Vous obtiendrez ici une vue d'ensemble sur la création des rendez-vous. Les détails se poursuivent sur la page suivante.
Remarque : Pour créer un rendez-vous dans un dossier d'agenda public ou partagé, vous devez avoir le droit de créer des objets dans ces dossiers.
Comment créer un nouveau rendez-vous :Dans l'onglet . La fenêtre du tableau de bord, cliquez sur l'icône . Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'icône du tableau de bord Rendez-vous s'ouvre et l'onglet est ouvert.
SI nécessaire, sélectionnez un dossier d'agenda en cliquant sur le bouton
et en choisissant un dossier d'agenda dans la fenêtre qui apparaît.Saisissez une description, un lieu et un commentaire pour le rendez-vous.
Choisissez une date de début et de fin pour le rendez-vous. Voir 5.5.2: Définir le début et la fin du rendez-vous.
Définissez un rappel de rendez-vous. Voir 5.5.3: Définir un rappel de rendez-vous ou y répondre.
Sélectionnez l'affichage de disponibilité : Réservé, Tentative, Absent pour raisons professionnelles ou Disponible. Voir 5.5.6: Définir les informations de disponibilité.
Utilisez les options supplémentaires si besoin :
Créez une série de rendez-vous. Voir 5.5.4: Créer une série de rendez-vous.
Ajoutez des catégories au rendez-vous. Voir 5.5.5: Ajouter des catégories.
Si nécessaire, marquez le rendez-vous comme privé. Voir 5.5.7: Marquer un rendez-vous comme étant privé.
Ajoutez des participants et des ressources supplémentaires au rendez-vous. Vérifiez si les participants et des ressources sont ou non disponibles pour le rendez-vous. Voir 5.5.8: Ajouter des participants et ressources et 5.5.8.1: Vérifier la disponibilité.
Ajoutez des pièces jointes au rendez-vous. Voir 5.5.9: Ajouter des pièces jointes.
Cliquez sur l'icône
dans le tableau de bord. La fenêtre se ferme.Résultat : le rendez-vous est créé.
Si vous souhaitez annuler l'action, cliquez sur
dans la section du tableau de bord.Remarque : Si vous créez un rendez-vous qui chevauche un rendez-vous existant, vous pouvez recevoir un message d'erreur. Veuillez vous référer à 5.5.11: Résoudre les conflits de rendez-vous.
Conseil : Vous pouvez également créer un nouveau rendez-vous en cliquant sur dans la section du tableau de bord.
Pour créer un nouveau rendez-vous, vous avez les possibilités suivantes :La fonction
peut aussi être invoquée depuis d'autres modules du tableau de bord.Dans la vue en liste ou la vue calendaire, double-cliquez sur une zone vide de la fenêtre de vue d'ensemble. La fenêtre Rendez-vous s'ouvre.
Dans la vue d'équipe, double-cliquez sur un agenda dans la fenêtre de vue d'ensemble. Vous êtes ajouté comme participant au rendez-vous, tout comme la personne ou la ressource à laquelle appartient l'agenda sur lequel vous avez cliqué.
Dans une vue de l'agenda, ouvrez une zone de la grille de temps par glissement de la souris. Une description détaillée est fournie un peu plus loin dans ce chapitre.
Dans le module Courriel, faites glisser un message depuis la vue Liste vers une date dans le miniagenda. La fenêtre
s'ouvre. La date choisie est saisie comme date de début du rendez-vous.Dans le module Contacts, faites glisser un contact vers une date dans le miniagenda. La fenêtre
s'ouvre. La date choisie est saisie comme date de début du rendez-vous.Affichez l'agenda en vue Jour, Semaine ouvrée ou Personnalisée.
Faites glisser une zone dans la grille de temps. Un nouveau rendez-vous est créé. Le début et la fin sont affichés depuis la zone de la grille de temps.
Double-cliquez sur le rectangle correspondant au nouveau rendez-vous. La fenêtre Rendez-vous s'ouvre.
Saisissez les données pour le nouveau rendez-vous. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans les instructions précédentes Comment créer un nouveau rendez-vous :.
Lorsque vous créez un rendez-vous dans la vue d'équipe, vous pouvez ajouter
tous les membres d'une équipe,
des membres donnés d'une équipe,
un membre isolé d'une équipe
comme participants.
Comment créer un nouveau rendez-vous avec tous les membres d'une équipe :Ouvrir la vue d'équipe. Des instructions se trouvent dans 5.4.5: Afficher la vue par équipe.
