I documenti salvati sul server di groupware possono essere modificati contestualmente ad altri utenti o a collaboratori esterni. Per fare ciò, i documenti devono essere salvati in una cartella pubblica o condivisa. Gli utenti o i collaboratori esterni devono avere i permessi di scrittura su tale cartella. Si applicano le regole seguenti:
La persona che crea il documento o lo apre per primo, ha i permessi di modifica per il documento stesso. Questo persona è chiamata autore. Ogni persona che apre successivamente il documento, ottiene i permessi di lettura. Essi sono chiamati visualizzatori.
I visualizzatori possono vedere tutte le modifiche apportate dall'autore corrente.
Non appena l'autore corrente chiude il documento, una nuova versione del documento è creata sul server.
Come modificare un documento contestualmente ad altri utenti:
Creare un nuovo documento o aprire un documento esistente.
Invitare queste persone a un oggetto condiviso con cui si intende modificare il documento. Assegnare loro il ruolo utente Revisore. Assicurarsi che ricevano una notifica tramite posta elettronica.
Le persone invitate devono aprire il documento. Al fine di mostrare un elenco dei collaboratori, fare clic su
nella barra dei menu di Office.Abilitare la casella .Ogni modifica apportata al documento sarà visibile agli altri utenti.
Ogni utente può vedere i cursori degli altri utenti. I cursori sono evidenziati con colori diversi. Per visualizzare il nome, portarsi su uno dei cursori.
Modificare il documento. Se si modifica un foglio elettronico o una presentazione, fare clic su
nella barra degli strumenti.Per terminare, l'autore corrente deve fare clic sull'icona
a destra della barra dei menu Office.Argomenti correlati:
Argomento principale: Collaborazione