Organisation des données et partages

Partager des données

10.2.2. Inviter à consulter un élément partagé

Pour partager des données en lecture ou en écriture avec des personnes données, vous pouvez inviter des utilisateurs internes ou des partenaires externes à accéder à un objet partagé. Les utilisateurs reçoivent une invitation par courriel. Si un partenaire externe accède au partage, il est automatiquement connecté en tant qu'utilisateur invité.

Vous disposez des options suivantes :

Lorsque vous partagez des éléments, les utilisateurs internes et partenaires externes se voient accorder certains droits sur les données partagées.

Prenez bonne note des points suivants :

Les dossiers partagés sont indiqués par l'icône Partage dans toutes les applications, à l'exception de Fichiers. Dans l'application Fichiers, les objets partagés apparaissent sous le dossier Mes partages.

Pour inviter des utilisateurs internes ou des partenaires extérieurs à un partage :

  1. Choisissez l'application à utiliser pour partager les données.

    Choisissez un dossier dans la vue des dossiers.

    Remarque : choisissez un dossier que vous avez le droit de partager. Suivant l'application, certains dossiers ne peuvent pas être partagés.

    Dans l'application Fichiers, vous pouvez également sélectionner un dossier ou un fichier dans la zone d'affichage.

  2. Cliquez sur l'icône Actions à côté du nom du dossier. Cliquez sur Droits / Inviter des personnes. Cliquez sur Droits dans l'application Courriel.

    Dans l'application Fichiers, vous pouvez également utiliser l'une des méthodes suivantes :

    • Cliquez sur Partager dans la barre d'outils. Cliquez sur Inviter des personnes.

    • Dans le menu contextuel, choisissez Inviter des personnes.

    La fenêtre de réglage des permissions s'ouvre alors.

  3. Saisissez un nom ou une adresse électronique dans Ajouter des personnes. Conseils :

    • lors de la saisie d'un participant, plusieurs suggestions correspondantes s'affichent. Pour accepter l'une des suggestions, cliquez dessus.

    • Pour sélectionner des contacts depuis une liste, cliquez sur l'icône Sélectionner les contacts à droite du champ de saisie.

    La sélection sera ajoutée à la liste comme utilisateur interne, groupe ou invité. Des droits prédéfinis sont attribués.

    Si nécessaire, saisissez un message.

  4. Pour modifier les droits d'accès, vous disposez des options suivantes :

    • Pour ajuster un rôle utilisateur, cliquez sur l'élément correspondant au Rôle actuel. Sélectionnez une valeur dans le menu.

    • Pour ajuster les détails des droits, cliquez sur l'élément correspondant dansDroits d'accès détaillés. Sélectionnez un droit depuis le menu.

    • Pour supprimer un droit d'un utilisateur, cliquez sur l'icône Actions à côté de son nom. Cliquez sur Supprimer.

  5. S'il n'est pas nécessaire d'envoyer de notifications par courriel concernant l'élément partagé, désactivez Envoyer des notifications.

    Remarque : cette case ne peut pas être cochée si vous invitez des partenaires externes à consulter cet élément partagé.

  6. Si vous partagez un dossier dans l'application Fichiers, vous pouvez transférer les permissions de ce dossier à tous ses sous-dossiers existants ou à venir. Pour cela, activez l'option Appliquer à tous les sous-dossiers.

  7. Cliquez sur Enregistrer.

Actions subordonnées :

Voir aussi :

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