Assurez vous qu'aucun membre de l'équipe n'est sélectionné.
Utilisez une des options suivantes :
Dans l'onglet du tableau de bord.
Dans la grille de temps, faites glisser un intervalle en cliquant avec le bouton gauche de la souris et en le maintenant enfoncé. L'intervalle de temps est saisi comme début et durée du rendez-vous.
Résultat : La fenêtre Rendez-vous s'ouvre. Les membres de l'équipe sont ajoutés à l'onglet Participants.
Comment créer un nouveau rendez-vous avec des membres spécifiques d'une équipe :Ouvrir la vue d'équipe. Des instructions se trouvent dans 5.4.5: Afficher la vue par équipe.
Choisissez des membres individuels d'équipe en cliquant sur leur nom tout en maintenant la touche <Ctrl> enfoncée. Remarque : Sur les machines Apple, utilisez la touche <Cmd>.
Utilisez une des options suivantes :
Dans l'onglet du tableau de bord.
Dans la grille de temps, faites glisser un intervalle de temps en cliquant avec le bouton gauche de la souris et en le maintenant enfoncé. L'intervalle de temps est saisi comme début et durée du rendez-vous.
Résultat : La fenêtre Rendez-vous s'ouvre. Les membres de l'équipe sont ajoutés à l'onglet Participants.
Comment créer un nouveau rendez-vous avec un membre isolé d'une équipe :Ouvrir la vue d'équipe. Des instructions se trouvent dans 5.4.5: Afficher la vue par équipe.
Assurez-vous qu'aucun membre de l'équipe n'est sélectionné.
Double-cliquez sur une heure dans la grille temporelle du membre de l'équipe que vous voulez ajouter comme participant.
Résultat : La fenêtre Rendez-vous s'ouvre. Le jour et la date sur lesquels vous avez double-cliqué définissent le début du rendez-vous. Le membre de l'équipe est ajouté à l'onglet Participants.
Les valeurs suivantes sont prédéfinies :
La date du jour est définie comme date de début et date de fin du rendez-vous.
Le premier intervalle de temps qui suit définit l'heure de début du rendez-vous. L'intervalle de temps par défaut est de 15 minutes.
L'heure de fin du rendez-vous est définie une heure après le début du rendez-vous.
Pour définir des valeurs personnalisées pour le début et la fin du rendez-vous, utilisez les éléments de contrôle à côté des champs Rendez-vous.
Comment définir le début et la fin du rendez-vous dans la fenêtre et dans la fenêtre Rendez-vous :Pour définir les dates de début et de fin du rendez-vous, utilisez l'une des solutions suivantes :
Saisissez une date valide dans le premier champ de saisie.
Cliquez sur l'icône en forme de calendrier, à droite du premier champ de saisie, pour ouvrir l'agenda et choisir une date.
Pour définir l'heure de début et de fin du rendez-vous, utilisez l'une des solutions suivantes :
Saisissez une heure valide dans le second champ de saisie.
Sélectionnez l'heure dans la liste déroulante.
Si le rendez-vous est censé durer 24 heures, activez la case à cocher
.Vous pouvez fixer une heure à laquelle le rendez-vous vous sera rappelé. Une fenêtre de rappel vous alertera du rendez-vous lorsque la durée choisie est atteinte.
Comment définir un rappel de rendez-vous dans la fenêtre Rendez-vous :Sélectionnez l'onglet
.Sélectionnez un intervalle de temps dans la liste déroulante
. Si vous ne souhaitez pas être notifié, sélectionnez .Conseil : vous pouvez choisir l'intervalle de temps par défaut pour le rappel dans le paramétrage de l'agenda Heure par défaut pour le rappel .
Dès que l'intervalle de temps fixé avant le rendez-vous est atteint, la fenêtre de Rappel est affichée. Vous avez plusieurs possibilités pour répondre à ce rappel de rendez-vous.
Comment répondre à un rappel de rendez-vous :Pour recevoir un nouveau rappel, choisissez une durée dans la liste déroulante. Cliquez sur
. Lorsque l'intervalle défini est atteint, vous êtes à nouveau notifié.Si vous ne souhaitez pas être notifié à nouveau, cliquez sur
.Un rendez-vous répétitif est un rendez-vous qui est répété à plusieurs reprises. Lorsque vous créez un rendez-vous répétitif, les éléments suivants doivent être définis :
L'intervalle de temps pour la série de rendez-vous. Ce réglage définit la période comprise entre deux rendez-vous individuels de la série.
