Organisation des données, objets partagés, sécurité

Partage

10.2.2. Inviter à consulter un élément partagé

Pour partager des données avec certaines personnes en lecture ou en écriture, vous pouvez inviter des utilisateurs internes ou des partenaires externes à consulter un élément partagé. Les utilisateurs reçoivent une invitation par courriel. Si un partenaire externe accède au partage, il sera automatiquement connecté en tant qu'utilisateur invité.

Les options suivantes sont disponibles :

  • Vous pouvez partager des courriels avec des utilisateurs internes en lecture seule.

  • Vous pouvez partager des carnets d'adresses, agendas et tâches avec des utilisateurs internes en lecture ou en écriture, avec des partenaires externes en lecture seule.

  • Vous pouvez partager des dossiers et fichiers avec des utilisateurs internes et des partenaires externes, en lecture ou en écriture.

Lorsque vous partagez des éléments, les utilisateurs internes et partenaires externes se voient accorder certains droits d'accès sur les données partagées.

Quelques remarques :

  • Vous ne pouvez pas partager votre Boîte de réception. Pour donner accès à vos courriels à d'autres utilisateurs, partagez un dossier de courriel situé en dessous de votre Boîte de réception. Les autres utilisateurs doivent alors s'abonner à ce dossier de courrier.

  • Vous avez les droits d'administration exclusifs sur votre carnet d'adresses personnel, votre agenda et votre dossier de tâches. Vous ne pouvez pas donner à quiconque les droits d'administration sur ces dossiers.

Les informations suivantes relatives aux dossiers s'appliquent également aux carnets d'adresses et aux agendas.

Pour inviter des utilisateurs internes ou des partenaires extérieurs à un partage :

  1. Choisissez l'application à utiliser pour partager les données.

    Choisissez un dossier dans l'arborescence des dossiers.

    Remarque : choisissez un dossier que vous avez le droit de partager. Suivant l'application, certains dossiers ne peuvent pas être partagés.

    Dans l'application Fichiers, vous pouvez également sélectionner un dossier ou un fichier dans la zone d'affichage.

  2. Cliquez sur l'icône Actions à côté du nom du dossier. Cliquez sur Permissions / Inviter des personnes.

    Dans l'application Fichiers, vous pouvez également utiliser l'une des méthodes suivantes :

    • Cliquez sur l'icône Partager dans la barre d'outils. Cliquez sur Créer un lien de partage.

    • Dans le menu contextuel, choisissez Créer un lien de partage.

    La fenêtre de réglage des permissions s'ouvre alors.

  3. Saisissez un nom ou une adresse électronique dans Ajouter des personnes. Conseils :

    • lors de la saisie d'un participant, plusieurs suggestions correspondantes s'affichent. Pour accepter l'une des suggestions, cliquez dessus.

    • Pour sélectionner des contacts depuis une liste, cliquez sur l'icône Carnet d'adresses à droite du champ de saisie.

    La sélection sera ajoutée à la liste comme utilisateur interne, groupe ou invité. Des droits prédéfinis sont attribués.

    Si nécessaire, saisissez un message.

  4. Pour modifier les droits d'accès, vous disposez des options suivantes.

    • Pour ajuster un rôle utilisateur, cliquez sur l'entrée sur Rôle actuel. Sélectionnez une valeur dans le menu.

    • Pour ajuster les détails des droits, cliquez sur l'entrée sur Droits d'accès détaillés. Sélectionnez un droit depuis le menu.

    • Pour supprimer un droit d'un utilisateur, cliquez sur l'icône Actions à côté du nom. Cliquez sur Révoquer l'accès.

  5. S'il n'est pas nécessaire d'envoyer de notifications par courriel concernant l'élément partagé, désactivez Envoyer des notifications.

    Remarque : cette case ne peut pas être cochée si vous invitez des partenaires externes à consulter cet élément partagé.

  6. Si vous partagez un dossier dans l'application Fichiers, vous pouvez transférer les permissions de ce dossier à tous ses sous-dossiers existants ou à venir. Pour cela, activez l'option Appliquer à tous les sous-dossiers.

  7. Cliquez sur Enregistrer.

Voir également

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