Organizzazione dei dati e condivisioni

Condividere dati

10.2.2. Invitare a un elemento condiviso

Per condividere dati con persone specifiche con accesso in lettura o modifica, è possibile invitare utenti interni o partner esterni a un elemento condiviso. Gli utenti riceveranno un invito via posta. Se un collaboratore esterno accede alla condivisione, il collaboratore sarà automaticamente registrato come utente ospite.

Esistono le seguenti opzioni:

Quando si condividono elementi, agli utenti interni o ai collaboratori esterni vengono accordati determinati permessi per i dati condivisi.

Notare quanto segue:

Le cartelle condivise sono contrassegnate con l'icona Condividi in tutte le applicazioni tranne per l'applicazione File. Nell'applicazione File, gli oggetti condivisi sono visualizzati sotto la cartella Le mie condivisioni.

Come invitare utenti interni o collaboratori esterni a una condivisione:

  1. Selezionare l'applicazione che deve essere utilizzata per condividere i dati.

    Selezionare una cartella nella vista delle cartelle.

    Nota: selezionare una cartella per la quale si hanno i permessi per condividere. In base all'applicazione, alcune cartelle non possono essere condivise.

    Nell'applicazione File, è possibile anche selezionare una cartella o un file nell'area di visualizzazione.

  2. Fare clic sull'icona Azioni accanto al nome della cartella. Fare clic su Permessi / Invita persone. Fare clic su Permessi nell'applicazione Posta elettronica.

    Nell'applicazione File, è possibile anche utilizzare uno dei seguenti metodi:

    • Fare clic su Condividi nella barra degli strumenti. Fare clic su Invita persone.

    • Selezionare Invita persone dal menu contestuale.

    Si apre la finestra per regolare i permessi.

  3. Digitare un nome o un indirizzo di posta elettronica in Aggiungi persone. Suggerimenti:

    • mentre si digitano i destinatari, saranno visualizzati suggerimenti corrispondenti. Per accettare un suggerimento, fare clic su di esso.

    • Per selezionare i contatti da un elenco, fare clic sull'icona Seleziona contatti a destra del campo di inserimento.

    La selezione sarà aggiunta all'elenco come utente interno, gruppo o ospite. I permessi preimpostati saranno accordati.

    Se richiesto, digitare un messaggio.

  4. Per modificare i permessi, sono disponibili le seguenti opzioni:

    • Per modificare il ruolo di un utente, fare clic su Ruolo attuale. Selezionare una voce dal menu.

    • Per cambiare i dettagli dei permessi, fare clic su Permessi di accesso dettagliati. Selezionare un permesso dal menu.

    • Per rimuovere un permesso, fare clic sull'icona Azione accanto al nome. Fare clic su Rimuovi.

  5. Se non si desidera che le notifiche tramite posta degli elementi condivisi siano inviate, disabilitare Invia notifiche.

    Nota: la casella di selezione non può essere abilitata quando si invitano collaboratori esterni a un elemento condiviso.

  6. Se si condivide una cartella nell'applicazione File, è possibile trasferire i permessi della cartella a tutte le sottocartelle esistenti o di nuova creazione di questa cartella. Per fare ciò, abilitare Applica a tutte le sottocartelle.

  7. Fare clic su Salva.

Azioni subordinate:

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