データの整理、共有オブジェクト、セキュリティ

共有

10.2.2. 共有アイテムへの招待

固有の人と読み取りまたは編集アクセスでデータを共有するには、内部ユーザーと外部パートナーを共有アイテムへ招待ができます。ユーザーはメールの招待を受信します。外部パートナーが共有ファイルにアクセスする場合、パートナーは自動でゲストユーザーとしてログインします。

次のようなオプションがあります。

  • メールは内部ユーザーと読み取りアクセスで共有できます。

  • アドレス帳、予定表、仕事は読み取りアクセスまたは編集アクセスで内部ユーザーと共有できます。外部パートナーとは読み取りアクセスのみの共有になります。

  • フォルダとファイルは読み取りアクセスと編集アクセスで内部ユーザーと外部パートナーと共に共有ができます。

アイテムの共有時、内部ユーザーまたは外部パートナーに共有データに関する特定の権限を付与されます。

次のことに注意してください。

  • 個人用の受信トレイフォルダを共有することはできません。個人用のメールメッセージに他のユーザーからアクセスできるようにするには、受信トレイフォルダの配下のメールフォルダを共有します。他のユーザーがこのメールフォルダに登録する必要があります。

  • 個人の予定表フォルダ、個人の連絡先フォルダ、個人の仕事フォルダについては、あらかじめ排他的な管理者権限が付与されています。これらのフォルダに関する管理者権限は、他のユーザーに付与できません。

フォルダについての次の機能は、アドレス帳および予定表にも適用できます。

メールで内部ユーザーまたは外部パートナーを共有ファイルに招待する:

  1. データの共有に使うアプリケーションを選択します。

    フォルダツリーで、フォルダを選択します。

    注:共有の権限のあるフォルダを選択してください。アプリケーションに応じて、共有のできないフォルダーがあります。

    ドライブで、表示エリアのフォルダまたはファイルの選択もできます。

  2. フォルダ名の隣のアクションアイコンをクリックします。権限・招待をクリックします。

    アプリケーションでは、次のいずれかの方法を使用できます。

    • ツールバーで、共有アイコンをクリックします。共有リンクを作成をクリックします。

    • コンテキストメニューから共有リンクを作成を選択します。

    権限の調整ウィンドウが表示されます。

  3. 招待者を追加に名前、またはメールアドレスを入力します。ヒント:

    • 宛先を入力しているときに、宛先の候補が表示されます。候補を選択するには、その候補をクリックしてください。

    • リストから連絡先を選ぶには、入力フィールドの右側にあるアドレス帳アイコンをクリックしてください。

    選択は、内部ユーザー、グループ、またはゲストとして一覧に追加されます。既定の許可が付与されます。

    必要に応じて、メッセージを入力します。

  4. 権限を編集には、次のオプションがあります。

    • ユーザーロールの調整には、現在のロールの入力をクリックします。メニューで、目的のアイテムを選択します。

    • 権限の詳細を調整するには、詳細アイクセス権限の入力をクリックします。メニューから権限を選択します。

    • 権限を削除するには、ユーザー名の隣にあるアクションアイコンをクリックします。アクセスを取り消しをクリックします。

  5. 共有アイテムについてのメール通知がない場合は、通知を送信を無効にします。

    注:外部パートナーを共有アイテムに招待する場合はチェックボックスを有効にすることができません。

  6. アプリケーション内でフォルダを共有する場合、フォルダの権限をこのフォルダの全ての既存または新規に作成されたサブフォルダに移動することができます。これを行うには、全てのサブフォルダに適用を有効にします。

  7. 保存をクリックします。

詳細は、次のページを参照してください。

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