti possibilità:

    • Per assegnare una delle categorie visualizzate, fare clic su una categoria nel sottomenu.

    • Per assegnare un'altra categoria:

      • Nel sottomenu, fare clic sulla voce Tutte le categorie.... Si aprirà la finestra di dialogo Categorie. L'elenco Nome contiene tutte le categorie definite.

      • Nell'elenco Nome, attivare le caselle di selezione delle categorie da assegnare all'appuntamento. Nota: la categoria inizialmente selezionata specifica il colore con cui viene visualizzato l'appuntamento.

      • Fare clic su OK.

Risultato: le categorie sono assegnate all'appuntamento.

Come rimuovere le categorie assegnate:
  1. Clic con il tasto destro su un appuntamento nella vista Calendario, Squadra o Elenco.

  2. Nel menu contestuale, selezionare la voce Categorie > . Si aprirà un sottomenu.

  3. Utilizzare una delle seguenti possibilità:

    • Per rimuovere tutte le categorie assegnate, fare clic su Rimuovi tutte le categorie nel sottomenu.

    • Per rimuovere particolari categorie assegnate:

      • Nel sottomenu, fare clic su Tutte le categorie.... Si aprirà la finestra di dialogo Categorie.

      • Nell'elenco Nome, disattivare le caselle di selezione delle categorie da eliminare.

      • Fare clic su OK.

Risultato: le categorie sono eliminate dall'appuntamento.

5.8.8. Marcare gli appuntamenti con contrassegni

I contrassegni sono etichette colorate per marcare gli appuntamenti. Si può decidere il significato dei singoli colori. I contrassegni sono visualizzati come segue:

  • Nella vista Elenco, nell'ultima colonna

  • Nella vista Dettagli, sul lato destro accanto alle schede

  • Nella vista Calendario, sul lato destro accanto ai titoli degli appuntamenti

Nota: il colore di una categoria ha la priorità rispetto al colore del contrassegno.

Come marcare gli appuntamenti con contrassegni:
  1. Aprire un appuntamento nella vista Dettagli o selezionare uno o più appuntamenti nella vista Elenco o in una di calendario.

  2. Nella scheda Contrassegni del pannello, fare clic su qualsiasi contrassegno. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce del pannello Contrassegni e poi fare clic su una delle voci.

Risultato: gli appuntamenti selezionati sono marcati con contrassegni.

Come eliminare i contrassegni:
  1. Aprire un appuntamento che è marcato con un contrassegno nella vista Dettagli o selezionare gli appuntamenti marcati con contrassegni nella vista Elenco o in una vista di calendario.

  2. Fare clic su Rimuovi contrassegno nella scheda Contrassegni del pannello. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce del pannello Contrassegni > Rimuovi contrassegno.

Risultato: i contrassegni sono eliminati.

5.8.9. Esportare gli appuntamenti

Si possono esportare gli appuntamenti in una cartella personale o in una pubblica. Il formato di file disponibile è iCal.

Un altro modo per esportare la cartella del calendario personale è disponibile in 8.4.2: Esportare appuntamenti e attività con WebDAV.

Come esportare gli appuntamenti in una cartella:
  1. Tasto destro su una cartella del calendario personale o pubblica e selezionare Esporta dalla sottocartella Esteso.

  2. Nel sottomenu, selezionare iCalendar.

  3. In base al browser utilizzato, potrà essere richiesto di aprire o salvare il file. Selezionare Salva.

  4. Selezionare una posizione. Inserire il nome di un file.

  5. Fare clic su Salva.

Risultato: gli appuntamenti nella cartella del calendario sono esportati in un file iCal. Ciò permetterà di elaborare tali appuntamenti con altre applicazioni.

5.8.10. Eliminare gli appuntamenti

Attenzione: gli appuntamenti eliminati non possono essere ripristinati. Prima di eliminare un appuntamento, assicurarsi che non sia più necessario.

Nota: se si desidera eliminare un appuntamento in una cartella pubblica o condivisa, è necessario disporre dei permessi di eliminazione degli oggetti in queste cartelle del calendario.

Come eliminare uno o più appuntamenti:
  1. Aprire un appuntamento nella vista Dettagli o selezionare uno o più appuntamenti nella vista Elenco, in una del calendario, oppure nell'intervallo di tempo giornaliero della vista Squadra.

