Aby zaplanować wspólne spotkania z uczestnikami zewnętrznymi, konieczna jest wymiana informacji między serwerem Open-Xchange oraz aplikacją kalendarza u zewnętrznego uczestnika.
Istnieją dwa odrębne scenariusze:
Tworzysz lub zmieniasz spotkanie jako uczestnik wewnętrzny.
Zewnętrzny uczestnik tworzy lub zmienia spotkanie, na które masz zaproszenie.
Jeśli podczas tworzenia spotkania zostało zaznaczone pole wyboru
, uczestnicy zewnętrzni otrzymają wiadomość e-mail ze szczegółami spotkania w załączniku zapisanym w formacie iCal. Wiadomość ze szczegółami jest wysyłana do zewnętrznych uczestników, jeśli uczestnik wewnętrznytworzy spotkanie,
dodaje uczestników,
lub usuwa spotkanie.
Po wysłaniu szczegółów uczestnicy zewnętrzni mogą zarządzać spotkaniem przy użyciu własnych programów do obsługi kalendarza.
Informacje na temat dodawania zewnętrznych uczestników do spotkania można znaleźć w 5.5.8.2: Dodawanie uczestników zewnętrznych niefigurujących w książce adresowej.
Jeśli uczestnik zewnętrzny wysłał wiadomość e-mail ze szczegółami spotkania w postaci załącznika w formacie iCal, możesz
odpowiedzieć na zaproszenie na spotkanie, przyjmując je lub odrzucając,
zaktualizować istniejące spotkanie, jeśli inni uczestnicy zmienili swój status potwierdzenia.
Jak odpowiedzieć na zaproszenie na spotkanie od zewnętrznego uczestnika:
Przełącz się do modułu Wiadomości e-mail.
Wyświetl wiadomość z zaproszeniem na spotkanie w widoku poziomym lub pionowym.
Użyj elementów kontrolnych wyświetlonych pod nagłówkiem wiadomości, aby odpowiedzieć na zaproszenie:
Wprowadź komentarz.
Jeśli chcesz wziąć udział, kliknij przycisk
.Jeśli nie chcesz wziąć udziału, kliknij przycisk
.
Wynik: spotkanie zostanie wprowadzone do kalendarza. Zewnętrzni uczestnicy zostaną powiadomieni za pomocą wiadomości e-mail o Twojej odpowiedzi.
Jak uaktualnić status zaproszenia uczestnika zewnętrznego:Przełącz się do modułu Wiadomości e-mail.
Wyświetl wiadomość e-mail ze zmianą statusu potwierdzenia w widoku poziomym lub pionowym.
W widocznym poniżej nagłówku wiadomości e-mail kliknij polecenie
.Wynik: spotkanie zostanie zaktualizowane w kalendarzu.