Par souci de lisibilité, le texte de ce guide est illustré sur la base des conventions de présentation suivantes :
Les boutons ou les fonctionnalités sur lesquelles on peut cliquer sont mis en gras.
Exemple :
Cliquez sur
.
Les intitulés des éléments de l'interface, comme les titres des fenêtres ou les noms des champs de saisie sont mis en italique.
Exemple :
La page Rédiger un nouveau courriel s'affiche.
Les intitulés des touches sont affichés entre crochets « [] ». S'il faut appuyer sur plusieurs touches, le signe « + » est ajouté entre les intitulés des différentes touches.
Exemple :
permet de copier le contenu vers le presse-papiers.
Un texte décrivant plusieurs fonctionnalités ou possibilités est écrit sous forme de liste.
Exemple :
Vous disposez des options suivantes :
Envoyer de nouveaux courriels
Répondre à des courriels
Transmettre des courriels
Les instructions sont affichées sous forme de liste numérotée. Si les instructions ne comportent qu'une étape ou consistent en un choix entre plusieurs opérations, la numérotation n'est pas systématique. Les instructions sont toujours précédées d'une mention de leur objet.Habituellement, le résultat est mentionné à la fin des instructions.
Exemple :
Choisissez un courrier dans la barre latérale.
Cliquez sur
dans la zone d'affichage à côté de l'en-tête du courriel.Saisissez le texte du message.
Cliquez sur
dans la barre de commandes.Résultat : le courriel est envoyé.
Les conseils pour faciliter le travail font référence à des procédures optionnelles, par exemple des alternatives à la démarche proposée.
Un conseil est précédé du mot Conseil :.
Exemple :
Conseil : vous pouvez aussi ajouter une pièce jointe en faisant glisser un document depuis un gestionnaire de fichiers ou depuis le bureau et en le déposant dans la fenêtre du courriel.
Une note de dysfonctionnement indique les actions qui ne peuvent être exécutées dans la situation actuelle. Une note de dysfonctionnement aide à éviter les erreurs de manipulation.
Une erreur de manipulation est précédée du mot Remarque :.
Exemple :
Remarque : si vous voulez ajouter une signature, vous devez préalablement en avoir créé une dans les réglages de courriel.
Un avertissement de perte de données signale une action qui efface des données de manière irréversible dès que l'action est exécutée. Un avertissement de sécurité signale une action susceptible de mettre en danger la sécurité de vos données.
Un avertissement est précédé du mot Attention :.
Exemple :
Attention : les courriels effacés de manière permanente seront définitivement perdus. Avant d'effacer définitivement des messages, assurez-vous que vous n'en avez plus besoin.