Les documents enregistrés sur le serveur de travail collaboratif peuvent être modifiés de façon collaborative avec d'autres utilisateurs ou avec des partenaires externes. Pour cela, les documents doivent être enregistrés dans un dossier public ou partagé. Les utilisateurs ou partenaires externes doivent avoir accès à ce dossier en écriture. Les règles suivantes s'appliquent :
L'utilisateur qui crée le document ou l'ouvre le premier possède à ce moment-là le droit de modifier le document. Cet utilisateur est appelé l'éditeur courant. Chaque utilisateur ouvrant ultérieurement le document possède le droit de le lire. Ces utilisateurs sont appelés lecteurs.
Les lecteurs peuvent voir toutes les modifications effectuées par l'éditeur courant.
Un lecteur peut également devenir l'éditeur courant en demandant le droit de modifier le document. Dès que l'éditeur précédent a terminé ses modifications, le serveur transfère les droits de modification au nouvel éditeur courant.
Dès que l'éditeur courant du document le referme, une nouvelle version du document est créée sur le serveur.
Pour modifier un document de façon collaborative avec d'autres utilisateurs :
Créez un nouveau document ou ouvrez un document existant.
Assurez-vous que les utilisateurs avec qui vous souhaitez modifier le document possèdent les droits requis. Vous pouvez trouver des informations et instructions à ce sujet dans le guide d'utilisation de Collecticiel, sous l'intitulé Organiser les données > Permissions.
Informez les autres utilisateurs que vous souhaitez modifier le document avec leur aide. Les utilisateurs concernés doivent ouvrir le document. Une fois qu'ils ont ouvert le document, ils peuvent voir qui est en train de le modifier.
Chaque modification que vous apportez au document sera visible pour les autres utilisateurs.
Chaque utilisateur peut voir le curseur de chacun des autres utilisateurs. Les curseurs sont identifiés par des couleurs différentes. Pour afficher le nom d'un utilisateur, passez la souris sur le curseur correspondant.
Conseil : pour afficher la liste des utilisateurs ayant ouvert le document, cliquez sur l'élément
du menu Office et cochez la case . L'éditeur courant apparaît en tête de la liste.Une personne souhaitant modifier le document doit cliquer sur
dans la barre d'outils.Pour terminer, l'éditeur courant doit cliquer sur l'icône
sur la droite de la barre de menu Office.Sujet supérieur : Collaboration