Tâches

8.1. Les composants de Tâches

Barre de recherche

Permet de chercher des tâches.

L'arborescence des dossiers

Affiche les dossiers de tâches. Vous permet de naviguer dans la structure des dossiers. Pour ouvrir l'arborescence des dossiers, cliquez sur le bouton Vue dans la barre d'outils. Activez la Vue des dossiers. Suivant la configuration du collecticiel, l'arborescence des dossiers présente les éléments suivants :

  • Mes tâches. Contient vos tâches personnelles.

  • Tâches publiques. Contient les tâches partagées avec tous les autres utilisateurs.

  • Tâches partagées. Contient les tâches partagées avec vous par d'autres utilisateurs.

Les fonctions suivantes sont disponibles :

  • Lorsque l'on clique sur un dossier, ses tâches s'affichent.

  • L'icône Actions sur le dossier à côté du dossier sélectionné propose des fonctionnalités d'organisation et d'échange de données.

  • Les boutons sous l'arborescence des dossiers permettent de créer des dossiers.

Sujets liés

La barre d'outils

Contient les éléments suivants :

  • Bouton Nouveau. Crée une nouvelle tâche.

  • Bouton Modifier. Modifier les détails d'une tâche.

  • Bouton Échéance. Change la date d'échéance d'une tâche.

  • Bouton Terminé. Marque une tâche comme terminée.

  • Bouton Supprimer. Supprime les tâches que vous avez sélectionnées.

  • Icône Actions . Ouvre un menu proposant des fonctions supplémentaires :

  • Bouton Vue. Ouvre un menu comportant des cases à cocher pour contrôler l'affichage.

    • Case à cocher Vue des dossiers. Ouvre ou ferme l'arborescence des dossiers.

    • Case à cocher Cases à cocher Fait apparaître une case à cocher à côté de chaque tâche de la liste Cela permet de sélectionner plusieurs tâches afin de les modifier simultanément.

Sujets liés

La zone d'affichage

Contient la liste des contacts ainsi que la vue détaillée d'un contact.

Liste

Affiche une liste des tâches figurant dans le dossier sélectionné. La liste comporte les éléments suivants :

  • Pour chaque tâche, les détails suivants sont affichés : sujet, état ou date d'échance, progression.

  • Le texte au dessus de la liste contient le nom du dossier sélectionné. Le nombre correspond au nombre d'objets figurant dans ce dossier.

Les fonctions suivantes sont disponibles :

  • Lorsque l'on clique sur une tâche, son contenu s'affiche dans la vue détaillée.

  • Vous pouvez sélectionner plusieurs tâches à modifier simultanément. Pour ce faire, activez les cases à cocher à côté de chaque tâche en activant l'option Cases à cocher dans le menu déroulant Vue de la barre d'outils.

    Vous pouvez aussi utiliser les possibilités de sélection multiple offertes par votre système.

    Pour sélectionner tous les contacts du dossier courant, cochez la case Tout sélectionner au-dessus de la liste.

  • Lorsque l'on clique sur l'icône Trier au-dessus de la liste, cela ouvre un menu permettant de trier les tâches. Vous pouvez aussi définir dans ce menu si les tâches terminées doivent être affichées.

Vue détaillée

Affiche les détails de la tâche sélectionnée dans la liste. La vue détaillée comprend les éléments suivants :

  • Sujet

    Si disponible, une icône de priorité à côté du sujet

    Les tâches privées sont indiquées par l'icône Privé .

  • Date de début de la tâche, si disponible

  • État et progression

  • Si la tâche a des pièces jointes, le nom des pièces jointes s'affiche.

  • Description de la tâche, si disponible

  • Si la tâche se répète, les paramètres de la série s'affichent.

  • Date de début de la tâche, si disponible

  • Détails de la tâche (par exemple informations de facturation), si disponible

  • Si la tâche implique plusieurs participants, le nombre de participants ayant respectivement accepté, décliné ou n'ayant pas encore répondu apparaît en haut à droite au-dessus de la liste des participants. Pour filtrer la liste des participants, cliquez sur les icônes.

  • Noms des participants, s'ils existent. Si vous cliquez sur un nom, une fenêtre s'ouvre. Elle contient les informations relatives au contact.

    • Informations de contact de la personne.

    • Si vous avez échangé des courriels avec cette personne, ceux-ci apparaissent en dessous de l'intituléConversations récentes.

    • Si vous avez des rendez-vous prévus avec cette personne, ceux-ci apparaissent sous l'intitulé Rendez-vous partagés.

    • Détails de cette personne sur les réseaux sociaux. Vous pouvez utiliser les boutons disponibles pour ouvrir le profil de cette personne.

    Si vous cliquez sur un rendez-vous ou un courriel, une nouvelle fenêtre s'ouvre.

  • Suivant la configuration du logiciel de travail collaboratif, un point coloré figurant à côté du nom indique l'état du contact dans Messenger.

  • Si le rendez-vous implique des participants externes, leurs noms apparaissent sous l'intituléParticipants externes.

Fenêtre de création ou modification

Lorsque vous créez une nouvelle tâche ou modifiez une tâche existante, les éléments suivants apparaissent sur une nouvelle page.

  • Bouton Créer. Cliquer sur ce bouton enregistre les données de la tâche en l'état et la page de modification est refermée.

  • Bouton Abandonner. Pour annuler la création ou la modification, cliquez sur ce bouton.

  • Champ de saisie Sujet. Renseignez le sujet dans ce champ. Le sujet est affiché comme intitulé de la tâche dans toutes les vues.

  • Champ de saisie Description. Vous pouvez renseigner dans ce champ une description de la tâche.

  • Bouton Déployer le formulaire. Affiche des champs de saisie supplémentaires.

    • Champs de saisie Commence le et Finit le. Définit la date de début et la date d'échéance. Si vous cliquez sur ces champs, une boîte de dialogue de choix de la date s'ouvre.

      Si la case à cocher Journée entière est désactivée, vous pouvez définir des heures de début et d'échéance.

    • Case à cocher Journée entière. Cochez cette case si la tâche doit durer toute la journée.

    • Case à cocher Répéter. Cochez cette case si la tâche doit être récurrente. Cela affiche des éléments de contrôle supplémentaires permettant de définir les paramètres de répétition. Vous pouvez trouver des exemples dans les questions relatives aux rendez-vous et tâches.

    • Menu déroulant Rappels. Définit quand vous souhaitez recevoir un rappel de la date d'échéance de la tâche grâce à une entrée dans la zone d'information. Vous pouvez également définir une date et une heure pour le rappel dans Date du rappel.

    • Menu déroulant État. Définit l'état de la tâche. Vous pouvez également saisir un pourcentage de progression de la tâche dans Progression.

    • Menu déroulant Priorité. Définit l'importance de la tâche.

    • Case à cocher Privé. Activez cette case si les autres utilisateurs ne doivent pas pouvoir voir le sujet et la description de cette tâche.

    • Champ de saisie Ajouter participant / ressource. Saisissez dans ce champ les noms des participants à la tâche.

    • Bouton Joindre des pièces sous Pièces jointes. Cliquez sur ce bouton pour joindre un ou plusieurs fichiers aux données du rendez-vous.

    • Bouton Afficher les détails. Si vous cliquez sur ce bouton, des champs de données supplémentaires apparaissent. Ils vous permettent de saisir des informations de facturation telles que l'effort estimé, l'effort réel ou des informations de facturation.

Sujets liés