Organiseren van Gegevens

Delen

11.3.2. Uitnodigen om een item te delen

Om gegevens met lees of bewerk rechten te delen met specifieke personen kan u interne gebruikers of externe partners uitnodigen voor een gedeeld item. De gebruikers ontvangen een e-mailuitnodiging. Als een externe partner het gedeelde item benaderd wordt deze automatisch aangemeld als een gastgebruiker. De volgende opties zijn beschikbaar:

  • U kan e-mailberichten met interne gebruikers delen met leesrechten.

  • U kan adresboeken, agenda's en taken delen met interne gebruikers met lees- en schrijfrechten, externe partners krijgen alleen leesrechten.

  • U kan mappen en bestanden delen met interne gebruikers en externe partners met lees- en bewerkrechten.

Als u items deelt krijgen interne gebruikers en externe partners bepaalde rechten op de gedeelde gegevens. Informatie over de rechten kan u vinden in 11.2: Rechten.

Houd rekening met het volgende:

  • U kunt uw persoonlijke Postvak IN map niet delen. Om andere gebruikers toegang te verlenen op uw E-mailberichten, moet u een submap van de Postvak IN map delen. Andere gebruikers kunnen zich dan op deze e-mailmap abonneren.

  • U heeft de exclusieve beheerdersrechten op uw persoonlijke adresboek, agenda en taken mappen. U kunt anderen geen beheerder maken van deze mappen.

Om interne gebruikers of externe partners uit te nodigen voor een gedeeld element gaat u als volgt te werk:

  1. Selecteer welke app gebruikt moet worden voor het delen van gegevens.

    Selecteer een map uit de mappenboom.

    Opmerking: Selecteer een map waarin u rechten heeft om te delen. Sommige mappen kunnen afhankelijk van de app niet gedeeld worden.

  2. Klik op het Map-specifieke acties pictogram naast de mapnaam. Klik op Rechten / Mensen uitnodigingen.

    In de Bestanden app, u kan ook op het Delen pictogram in de werkbalk klikken. Klik op Mensen uitnodigingen.

    Het scherm voor het aanpassen van rechten wordt geopend.

  3. Voer een e-mailadres toe via Mensen toevoegen. Tips:

    • Terwijl u het e-mailadres invoert worden verschillende overeenkomstige suggesties getoond. Om een suggestie te accepteren gebruikt u een van de volgende methoden:

      • Gebruik de schuifbalk om door de lijst te bladeren. Klik op een suggestie.

      • Gebruik de cursortoetsen om een suggestie te selecteren. Druk op Enter.

    • Om een contact uit een lijst te selecteren opent u het Selecteer contacten scherm. Om dit te doen klikt u het Adresboek pictogram aan de rechterkant van het invoerveld.

    Het e-mailadres wordt toegevoegd aan de lijst als interne gebruiker, groep of gast. Vooraf ingestelde rechten worden toegekend.

    Indien nodig voert u een bericht in.

  4. Om de rechten te bewerken voor interne gebruikers, heeft u heeft de volgende mogelijkheden.

    • Om de rol van een gebruikers aan te passen klikt u op een element in Huidige rol. Selecteer een element vanuit het menu.

    • Om de detail rechten aan te passen klikt u op een element in Gedetailleerde toegangsrechten. Selecteer een recht vanuit het menu.

    • Om de rechten te verwijderen klikt u op het Acties pictogramnaast de naam van de gebruiker. Klik op Toegang intrekken.

  5. Als er geen e-mailkennisgevingen gestuurd moeten worden over het gedeelde item, schakelt u Stuur kennisgevingen uit.

    Opmerking: Deze optie kan inschakelt worden als u externe partners uitnodigt voor een gedeeld item.

  6. Als u een map deelt in de Bestanden app kan u de rechten van de map delen met alle bestaande of nieuw gemaakte submappen of deze map. Om dit te doen schakelt u Toepassen op alle submappen in.

  7. Klik op Opslaan.

Overkoepelend thema: Delen