E-mail

E-mailberichten versturen

5.4.6. Bijlagen versturen als link

Deze functie maakt het mogelijk om grote bijlagen te verzenden per e-mail. Het gaat als volgt:

  • De bijlagen worden geüpload naar een nieuwe map onder Drive Mail in de Bestanden app. De naam van deze map komt overeen met het onderwerp van het e-mailbericht. De map wordt gedeeld met een publieke link.

  • De e-mailontvangers ontvangen een link voor het downloaden van de bijlagen.

Om een bijlage te verzenden als link op de Samenstellen pagina doet u het volgende:

  1. Selecteer de bestanden die u wilt sturen als bijlage.

    • Als u een lokaal bestand wilt toevoegen als een link, klikt u op Bijlagen. Klik op Lokaal bestand toevoegen. Selecteer één of meerdere bestanden.

      Tip: U kunt ook een bijlage toevoegen door een of meerdere documenten vanuit de bestandsbrowser of de desktop naar het e-mailscherm te slepen en deze te laten vallen onder de Bijlagen knop.

    • Om de huidige versie te gebruiken van een bestand uit de Bestanden app als een bijlage, klikt u op Bijlagen. Klik op Toevoegen uit Bestanden.

      Open een map vanuit het Bijlagen toevoegen scherm. Selecteer één of meerdere bestanden. Klik op Toevoegen.

  2. U kan de volgende methoden gebruiken:

    • Om een bijlage te verwijderen, klikt u op het Verwijder bijlage pictogram .

    • Om de bijlagen te verbergen of te tonen klikt u op de knop met het bijlage pictogram.

  3. Klik op Use Drive Mail. Extra functies worden getoond.

    • Om de vervaldatum in te stellen voor een publieke link klikt u op Verloopt op. Kies een datum.

      Als de bijlage verwijderd moet worden nadat de vervaldatum is geweest schakelt u Verwijder bij verlopen.

      Opmerking: Afhankelijk van de instellingen van de groupware zijn deze functies optioneel of verplicht.

    • Om kennisgevingen te krijgen bij specifieke gebeurtenissen klikt u op Kennisgevingen. Schakel de gewenste opties in.

      Opmerking: Afhankelijk van de instellingen van de groupware zijn misschien niet alle instellingen beschikbaar.

    • Om de publieke link met de bijlage te beveiligen met een wachtwoord selecteert u het aankruisvakje. Geef een wachtwoord. Om het wachtwoord te tonen terwijl u het invoert, klikt u op het pictogram aan de rechterkant van het invoervak.

Opmerkingen:

  • Afhankelijk van de instellingen van de groupware is er een maximum bestandsgrootte voor bijlagen die als link worden gestuurd.

  • Terwijl het bestand word geüpload wordt een procesbalk getoond onder de mappenboom.

  • In de Verzonden objecten map, wordt het e-mailbericht gemarkeerd met het pictogram . Als u de e-mail bekijkt wordt de volgende informatie getoond aan de bovenzijde van het e-mailbericht.

    • Een link naar de map met de bijlage.

    • Informatie over de vervaldatum en eventueel het gebruikte wachtwoord.

    • Een lijst met de bestandsnamen van de bijlagen.

Overkoepelend thema: E-mailberichten versturen