Courriel

Organisation des courriels

5.5.19. Utiliser les filtres de courriel

Les filtres de courriel vous aident à organiser le courrier électronique entrant. Un filtre de courriel consiste en une ou plusieurs règles. En définissant des règles, vous pouvez par exemple déclencher les actions suivantes :

  • Le message est déplacé dans un certain dossier ;

  • Le message est transmis à une autre adresse électronique ;

  • Le message est marqué comme lu.

Pour utiliser les filtres de courriel, procédez comme suit :

  • Créez des dossiers de courriel.

  • Créez une ou plusieurs règles.

  • Définissez un ordre entre les règles.

  • Indiquez s'il faut traiter les règles suivantes lorsqu'une des règles s'applique.

Une règle consiste en :

  • un nom,

  • une ou plusieurs conditions,

  • une ou plusieurs actions. Vous pouvez préciser s'il faut que toutes les conditions soient remplies, ou s'il suffit au contraire d'une seule de ces conditions pour que l'action soit traitée.

Vous pouvez :

Certaines fonctionnalités de courrier électronique mettent en place automatiquement des filtres de courrier, par exemple celle des messages d'absence.

Pour créer une nouvelle règle :

  1. Cliquez sur l'icône Menu système à droite de la barre de menus. Choisissez l'élément Réglages.

  2. Sélectionnez l'élément Courrier électronique dans la barre latérale.

    Cliquez sur Règles de filtrage.

  3. Dans la zone d'affichage, cliquez sur Ajouter une nouvelle règle. La fenêtre Ajouter une nouvelle règle s'ouvre.

  4. Saisissez le nom que vous souhaitez donner à la règle.

  5. Pour ajouter une condition, cliquez sur Ajouter une condition. Choisissez-en une dans la liste déroulante. Veuillez noter les points suivants :

    • Pour utiliser une partie du courriel qui n'est pas présente dans la liste, choisissez En-tête. Saisissez un champ d'en-tête dans la zone de saisie Nom. Vous pouvez afficher l'entête d'un courriel en affichant le code source.

    • Pour inclure les destinataires en CCI, choisissez Enveloppe - À. L'enveloppe comporte les destinataires du courriel apparaissant dans les champs À, CC ou CCI.

    • Pour utiliser une partie du contenu du courriel dans la condition, choisissezContenu.

    • Pour utiliser la date de réception dans la condition, choisissezDate actuelle.

    Choisissez un critère dans la liste déroulante figurant à côté du courriel. Saisissez un argument dans le champ de saisie.

    Vous trouverez des exemples dans les Questions sur les courriels.

    Vous pouvez ajouter d'autres conditions. Ensuite, vous pouvez indiquer s'il suffit qu'une condition s'applique pour que les actions se déclenchent, ou si au contraire il faut qu'elles soient toutes remplies. Pour cela, cliquez sur Appliquer la règle si toutes les conditions sont respectées.

    Pour supprimer une condition, cliquez sur l'icône Supprimer à côté de la condition.

  6. Indiquez l'action à exécuter si la condition est remplie. Pour cela, cliquez sur Ajouter une action. Choisissez une action dans la liste déroulante. En fonction de l'action choisie, il peut être nécessaire d'indiquer des détails supplémentaires.

    Vous pouvez ajouter d'autres actions.

  7. Vous pouvez indiquer si les règles suivantes doivent être traitées si cette règle a été exécutée. Pour cela, cochez ou décochez Traiter les règles suivantes.

  8. Cliquez sur Enregistrer.

Pour créer une nouvelle règle lors du déplacement d'un courriel

  1. Sélectionnez un courriel.

  2. Cliquez sur l'icône Actions dans la barre d'outils. Sélectionnez Déplacer depuis le menu.

    Vous pouvez aussi utiliser l'icône Actions dans la vue détaillée.

    Sélectionnez un dossier dans la fenêtre Déplacer. Cliquez sur le bouton Déplacer.

  3. Activer Créer une règle de filtrage. Une remarque détaillant le filtre est affichée.

    Cliquez sur le bouton Déplacer. La fenêtre Création d'une nouvelle règle s'ouvre.

  4. Saisissez un nom de règle. Vous pouvez ajuster les conditions ou les actions. Cliquez sur Enregistrer.

    Le courriel sera déplacé. Une nouvelle règle sera créée.

Pour modifier des règles existantes :

  1. Cliquez sur l'icône Menu système à droite de la barre de menus. Dans le menu, choisissez Réglages.

  2. Sélectionnez l'élément Courrier électronique dans la barre latérale.

    Cliquez sur Règles de filtrage.

  3. Pour modifier les réglages d'une règle, cliquez sur Modifier à côté de la règle. Modifiez les réglages dans la fenêtre Modifier la règle.

  4. Pour désactiver une règle, cliquez sur Désactiver à côté de la règle.

    Pour activer une règle, cliquez sur Activer à côté de la règle.

  5. Pour changer l'ordre des règles, survolez l'icône Déplacer près de la règle avec le curseur de la souris. Faites glisser la règle vers le haut ou le bas et déposez-la au bon endroit.

    Remarque : cette fonction n'est disponible que s'il existe au moins deux règles.

  6. Pour effacer une règle, cliquez sur l'icône Supprimer près de la règle.