Porządkowanie danych

Udostępnianie

11.3.2. Zaproszenie do udostępnionego elementu

W celu udostępnienia danych określonym osobom z prawem do ich odczytu i edycji, można zaprosić te osoby do elementu udostępnionego. Odbiorcy zaproszenia otrzymają wiadomość e-mail. Partner zewnętrzny, który otworzy udostępniony element, zostanie automatycznie zalogowany jako gość. Dostępne są następujące możliwości:

  • Udostępnienie wiadomości e-mail użytkownikom wewnętrznym z prawem odczytu.

  • Udostępnienie książek adresowych, kalendarzy i zadań z uprawnieniem odczytu i zapisu dla użytkowników wewnętrznych i samego odczytu — dla partnerów zewnętrznych.

  • Udostępnienie folderów i plików użytkownikom wewnętrznym oraz partnerom zewnętrznym z uprawnieniami odczytu i edycji.

Po udostępnieniu elementów użytkownicy wewnętrzni oraz partnerzy zewnętrzni otrzymują pewne uprawnienia do udostępnionych danych. Informacje o tych uprawnieniach można przeczytać w następującej sekcji: 11.2: Uprawnienia. Zwróć uwagę na następujące elementy:

  • Nie można udostępnić osobistego folderu Skrzynka odbiorcza. Aby przyznać innym użytkownikom dostęp do wiadomości e-mail, udostępnij folder poczty e-mail, który znajduje się pod w Twoim folderze Skrzynka odbiorcza. Folder ten musi następnie zostać zasubskrybowany przez innych użytkowników.

  • Do folderów osobistej książki adresowej, kalendarza i zadań masz wyłączne uprawnienia, tj. nie możesz przyznać innym użytkownikom praw administratora do tych folderów.

Jak zaprosić użytkowników wewnętrznych lub partnerów zewnętrznych do udostępnionego obiektu:

  1. Wybierz aplikację, która zostanie użyta do udostępnienia danych.

    Wybierz folder w drzewie folderów.

    Uwaga: wybierz folder, który możesz udostępnić. Niektóre aplikacje uniemożliwiają udostępnienie niektórych folderów.

  2. Kliknij ikonę Działania specyficzne dla folderu obok nazwy folderu. Kliknij przycisk Uprawnienia / Zaproś osoby.

    W aplikacji Pliki możesz też kliknąć dostępną na pasku narzędzi ikonę Udostępnij. Kliknij polecenie Zaproś osoby.

    Pojawi się okno pozwalające na ustawianie uprawnień.

  3. W polu Dodaj osoby wprowadź adres e-mail. Adres ten zostanie dodany do listy jako użytkownik wewnętrzny, grupa lub gość. Zostaną nadane predefiniowane uprawnienia.

    Jeśli to konieczne, wpisz odpowiednią wiadomość.

  4. Aby zmodyfikować uprawnienia dla użytkowników wewnętrznych, użyj następujących funkcji.

    • Aby dostosować rolę użytkownika, kliknij pozycję w polu Bieżąca rola. Wybierz odpowiednią pozycję z menu.

    • Aby dostosować rolę użytkownika, kliknij pozycję w polu Bieżąca rola. Wybierz odpowiednią pozycję z menu.

    • Aby usunąć uprawnienia, kliknij ikonę Działania obok nazwy elementu i kliknij pozycję Cofnij dostęp.

  5. Po udostępnieniu folderu w aplikacji Pliki możesz przenieść uprawnienia folderu do wszystkich istniejących lub nowych podfolderów danego folderu. Aby to zrobić, zaznacz polecenie Zastosuj do wszystkich podfolderów.

  6. Jeśli nie jest planowane wysyłania powiadomień e-mail o udostępnianej pozycji, wyłącz polecenie Wyślij powiadomienia.

    Uwaga: Podczas zapraszania partnerów zewnętrznych do udostępnionego elementu to pole wyboru nie może być włączone.

  7. Kliknij przycisk Zapisz.