La durée de la séquence de rendez-vous. Ceci définit le début et la fin de la série de rendez-vous.
Sélectionnez l'onglet
.Cliquez sur le bouton Créer une nouvelle séquence s'ouvre.
. La fenêtreSélectionnez un intervalle de temps pour la série.
Si le rendez-vous doit être répété quotidiennement, activez le type de répétition
. Dans les réglages de répétition, définissez l'intervalle en jours.Si le rendez-vous doit être répété de façon mensuelle, activez le type de répétition
. Dans les réglages de répétition, définissez l'intervalle en mois et fixez un jour dans le mois pour l'exécution.Si le rendez-vous dot être répété de manière hebdomadaire, activez le type de répétition
. Dans les réglages de répétition, définissez l'intervalle en semaines et fixez un jour de la semaine pour l'exécution.Si le rendez-vous doit être répété annuellement, activez le type de répétition
. Dans les réglages de répétition, définissez le jour pour l'exécution.Définir la durée de la séquence de rendez-vous :
À côté de
, renseignez la date de début de la séquence de rendez-vous.À côté de
, définissez la fin de la séquence.Cliquez sur
.Les exemples suivants illustrent des séries de rendez-vous classiques.
Un rendez-vous doit avoir lieu tous les deux jours. La date initiale est le 22/03/2010. Le rendez-vous doit avoir lieu 5 fois.
Dans la fenêtre de dialogue Créer une nouvelle séquence, définissez les éléments suivants :
Type de répétition |
Quotidien |
Réglages de répétition |
Chaque 2e jour |
Durée de la séquence |
Date de début 22/03/2010 |
Durée de la séquence |
Se termine après 5 rendez-vous |
Un rendez-vous doit avoir lieu tous les mardis et vendredis. La date initiale est le 23/03/2010.
Dans la fenêtre de dialogue Créer une nouvelle séquence, définissez les éléments suivants :
Type de répétition |
Hebdomadaire |
Réglages de répétition |
Tous les 1 semaine(s) le Mardi, Vendredi |
Durée de la séquence |
Date de début 23/03/2010 |
|
Se termine jamais |
Un rendez-vous doit avoir lieu un mercredi sur deux. La date initiale est le 24/03/2010 Le dernier rendez-vous a lieu le 29/12/2010.
Dans la fenêtre de dialogue Créer une nouvelle séquence, définissez les éléments suivants :
Type de répétition |
Hebdomadaire |
Réglages de répétition |
Tous les 2 semaine(s) le Mercredi |
Durée de la séquence |
Date de début 24/03/2010 |
|
Se termine le 31/12/2010 |
Un rendez-vous doit avoir lieu le premier lundi de chaque mois. La date initiale est le 01/03/2010. Le rendez-vous doit avoir lieu 12 fois.
Dans la fenêtre de dialogue Créer une nouvelle séquence, définissez les éléments suivants :
Type de répétition |
Mensuel |
Réglages de répétition |
le premier lundi chaque mois |
Durée de la séquence |
Date de début 01/03/2010 |
|
Se termine après 12 rendez-vous |
Un rendez-vous doit avoir lieu chaque année le dernier vendredi de novembre. La date initiale est le 26/11/2010.
Dans la boîte de dialogue Créer une nouvelle séquence, définissez les éléments suivants :
Type de répétition |
Annuel |
Réglages de répétition |
le dernier Vendredi parmi Novembre |
Durée de la séquence |
Date de début 26/11/2010 |
|
Se termine jamais |
Une catégorie est un texte pouvant être utilisé comme critère pour structurer les rendez-vous. Pour ajouter des catégories, vous avez deux possibilités :
Saisir des catégories liées aux objets.
Choisir des catégories dans une liste de catégories prédéfinies.
Vous pouvez trouver plus d'informations sur la définition de catégories dans 8.2.3: Gérer les marques.
Comment ajouter des catégories liées à l'objet dans la fenêtre Rendez-vous :Sélectionnez l'onglet
.Double-cliquez à droite du bouton
.Saisissez un texte.
Conseil : une autre méthode est décrite dans 8.2.3.2: Gérer les catégories au sein des modules.
Remarque : Les catégories liées à un objet sont en blanc.
Comment ajouter des catégories prédéfinies dans la fenêtre Rendez-vous :Sélectionnez l'onglet
.Cliquez sur le bouton
. La fenêtre de dialogue s'ouvre. La liste de choix contient toutes les catégories prédéfinies.Dans la liste de choix Remarque : La catégorie choisie initialement définit la couleur avec laquelle le rendez-vous est affiché.