  2. Nella scheda Modifica del pannello, fare clic su Elimina. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce del pannello Elimina. Si aprirà la finestra Elimina appuntamento.

  3. Se si è certi di voler eliminare gli appuntamenti, fare clic su .

Risultato: gli appuntamenti sono eliminati. Tutti i partecipanti riceveranno un messaggio di notifica dell'eliminazione dell'appuntamento.

Suggerimento: nella vista Elenco o in una vista di calendario si possono eliminare gli appuntamenti anche utilizzando il menu contestuale o il tasto <Canc>.

5.8.11. Sincronizzazione degli appuntamenti con CalDAV

CalDAV consente di accedere al calendario del server Open-Xchange e di sincronizzare gli appuntamenti con un programma client come Mozilla Thunderbird.

Nota: per poter utilizzare questa funzione,CalDAV deve essere disponibile sul server Open-Xchange. Se non si è certi, contattare l'amministratore o il fornitore del servizio.

5.8.11.1. Sincronizzazione con Thunderbird

Devono essere soddisfatti i seguenti requisiti:

  • È installata la versione corrente di Mozilla Thunderbird.

  • Il componente aggiuntivo corrente Thunderbird Lightning è installato. Questo componente include un'applicazione per gli appuntamenti e le attività.

  • L'accesso al proprio Open-Xchange account di posta elettronica è configurato inThunderbird.

Nota le seguenti limitazioni:

  • Thunderbird può sincronizzare solo cartelle del calendario singole. Per poter sincronizzare più cartelle del calendario tra il groupware Open-Xchange e Thunderbird, è necessario impostare separatamente la sincronizzazione per ogni singola cartella del calendario.

  • I seguenti promemoria non sono supportati dal server Open-Xchange:

    • i promemoria che vengono inviati dopo l'inizio dell'appuntamento

    • promemoria multipli

    • promemoria che non sono del tipo 'DISPLAY'

    Se si imposta un promemoriaper un appuntamento o una ricorrenza in Thunderbird, esso viene rimossodal server Open-Xchange.

  • La proprietà "URL" per le risorse iCal non è supportata.

  • Gli allegati non sono supportati.

  • Gli appuntamenti contrassegnati come "privati​​" vengono esportati con la proprietà "CLASS" impostata su "PRIVATE" dal server Open-Xchange.

  • Le proprietà "CONFIDENTIAL" e "PRIVATE" sono considerate allo stesso mododal server Open-Xchange e vengono importate come "PRIVATE".

Avviso: Il server Open-Xchange non supportaappuntamenti privati ​​con più partecipanti. Se si contrassegna un appuntamentocon diversi partecipanti come Appuntamento privato in Thunderbird, il server Open-Xchange rimuove i partecipanti senzainviare una notifica.

Come accedere al proprio calendario in Thunderbird:
  1. Controllare i seguenti requisiti:

    • Thunderbird dispone dell'accesso alla rete.

    • Il server Open-Xchange è accessibile.

  2. Fare clic con il tasto destro su una cartella del calendario nel Groupware Open-Xchange. Selezionare Proprietà. Annotare il valore di URL CalDAV o copiarlo negli appunti.

  3. Nella barra dei menu di Thunderbird fare clic su Appuntamenti e Attività > Calendario.

  4. Nella barra dei menu, fare clic su File > Nuovo > Calendario. Si aprirà la finestra Crea nuovo calendario.

  5. Selezionare Sulla rete. Fare clic su Avanti.

  6. Selezionare il formato CalDAV. Come Indirizzo utilizzare il valore richiesto al punto 2. Per avere accesso agli appuntamenti senza connessione ad Internet, attivare Cache. Fare clic su Avanti.

  7. Nel campo Nome inserire un nome per la cartella di calendario. È possibileselezionare un colore per il calendario. Specificare se i promemoria degli appuntamenti devono esserevisualizzati. Selezionare un indirizzo di posta elettronica. Fare clic su Avanti.

  8. Se viene richiesto di fornire le credenziali, utilizzare il nome utente e la password per il server Open-Xchange.

Risultato: dopo breve tempo la cartella di calendario verrà sincronizzata.

Per poter sincronizzare le ulteriori cartelle di calendario ripetere la procedura per ogni cartella.