, activez les champs des catégories à ajouter au rendez-vous.Cliquez sur
.Résultat : Les catégories sont insérées dans le champ de saisie.
Comment supprimer des catégories ajoutées dans la fenêtre Rendez-vous :Sélectionnez l'onglet
.Cliquez sur le bouton
. La fenêtre de dialogue s'ouvre.Dans la liste de choix
, décochez les cases des catégories à supprimer.Cliquez sur
.Résultat : Les catégories sont supprimées du rendez-vous.
Dans les vues de l'agenda, la disponibilité est indiquée par différentes couleurs. Les couleurs suivantes sont utilisées :
Réservé : bleu
Temporaire : jaune
Absent pour raisons professionnelles : rouge
Disponible : vert
Vous trouverez plus d'informations sur la disponibilité dans 5.2.2: Que dois-je savoir au sujet des rendez-vous ?.
La disponibilité contrôle le comportement du collecticiel au cas où vous créiez un nouveau rendez-vous qui chevauche temporellement un rendez-vous existant :
Pour les disponibilités Réservé, Temporaire et Absent pour raisons professionnelles, un message de conflit est affiché.
Pour la disponibilité Disponible, aucun message d'erreur n'est affiché.
Vous trouverez plus d'informations sur la gestion des conflits dans 5.5.11: Résoudre les conflits de rendez-vous.
Comment définir la vue de disponibilité dans la fenêtre Rendez-vous :Sélectionnez l'onglet
.Sélectionnez une option dans la liste déroulante
.Un rendez-vous privé est un rendez-vous qui ne peut être vu par d'autres utilisateurs, lorsque vous partagez votre agenda avec ceux-ci.
Vous pouvez marquer un rendez-vous comme privé si toutes les conditions suivantes sont vérifiées :
Vous êtes l'unique participant, aucun autre participant ou ressource n'est impliqué dans le rendez-vous.
Le rendez-vous est créé dans un dossier d'agenda personnel.
Ouvrez l'onglet
.Activez la case à cocher
.Lorsque vous créez un rendez-vous, vous êtes automatiquement ajouté comme participant. Dans les paramètres de l'agenda, vous pouvez définir si vous êtes ou non enregistré comme participant lors de la création d'un rendez-vous dans un dossier public. Veuillez vous référer à : Créer des rendez-vous publics. Vous pouvez ajouter d'autres participants et ressources (telles que des salles de réunion ou des projecteurs).
Comment ajouter des participants et ressources à un rendez-vous dans la fenêtre Rendez-vous :Dans le tableau de bord, cliquez sur Choisir les participants et les ressources s'ouvre.
. La fenêtreLe carnet d'adresses global est pré-sélectionné. Pour utiliser un autre carnet d'adresses, cliquez sur le bouton Choisir le dossier de contact.
. Cliquez sur un dossier dans la fenêtreSi vous souhaitez voir une sélection particulière de participants ou de ressources, saisissez une chaîne de caractères dans le champ de saisie
. Cliquez sur le bouton .Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs, groupes ou ressources dans la liste. Remarque : Les utilisateurs, groupes et ressources sont identifiés par des icônes différentes. Ils sont affichés dans l'ordre suivant : utilisateurs, groupes et ressources.
Pour ajouter la sélection en tant que participants, cliquez sur le bouton
à côté de . Pour ajouter la sélection en tant que ressources, cliquez sur le bouton à côté de .Remarque : Les restrictions suivantes s'appliquent :
Les ressources ne peuvent être ajoutées comme participants.
Les groupes ne peuvent être ajoutés comme ressources.
Remarque : Les ressources déjà utilisées pour un rendez-vous ne peuvent être utilisées pour un autre rendez-vous si les rendez-vous se chevauchent.
Si nécessaire, vous pouvez modifier la sélection de participants ou de ressources :
Sélectionnez des entrées individuelles dans le champ
ou .Cliquez sur le bouton
à côté de ou .Pour accepter la sélection, cliquez sur
. Si vous ne souhaitez pas accepter la sélection, cliquez sur .Lorsque vous ajoutez des participants et des ressources, il peut être judicieux de vérifier leur disponibilité.
Cette fonction montre quel participant ou ressource est déjà réservé à une date donnée. La disponibilité est affichée à l'aide de barres de couleurs.
Les couleurs correspondent à celles utilisées pour afficher la disponibilité. Veuillez vous référer à 5.2.2: Que dois-je savoir au sujet des rendez-vous ?.
Comment vérifier la disponibilité des participants et des ressources dans la fenêtre Rendez-vous :Sélectionnez l'onglet
.Choisissez la date et l'intervalle de temps que vous souhaitez vérifier.
Cliquez sur le bouton
. Les barres de couleurs à côté d'un participant ou d'une ressource indique que ledit participant ou ressource est réservé pour l'intervalle de temps choisi.Si nécessaire, vous pouvez vérifier une autre date en la choisissant à l'aide des flèches de navigation à côté de la date, puis en cliquant à nouveau sur le bouton
.Si vous trouvez une date et un horaire qui conviennent pour tous les participants et toutes les ressources, vous pouvez utiliser les dates de l'intervalle de temps coché pour définir votre rendez-vous. Pour ce faire, cliquez sur le bouton
.Conseil : avant de créer le rendez-vous, vous pouvez vérifier la disponibilité des participants dans la vue par équipe. Vous trouverez plus d'informations sur ce point dans 5.4.5: Afficher la vue par équipe.
Vous pouvez ajouter des participants externes qui ne figurent pas dans le carnet d'adresses. Pour ce faire, vous avez besoin de l'adresse électronique du participant externe.
Comment ajouter des participants externes sans entrée de carnet d'adresses :Dans la fenêtre
, cliquez sur .Dans la fenêtre
, saisissez un nom et une adresse électronique valides.Cliquez sur
.Pour ajouter des participants supplémentaires, répétez les étapes 2 et 3. Pour conclure le processus, cliquez sur
.Résultat : les participants externes sans entrée de carnet d'adresses sont entrés en tant que participants.
Des informations complémentaires sur les rendez-vous comportant des participants externes se trouvent dans 5.7: Rendez-vous avec des participants externes.
Les participants que vous ajoutez à un rendez-vous reçoivent une notification de rendez-vous qui leur permet d'accepter ou de décliner le rendez-vous. Vous trouverez d'autres informations dans 5.6.1: Accepter un rendez-vous.
Les participants externes ne reçoivent pas de notification de rendez-vous. Pour notifier des participants externes d'un rendez-vous, vous pouvez informer tous les participants par courriel.
Comment notifier tous les participants par courriel dans la fenêtre Rendez-vous :Sélectionnez l'onglet
.Activez la case à cocher
.Dans le tableau de bord, cliquez sur La boîte de dialogue .Sélectionner les pièces jointes s'ouvre.
Dans la fenêtre de dialogue Sélectionner les pièces jointes, cliquez sur . Choisissez le fichier à insérer en tant que pièce jointe. Fermez la boîte de dialogue de sélection de fichier.
Dans la fenêtre de dialogue Sélectionner les pièces jointes, cliquez sur . Le fichier est ajouté à la liste.
Pour ajouter d'autres pièces jointes, répétez les étapes 3 et 4.
Pour supprimer une pièce jointe, sélectionnez-la dans la liste. Puis cliquez sur
.Dans la fenêtre de dialogue Sélectionner les pièces jointes, cliquez sur .
Résultat : les pièces jointes sont ajoutées au rendez-vous.
On peut créer un rendez-vous à partir d'une pièce jointe iCal d'un courriel. Une pièce jointe iCal peut se reconnaître à son extension de fichier .ics.
Comment créer un rendez-vous à partir d'une pièce jointe iCal d'un courriel :Ouvrez le courriel dans la vue Division horizontale ou verticale.
Cliquez avec le bouton droit sur le fichier .ics dans la partie inférieure de la fenêtre de vue d'ensemble.
Dans le menu contextuel, choisissez
.Résultat : la fenêtre de dialogue Rendez-vous s'ouvre.
Il existe un conflit de rendez-vous si les conditions suivantes se produisent :
La disponibilité d'un rendez-vous existant n'est pas associée à Disponible.
Vous créez un nouveau rendez-vous et n'associez pas sa disponibilité à Disponible. Le nouveau rendez-vous chevauche un rendez-vous existant.
Dès que vous cliquez sur l'icône Rendez-vous, la fenêtre Conflits détectés s'ouvre. Elle indique les conflits entre les rendez-vous existants et le nouveau rendez-vous. Vous devez réagir face au message de conflit.
Comment réagir face au message de conflit : dans le tableau de bord de la fenêtreSi vous souhaitez résoudre le conflit en modifiant la date du rendez-vous, cliquez sur
. Changez la date du rendez-vous.Si vous souhaitez créer le nouveau rendez-vous malgré le conflit, cliquez sur
.